Digijohtajana Arno De Ryst johtaa digitaalista kehitystä LINK Arkitekturilla Ruotsissa. Siitä lähtien, kun LINK Arkitektur otti EG Silverbucketin käyttöön noin vuosi sitten, Arno on seurannut EG Silverbucketin myönteistä vaikutusta yrityksen tehokkuuteen. Ennen kuin he alkoivat tehdä resurssisuunnittelua EG Silverbucketilla, yritys kamppaili eri Excel-tiedostojen kanssa seitsemässä Ruotsin toimistossa eikä ihmiset nähneet toistensa resurssijakautumia.
Tehokas resurssisuunnittelu skaalautuvalla EG Silverbucketilla
LINK Arkitektur työskentelee kaikenlaisissa arkkitehtuuriprojekteissa, sekä julkisella että yksityisellä sektorilla. Projektien koko vaihtelee lyhyistä kahden henkilön projekteista projekteihin, joissa työskentelee kymmeniä ihmisiä vuosien ajan. Erityisesti taloudellisesti haastavina aikoina on tärkeää varmistaa, että yritysten resurssit käytetään parhaalla mahdollisella tavalla. Tässä EG Silverbucket on ollut suuri apu LINK Arkitekturille, sanoo Arno De Ryst.
"Taulukoiden kanssa oli vaikea hallita seitsemää toimistoa, erityisesti kun halusimme lainata resursseja toimistosta toiseen", Arno sanoo. Aiemmin tällaisessa tilanteessa he lähettivät pyynnön sähköpostilla toiseen toimistoon. Se vei tietenkin aikaa ja oli tehottomaa.
Koko yrityksen yleiskuva
Olemme erittäin tyytyväisiä siihen, miten EG Silverbucket on ratkaissut resurssisuunnittelun ongelmamme
Arno sanoo ja selittää, että bonuksena EG Silverbucket ratkaisi myös muita ongelmia: Ennen kirjoitettiin paljon enemmän raportteja siitä, että ihmisillä oli jotain tekemistä. Kaikilla seitsemällä toimistolla oli oma Excel henkilöstöstä ja projekteista sekä toinen Excel tulevista projekteista. Kaikista näistä asioista piti raportoida. "Sen sijaan nyt laitamme kaiken EG Silverbucketiin ja se antaa meille yhden tuloksen. Lisäksi se auttaa meitä seuramaan projekteja ja antaa erinomaisen yleiskuvan yrityksestä. Näemme sekä menneisyyden että tulevaisuuden yhdessä työkalussa." sanoo Arno.
Täysi hyöty erityisosaamisesta
LINK Arkitektur tekee resurssien jakamista toimistojen välillä kaikilla tasoilla. Osa resursseista on todella erikoistuneita; esimerkiksi tietyt henkilöt voivat tehdä teknistä dokumentaatiota. Tätä erityisosaamista on vaikea löytää. Siksi kun työtä on paljon, on tärkeää varmistaa, että tätä osaamista käytetään mahdollisimman tehokkaasti. "Meillä on EG Silverbucketissa käyttäjäryhmiä erityisosaajille, joten voimme helposti nähdä eri toimistojen välillä, kuka omaa tätä erityisosaamista, kuka voisi auttaa ja kenellä on liikaa tekemistä." kertoo Arno.
"Se auttaa meitä paljon, kun voimme nähdä, tarvitseeko jokin toimisto tukea. Taloudellisesti haastavina aikoina on todella hyödyllistä nähdä EG Silverbucketin kaavioiden huiput ja laaksot. Työkalu voi myös muistuttaa ihmisiä siitä, että meidän on jatkettava uusien projektien myymistä pysyäksemme kiireisinä.
Parempi data tekee meistä paremman yrityksen.
Eri toimistot tekevät tiivistä yhteistyötä
Arnon mukaan EG Silverbucketin käyttöönotto oli helppoa LINK Arkitekturilla. Kaikki olivat melko valmiita luopumaan Excelleistä. "Ymmärsimme yrityksenä, että meidän täytyy tehdä jotain parantaaksemme tehokkuutta ja tuloksia sekä työskennelläksemme paremmin yhdessä." hän muistelee ja jatkaa
EG Silverbucket on todellakin työkalu, joka mahdollistaa yhteistyömme entistä paremmin kuin ennen.
Perusajan ja projektien kohdentamisen osalta käyttöönotto oli nopea. Ajattelutavan muuttuminen ja työkalun ymmärtäminen yksityiskohtaisemmalla tasolla vie tietenkin enemmän aikaa.
Olemme erittäin tyytyväisiä siihen, millaiseksi EG Silverbucket osoittautui. En kaipaa Excellejä.
Resurssit ja budjetti yhdessä työkalussa
Mikä Arnoa viehättää eniten EG Silverbucketissa, on kohdennusten ja toteutuneiden välinen tulos. "Pidän myös todella paljon siitä "voimme kerätä projektien koko talouden EG Silverbucketiin",": Voimme seurata budjettia. Resurssit ja budjetti ovat linkittyneet, ja on tärkeää, että meillä on kokonaisuus. Se, miten resursoimme projektin, on tärkeää koko budjetin ja projektin taloudellisen lopputuloksen kannalta." sanoo Arno. Yrityksenä LINK Arkitektur on ollut tyytyväinen nähdessään, että suunnitellut ja toteutuneet käyrät ovat hyvin samankaltaiset - joten he ovat olleet erittäin hyviä suunnittelussa. Kaiken saaminen yhteen työkaluun on erittäin hyödyllistä, sanoo Arno ja jatkaa: EG Silverbucket on myös koulutustyökalu projektipäälliköille.Yllättävä lisähyöty
The surprising additional benefit
Joten resurssisuunnittelu EG Silverbucketin kanssa on tuonut kaivattua tehokkuutta. "Kun lanseerasimme EG Silverbucketin, kyse oli paljolti allokaatioista ja suunnittelusta. Mikä minua yllätti, on se, että voimme seurata projektien budjettia niin hyvin EG Silverbucketissa." Arno selittää ja kertoo, että LINK Arkitekturille oli ollut haastavaa löytää työkalu, joka auttaisi seuraamaan projekteja haluamallaan tavalla:
Olen huomannut, että EG Silverbucket on paras mahdollinen tapa, mitä voimme kuvitella resurssien yhdistämiseen ja budjetointiin.
EG Silverbucket tekee elämästä helpompaa
"EG Silverbucket on tehnyt resurssikokouksistamme helpompia, koska meillä on kaaviot ja tiedot suoraan edessämme.
EG Silverbucketin ansiosta olemme säästäneet paljon aikaa.
"Ja käytämme aikaamme tehokkaammin kuin aiemmin," toistaa Arno De Ryst. "Tiedämme, milloin projektit päättyvät, ja voimme kohdentaa ihmisiä uusiin projekteihin paljon helpommin. Lisäksi seuraamalla allokaatioiden tuloksia tiedämme, tarvitseeko jotain säätää." hän sanoo.
Resursointi EG Silverbucketin kanssa on melkein kuin loma
“Se on kuin hauska peli, jossa leikitään eri palikoilla EG Silverbucketissa ja saadessa graafin toimimaan. EG Silverbucketissa on hyvin selvää, milloin joku tekee liikaa töitä tai ei ole tarpeeksi projekteja.
Tulokset siitä, kuinka paljon EG Silverbucket on tuonut tehokkuutta LINK Arkitekturille ja kuinka helppoa työskentely toimistojen välillä työkalun avulla on ollut, ovat olleet myönteisempiä kuin odotimme.