Kaskas on viestintätoimisto, joka on erikoistunut tutkimukseen, osallisuuteen ja kestävään kehitykseen. Vuonna 2017 Kaskas Media etsi sopivaa työajanseurannan työkalua ja päätti ottaa käyttöön EG Silverbucketin.
Käytön laajuus kuitenkin laajeni vähitellen kattamaan resurssienhallinnan, jotta pirstaleinen projektityö voitaisiin suunnitella paremmin henkilöstön työkuormituksen näkökulmasta.
"Resurssienhallintaominaisuuksien käyttöönoton tärkeimmät syyt olivat yrityksen kasvu, halu kehittää käytäntöjämme ja tehdä rutiineista sujuvampia,” sanoo Kaskas Median operatiivinen johtaja Laura Tahkokallio, joka jatkaa:
Henkilöstön hyvinvointiin, työhyvinvointiin ja kannattavuuteen tehtävät investoinnit ovat osa-alueita, joihin EG Silverbucket sopii erinomaisesti.
Kaskas Medialla resurssienhallinta on palapeli, jossa kaikille annetaan oikeanlainen työ ja sopiva työkuorma. Laura Tahkokallio vastaa kokonaisvaltaisesta resurssienhallinnasta, eli siitä, mitä Kaskas Mediassa kutsutaan “bucketingiksi”.
Resurssienhallintaa helpottaa värikoodijärjestelmä, joka näyttää välittömästi, onko töitä liikaa vai liian vähän. Punainen vaatii toimenpiteitä ja vaaleanvihreä osoittaa, että henkilöllä on kapasiteettia ottaa uusi projekti. EG Silverbucketin suoritusraportti käydään läpi jokaisen työntekijän kanssa kahden viikon välein; raportti näyttää heidän nykyisen työtilanteensa ja miltä seuraava kuukausi näyttää.
Laura Tahkokallio sanoo, että EG Silverbucketilla on tärkeä rooli Kaskas Mediassa aikaresurssien ja osaamisen yhdistämisessä.
Myyntivaiheessa tärkeimmät projektit merkitään EG Silverbucketiin myös alustavina varauksina. Näin Kaskas Media pysyy ajan tasalla työkuormasta millä tahansa hetkellä ja tietää, milloin sillä on kapasiteettia ottaa uusia projekteja vastaan. Tämä helpottaa myyntitoimenpiteiden suunnittelua ja ohjausta. Henkilöstön sisäiset työtehtävät merkitään myös järjestelmään, jotta heitä ei kuormiteta kokopäiväisesti asiakastyöllä. Laskutusastetta seurataan myös EG Silverbucketin kautta, ja projektipäälliköt voivat varmistaa, että heidän projektinsa pysyvät tehtäväbudjetin rajoissa.
Laura Tahkokallio korostaa myös, että työhyvinvointi on merkittävä motiivi EG Silverbucketin käytölle kaikilla tasoilla.
Järjestelmä näyttää välittömästi, jos henkilöllä on liikaa töitä, ja se voi myös herättää keskustelun, jos joku on liian kiireinen, vaikka hänen työkuormansa vaikuttaisi sopivalta. Ongelmia voidaan käsitellä ja joitain tehtäviä voidaan siirtää esimerkiksi kollegoille. Tämän seurauksena Kaskas Media voi käyttää EG Silverbucketia työhyvinvoinnin edistämiseen samalla kun se rakentaa kannattavaa liiketoimintaa.