“Silverbucket on käyttäjäystävällinen ja siinä on yksinkertainen käyttöliittymä resurssisuunnitteluun sekä lukuisia toimintoja ja raportteja, joita voit tutkia kun tutustut järjestelmään paremmin.“
Tausta
Aiemmin Tengbom teki resurssijaot Excelillä. Se oli aikaa vievää ja hajanaista, eikä se antanut kokonaiskuvaa työstä. Tengbomilla ei ollut selkeää käsitystä yrityksen kokonaiskapasiteetista eikä nykyisistä tai tulevista projekteista. Henkilöstön allokointi ja projektien priorisointi perustuivat pääosin arvailuun, ja heidän oli vaikea nähdä puutteita resurssisuunnittelussa.
Miksi Silverbucket?
Koska Tengbom on työskennellyt pitkään Silverbucketin jälleenmyyjän Sundbom & Partnersin kanssa, oli luonnollista hyödyntää heidän osaamistaan Tengbomin resurssisuunnittelun tukena. Resurssi- ja projektitiedot tuodaan heidän ERP-järjestelmästään. Lisäksi kaikki toteutuneet tunnit otetaan huomioon, ja näin on helppo verrata toteumaa suunnitelmaan aina yksittäisen työntekijän tasolle saakka.
Silverbucket on käyttäjäystävällinen ja siinä on yksinkertainen käyttöliittymä resurssisuunnitteluun sekä lukuisia toimintoja ja raportteja, joita voi tutkia kun järjestelmään tutustuu paremmin.
Halusimme myös pilvipalvelun, jotta voisimme välttää asennuksia ja hyödyntää parhaiten ERP-järjestelmässämme jo olemassa olevaa tietoa.
Käyttöönotto
Tengbom siirsi kaiken tarvittavan tiedon ERP:stään Silverbucketiin integraation kautta. Aluksi he päättivät aktivoida vain tietyt pilottiosastot, jotka alkoivat käyttää järjestelmää. Näin heillä oli mahdollisuus testata koko järjestelmää ja aloittaa tahdissa, joka sopi heille parhaiten.
Sitten Charlotte alkoi vierailla kaikissa heidän toimipisteissään esitelläkseen Silverbucketia, jotta kaikki voisivat alkaa suunnitella projektejaan ja resurssejaan. Esittely vaihteli hieman tarpeiden mukaan. Joskus järjestelmä esiteltiin koko henkilökunnalle, joskus vain toimiston päällikölle ja joillekin ylläpitäjille, usein täydentäen esittelyä Skypen välityksellä.
Nykytilanne
Nykyään Silverbucketiä käytetään koko Tengbomin organisaatiossa, ja yhdessä he ovat luoneet toimintatavan, joka takaa resurssijaotuksen laadun. Joka viikko Tengbomilla on tapaaminen johtajille, jotka tarvitsevat resursseja tai voivat tarjota niitä muille.
“On helppo nähdä resurssijaot koko yrityksessä, ja Silverbucket tekee kapasiteetin uudelleenjakamisesta helppoa. Olemme jakaneet resursseja aiemminkin, mutta nyt meillä on sekä rutiinit että tarvittavat työkalut.”
Yhteenveto
Kun resurssisuunnittelu oli siirretty Excelistä Silverbucketiin, Tengbom havaitsi, että monilla heidän toimipisteillään ei ollut hallinnassa suunnittelua niin kuin oli luultu. Joillain yksiköillä oli liikaa töitä, kun taas toisilla oli liian vähän, ja tämä näkyi Silverbucketissa. Aiemmin Tengbomilla oli hyvä hallinta käynnissä olevasta työstä, mutta käsitys tulevasta ei ollut yhtä hyvä kuin nyt.
Tänään meillä on ainutlaatuinen yleiskuva projekteistamme ja henkilöstön allokoinneista. Koska Silverbucket sisältää sekä resurssisuunnitelman että toteutuneet tunnit, menneisyys, nykyisyys ja tulevaisuus visualisoituvat kaikki. Näin on meille helppo nähdä, miten suoriudumme verrattuna suunnitelmiimme.”