On vaikeaa pyörittää kannattavaa projektitoimintaa ilman ennustamista. Resursoinnin tilanteen analysoinnilla on tärkeä rooli, ja siihen kuuluu muun muassa sen selvittäminen, kuinka monta henkilöä on varattuna tuleviin projekteihin, kuinka kannattavia projektit ovat ja onko yrityksellä osaamisvajetta. Tunnistamalla mahdolliset ongelmat voidaan reagoida ajoissa, mikä lisää todennäköisyyttä projektien onnistumiselle.
Projektien kannattavuus
Monissa projektiorganisaatioissa henkilöstö on suurin kustannuserä. Siksi on tärkeää varmistaa, että oikeat ihmiset ovat käytettävissä oikeaan aikaan kustannusten pitämiseksi alhaisina. Sinänsä henkilöstön kohdentaminen projekteihin ei kuitenkaan kasvata tuloja. Pahimmassa tapauksessa projektissa työskentelevillä ei ole vaadittavaa osaamista tai päinvastoin he saattavat olla ylipäteviä, mikä voi vaikuttaa projektin kustannusrakenteeseen.
Käyttöasteet ja laskutettavat tunnit ovat resursoinnin tärkeimpiä mittareita. On kuitenkin olennaista ymmärtää, millaisiin projektitehtäviin henkilöstö osallistuu nyt ja tulevaisuudessa. Yritysten tulisi pyrkiä kohdentamaan työaikaa projekteihin, jotka ovat joko laskutettavia tai strategian kannalta tärkeimpiä. Jos yritys huomaa, että sen henkilöstö käyttää paljon aikaa ei-laskutettavaan työhön, on paikallaan siirtää painopistettä yrityksen liiketoiminnan kannalta relevantimpiin projekteihin.
Keskeisten taloudellisten tunnuslukujen, kuten projektikustannusten, tulojen ja kateprosenttien, säännöllinen seuranta varmistaa, että projektien budjetit eivät ylity ja helpottaa ennustamista. Yksi onnistuneen projektiseurannan olennaisista osa-alueista on verrata toteutuneita työtunteja suunnitelmiin. Jos projektit säännöllisesti ylittävät suunnitellun tuntimäärän, ennustaminen vaikeutuu. Tähän ilmiöön reagoiminen voi parantaa projektitoimintaa ja sovittaa tulevia tarjouksia tiiviimmin projektin kustannusrakenteeseen.
Osaamisvaatimuksiin vastaaminen
Myyntiputki tulisi ottaa huomioon ennustamisessa, jotta tulevat osaamisvaatimukset tiedetään etukäteen. Tämä auttaa myös kapasiteettisuunnittelussa ja mahdollistaa hätäpalkkausten sekä aikataulujen ylittymisen välttämisen. Mitä aiemmin vaatimukset tunnetaan, sitä paremmin tulevaa rekrytointia voidaan suunnitella.
Joissakin tilanteissa vapaa kapasiteetti voi johtua siitä, että työntekijöiden osaaminen ei vastaa yrityksen tarpeita. Tällaisissa tapauksissa on mahdollista toimia tehokkaammin, kun resurssitiedot ovat ajan tasalla. Osaamista voidaan kehittää ja laajentaa erilaisten koulutusten avulla. Myynti voi myös suosia sellaisia projektikokonaisuuksia, joihin organisaatiolla on vapaata henkilöstöä.
Miten ennustamista parannetaan
Luotettava ennustaminen vaatii tarkkaa, ajantasaista tietoa. Monipuolinen ja toimiva resursointityökalu tarjoaa tarvittavat tiedot esimerkiksi siitä, kuinka paljon laskutettavaa työtä on myyntiputkessa, kuinka monta vapaata henkilöä on saatavilla tietyin osaamisin sekä toteutuneiden työtuntien vertailut suhteessa suunniteltuun työaikaan. Kun kaikki liiketoiminnan kannalta olennaiset tiedot on koottu yhteen, päätökset voidaan tehdä tunteen sijaan faktoihin perustuen.
Tulevaisuuden ennustaminen kattaa kaikki seuraavat:
Henkilöstön ajankäytön optimointi tehokkuuden maksimoinniksi, mikä lisää laskutettavia tunteja ja lopulta voittoa.
Proaktiivinen sopeutuminen markkinatrendeihin ja muutoksiin kouluttamalla henkilöstöä ja ylläpitämällä osaamista. Pitkällä aikavälillä tämä lisää yrityksen tuloja.
Kyky sopeutua joustavasti muutoksiin kysynnässä.
Liiallisten työkuormien ja siitä seuraavan uupumuksen minimointi.
Varmistaa, että oikeat ihmiset on kohdennettu oikeisiin tehtäviin ja välttää tyhjäkäyntiä.
Tarjota esimiehille oikeat tiedot, jotta he voivat johtaa tiimejään paremmin.
Reagoida käyttöasteen ja laskutuksen muutoksiin. Varmistaa, että projektit pysyvät budjetissa ja tehdä muutoksia opitun perusteella.
Varmistaa, että projektit onnistuvat ja aikatauluja noudatetaan. Tämä pitää asiakkaat tyytyväisinä ja merkitsee liiketoiminnan menestystä sekä kasvua pitkällä aikavälillä.
Seurata, miten suunnitelmat vertautuvat toteutuneisiin työtunteihin.
Olemme laatineet oppaan tehokkaaseen resursointiin. Jos haluat tietää lisää siitä, miten päästä alkuun tehokkaassa resurssienhallinnassa ja parantaa ennustamista.