Projektit tulevat ja menevät. Projektien kesto vaihtelee ja tarvitaan erilaisia asiantuntemuksia. Jossain organisaation sisällä saattaa olla paljon työvoimaa saatavilla ja jossain taas tarvitaan nopeasti lisää resursseja. Kysyntä ja tarjonta eivät kohtaa. Organisaatiossa saattaa olla asiantuntija juuri oikeilla taidoilla, mutta tieto ei kulje. Mitä enemmän työntekijöitä on eri paikoissa, sitä monimutkaisemmaksi tilanne käy. Siten resursseja hukataan. Tämä koskettaa erityisesti yrityksiä, jotka tekevät laskutettavaa projektityötä. Tuntuuko tämä tutulta?

On haastavaa, kun työntekijät ja tiimit eivät ole fyysisesti samassa paikassa. Etätyö lisääntyy jatkuvasti. Toimistot saattavat sijaita toisella puolella maailmaa. Hiljainen tieto ei aina ole näkyvää. Tämä aiheuttaa monenlaisia käytännön haasteita projektivetoisessa asiantuntijatyössä. Jos data on eri paikoissa (esimerkiksi Excel-tiedostoissa, kiintolevyillä ja muistitikkuilla), tieto ei ole kovin luotettavaa. Tässä blogissa esittelen neljä eri tapaa, joilla tiedon kulkua voidaan lisätä resursoinnin kautta useiden eri toimipaikkojen välillä.

1. Pidä kokonaiskuva selkeänä resursoinnissa

Tiedon kulku on ratkaisevaa, kun tiimit ja asiantuntijat ovat fyysisesti eri paikoissa. Jos yritys haluaa menestyä, projektityön on sujuttava mutkattomasti. Laskutusaste on luonnollisesti olennainen mittari. Yleensä on olemassa kymmeniä tai jopa satoja erillisiä suunnitelmia Excelissä tai erilaisia projektisuunnitelmia, jotka tulisi muodostaa yhteen koko laskutusasteen kokonaiskuvaksi. Hyvä ja ajantasainen eri paikoista kerätty tiedon kulku auttaa virtaviivaistamaan toimintaa ja pitämään koko organisaation kärryillä siitä, mitä kokonaisuutena tapahtuu. Laskutusasteen seuraaminen on tärkeää, jotta voi nähdä, miten yrityksellä menee.

Esimerkki kojelaudan osiosta, jossa on mittarit käyttöasteista organisaatiotasolla. Laskutusaste näkyy yhdellä silmäyksellä.

2. Yhteinen resursointi, yhteiset pelisäännöt

Entä jos kaikilla olisi samat pelisäännöt projektityössä? Silloin vahvin, vakuuttavin tai äänekkäin ei voittaisi asiantuntijoista käytävää kilpailua, vaan kaikilla olisi yhdenvertaiset mahdollisuudet saada työvoimaa projekteihinsa. Lisäksi eri toimistot ja toimipaikat kohteltaisiin tasavertaisemmin. Oikean resurssien suunnittelutyökalun avulla ei enää tarvitse huutaa toimiston käytävällä "kuka liittyy projektitiimiini?". Resursointitiedot löytyvät keskitetystä järjestelmästä. Projektipäälliköille hyvä resursointi tekee työstä tehokkaampaa. Lisäksi estetään sitä, että avainasiantuntija viedään toiseen projektiin silloin kun ensimmäinen projekti on vasta puolivälissä. Projektipäällikkö saa mielenrauhaa ja vakautta projektitiimiin, koska asiantuntijoiden resurssisuunnittelussa ei tule yllätysmuutoksia.

3. Kiinaa puhuva siltainsinööri? Tee taidot näkyviksi!

Hiljaista tietoa voi olla paljon, kun työntekijät eivät ole fyysisesti läsnä. Saatetaan käydä satunnaisia kahvipöytäkeskusteluja projekteista ja aiemmista työpaikoista kertyneistä kokemuksista, esimerkiksi. Kun asiantuntijat työskentelevät etänä, arkipäivän small talk kollegojen kesken vähenee. Näin tiedon kulku heikkenee. Tällöin voi jäädä huomaamatta, että jossain naapurikaupungin toimistossa tai jopa toisella puolella maailmaa on osaamista, jota tarvittaisiin juuri nyt. Esimiehille ja HR:lle on varsin hyödyllistä nähdä työntekijöiden osaaminen yhdestä paikasta. Onko meillä kiinaa puhuvia kollegoita? Tulossa uusi silta­projekti? Jos sopivaa osaamista on, esimiehet löytävät sen nopeasti. Jos sopivaa osaamista ei ole, voidaan tehdä uusia rekrytointeja tai alihankintoja. Lisäksi työntekijöille voidaan tarjota koulutusta suosituista aiheista. On myös helpompi löytää sijainen sairaalle, jopa toisesta toimipaikasta.

EG Silverbucketin avulla on helppo löytää juuri oikeat taidot jokaiseen projektiin — olipa kyseessä tietty kieli, suunnitteluohjelma tai ohjelmointikieli.

4. Anna asiantuntijoillesi mielenrauha

Jokainen haluaa tietoa omasta työstään ja projekteistaan, olipa työskentely etänä tai paikan päällä. Kuinka pitkään vielä työskentelen tässä projektissa? Mitä teen ensi kuussa? Millaisiin projekteihin minut on sijoitettu syksyllä? Hyvä resursointi antaa asiantuntijoille mielenrauhaa. Kun tulevat projektit näkyvät yhdellä silmäyksellä, epävarmuus omasta työstä poistuu. Lisäksi kukaan ei voi viedä asiantuntijaa muihin, suunnittelemattomiin projekteihin. Projektit näkyvät aikajanalla. Työntekijöiden on helppo nähdä yhdellä silmäyksellä omien projektiensa sisältö ja kesto.

Tavoitteena joustavampi projektityö

EG Silverbucket vastaa tarkasti projektiorientoituneiden organisaatioiden tarpeisiin. EG Silverbucketia käyttäessä voi keskittyä resursointiin yksittäisen asiantuntijan, projektin, koko projektisalkun, tietyn osaamisen tai asiakkaan näkökulmasta. Resurssisuunnittelu on koko työkalumme ohjenuora. Hyvä resurssisuunnittelu tekee projektityöstä joustavampaa tulevaisuudessa. Asiantuntijatiimejä rakentaessa ei enää merkitse, kuka työskentelee missä toimistossa. Sen sijaan tiimit muodostetaan sen mukaan, kenellä on sopivimmat taidot – sijainnista riippumatta.

Lue lisää EG Silverbucketin resurssisuunnittelutyökalusta täältä.