EG Optimaze on kiinteistötietojärjestelmä, joka yhdistää kohdetiedot, tilanhallinnan ja vuokrauksen hallinnan yhdeksi kokonaisuudeksi. Se tehostaa kiinteistöjohtamista ja helpottaa arjen rutiineja, kuten vuokralaskutusta ja tietojen ylläpitoa. Yksi järjestelmä koko organisaation käyttöön – päätöksenteon ja työn sujuvoittamiseksi.
Ajantasaiset perustiedot ovat kiinteistötietojen hallinnan perusta. Järjestelmässä voi hallita koko kiinteistöportfolion tiedot organisaation tarpeiden mukaan – tiedot ovat helposti ylläpidettäviä, haettavia ja raportoitavia. Myös muiden kuin kiinteistöjen tietojen hallinta on mahdollista.
Graafinen tilahallinta tarjoaa visuaalisen ja intuitiivisen tavan hallita tilatietoja ja pohjakuvia. Tiedot tilojen käytöstä ja luokituksista esitetään selkeästi, ja visualisointi pohjakuvan päällä tukee tilankäytön optimointia ja suunnittelua.
Järjestelmän avulla hallitset tehokkaasti kohdekohtaiset budjetit sekä seuraat toteumakustannuksia. Kohdekohtaiset kulut ja tuotot voidaan kohdistaa ja jyvittää tiloille ja tilojen käyttäjille pinta-alojen ja tilaluokkakertoimien suhteessa.
Vuokrauksenhallinta (Lease-moduuli tehostaa sekä ulos- että sisäänvuokrausta – se automatisoi vuokrauksen rutiinit, vähentää virheitä ja helpottaa sopimusten hallintaa koko elinkaaren ajan. Vapaat ja vuokratut tilat pysyvät hallinnassa yhdellä työkalulla.
Sisäisten vuokrien hallinta helposti ja läpinäkyvästi. EG Optimazen avulla lasket tilakohtaiset sisäiset vuokrat ja kohdistat ne käyttäjille todellisen tilankäytön mukaan. Joustavat laskenta- ja kohdistussäännöt mahdollistavat tarkat vuokralaskelmat, ja kirjanpitoaineisto siirtyy sujuvasti taloushallintoon.
EG Optimaze hoitaa vuokralaskutuksen puolestasi. Laskut muodostuvat automaattisesti sopimustietojen pohjalta – huomioiden esimerkiksi voimassaolot, indeksikorotukset ja vuokran porrastukset. Tämä vähentää manuaalista työtä ja minimoi virheet. Laskutusaineisto siirtyy sujuvasti myyntireskontraan integraation avulla, ja myös vuokrankorotuskirjeet syntyvät automaattisesti organisaatiosi visuaalisen ilmeen mukaisina.
Toiminnallisuudet:
- Vuokralaskutusaineiston muodostus ja validointi
- Automaattinen vuokranlaskenta sopimustietojen perusteella
- Erillis-, hyvitys- ja kulutusperusteinen laskutus
- Integraatio myyntireskontraan + maksutietojen palautus
- Tulosteet omalla ilmeellä: laskut, sopimukset, korotuskirjeet
EG Optimazessa on yli 120 toteutettua integraatiota ja kymmeniä dokumentoituja rajapintoja tiedonsiirtoon. Ohjelmisto yhdistyy joustavasti yleisimpiin toiminnanohjaus- ja taloushallintajärjestelmiin sekä huoltokirjoihin ja analytiikkaratkaisuihin.
Tietoturva on olennainen osa EG Optimaze -ohjelmistoa. Ratkaisu täyttää korkean tason turvallisuusvaatimukset ja on auditoitu KATAKRI-kriteeristön suojaustasolle IV. Palvelimia isännöidään turvallisuusauditoidussa konesalissa, ja henkilöstömme on turvallisuusselvitetty sekä saa jatkuvaa tietoturvakoulutusta. Järjestelmä tukee SSO-kirjautumista ja IP-rajauksia käyttöoikeuksien hallintaan. Tietosuoja on toteutettu GDPR:n mukaisesti, ja kattavat varmuuskopiointiratkaisut varmistavat liiketoiminnan jatkuvuuden. EG:llä on takanaan vuosikymmenten kokemus järjestelmällisestä tietoturvatyöstä ja lukuisista onnistuneista auditoinneista.
