Usein sanotaan, että resurssienhallinta on ongelma vain suurissa yrityksissä ja että pienempien yritysten ei tarvitse käyttää siihen aikaa. Tämä ei pidä paikkaansa. Ihmiset ja projektit pienissä yrityksissä ovat myös tärkeitä ja ansaitsevat parasta mahdollista huolenpitoa.

Resurssienhallinta on muutakin kuin ihmisten sijoittamista erilaisiin tehtäviin. Ennen kaikkea kyse on siitä, että ihmiset ja projektit menestyvät ja että varaudutaan tulevaan. Olemme koonneet seitsemän tärkeää syytä, miksi resurssienhallinnasta on hyötyä kaikille projekteja tekevälle organisaatiolle.  

1. Pienissä tiimeissä osaamisvaatimukset on katettava harvemmalla henkilöstöllä

Pienissä organisaatioissa voi olla vaikeaa sovittaa projektivaatimuksia ja tiimin jäsenten toiveita. Oikeiden taitojen saatavuus oikeaan aikaan voi ratkaista projektin onnistumisen, etenkin jos vain tietyllä henkilöllä on tarvittava kokemus. Tämä on usein tilanne pienyrityksissä. Ihmisten taitojen kohdentaminen projekteihin sopivalla tavalla on ratkaisevan tärkeää, mutta usein myös hankalaa ja siksi sitä ei välttämättä tehdä järjestelmällisesti.

2. Ihmisten hyvinvointi on aina tärkeää

Yrityksen koosta ja projektitoiminnan laajuudesta riippumatta ihmisten hyvinvoinnin pitäisi aina olla etusijalla. Onnistunutta resurssienhallintaa voidaan käyttää myös seuraamaan kunkin henkilön kokonaistyökuormaa, ei pelkästään projektitoiminnan näkökulmasta.

Sitä voidaan käyttää vastaamaan kysymyksiin, kuten kenellä on liikaa töitä, hoitavatko tietyt ihmiset aina tietyt tehtävät, onko joillakin ollut pitkäaikaisesti liian vähän tekemistä, ja tuleeko ihmisiä nimetyksi projekteihin, jotka vastaavat heidän osaamistaan tai oppimistarpeitaan.

3. Laskutushinta on projektityön polttoaine

Projektiorganisaation, joka tekee laskutettavia töitä, on pystyttävä seuraamaan laskutustasoaan. On myös olennaista pystyä ennustamaan laskutustaso tuleville töille. Pienemmissä organisaatioissa jo pieni muutos yksittäisen henkilön laskutustasossa voi vaikuttaa merkittävästi yrityksen tilanteeseen.

Ennakoiva aikataulutusjärjestelmä, joka ottaa huomioon laskutushinnat ja erilaiset tulevat projektivaatimukset, pystyy antamaan ennusteen laskutustasosta. Sitä voidaan käyttää ohjaamaan myyntiä, rekrytointia ja mahdollisesti tarvittavia kustannussäätöjä.  

4. Tuotantotoimintojen ennuste tulisi täydentää myyntiennusteella  

Onnistunut resurssienhallinta ottaa myös huomioon myyntiennusteet, joissa henkilöstö uusille mahdollisille projekteille kohdennetaan vaatimusten mukaisesti ja ajastetaan tulevaisuutta varten.

Ennustamalla projektimyyntien onnistumisia rooli- ja todennäköisyystasolla on mahdollista tarkentaa laskutustason ennustetta ja seurata henkilöstön osaamisen riittävyyttä suhteessa tuleviin vaatimuksiin. On tärkeää yhdistää projektimyynnit ja kohdennukset yhteen keskitettyyn järjestelmään.

5. Projektisalkun priorisointi ja käyttöaste

Projektisalkun toteuttaminen on usein tasapainoilua kustannusten, projektihenkilöstön ja aikataulujen välillä. Yhdistämällä projektien priorisointi ja resurssienhallinta on mahdollista optimoida liiketoimintakriittisten hankkeiden toteutus ja budjetti.

Projektitoiminta ei aina pyöri laskutustason ympärillä, jolloin resurssienhallinnan on myös kyettävä tukemaan laskelmia todellisesta käyttöasteesta, siihen liittyvistä ennusteista ja kaikkien osa-alueiden optimoinnista. Jos aikataulutettujen projektien järjestys määräytyy saatavilla olevien taitojen perusteella, voidaan saavuttaa merkittäviä hyötyjä sekä projektitoiminnan että henkilöstön kannalta.    

6. Viestintää ei voi olla liikaa

Viestintää ja läpinäkyvyyttä – joita monet yritykset mainitsevat arvoikseen – voidaan parantaa keskittämällä resurssienhallintaa ja tarjoamalla pääsy riittävään tietoon.  

Ei riitä, että resursseja vain kohdennetaan aikataulutettuun projektiin; tätä on tuettava lomien, poissaolojen ja sisäisten tehtävien kirjaamisella ja ennustamisella. Tämä varmistaa myös, että kaikkien kokonaistyökuorma voidaan seurata eikä se muodostu vain tietystä yksittäisen henkilön suorittamien tehtävien osajoukosta.

Jos tiedot kaikkien lomista, poissaoloista sekä kokonaistyökuormasta ja aikatauluista viestitään selkeästi, on mahdollista ennustaa todellinen taitotarjonta koko toiminnalle ja hallita sekä ihmisten että projektien odotuksia.

7. Ei kipua, ei kasvua

Uusien henkilöiden rekrytointi on aina merkittävä riski, erityisesti pienemmille yrityksille – mutta se on tietenkin myös mahdollisuus. Riskiä voidaan vähentää ja projektit voidaan toteuttaa menestyksekkäämmin aikataulutetuilla henkilöstöjärjestelyillä, kun päätökset perustuvat ajantasaisiin ennustetietoihin.

Resurssienhallinta mahdollistaa erilaisten analyysien tekemisen, mukaan lukien arvioinnit tiettyjen taitojen riittävästä saatavuudesta tulevaisuudessa. Vaativuuksien ennakoivan analyysin perusteella rekrytointitoimia voidaan käynnistää ennakoivasti tai arvioida aliurakoinnin roolia lähitulevaisuudessa. On olennaista kerätä ja analysoida tietoa jatkuvasti.  

Yhteenvetona

Tietoon perustuva johtaminen vaatii juuri sitä: tietoa – myös pienissä yrityksissä. On hyvä saada olennaiset prosessit toimintaan jo hyvissä ajoin ennen kuin näiden prosessien puute aiheuttaa merkittäviä ongelmia toiminnan kasvaessa.

Harkitusti suunniteltu ja toteutettu menestyksekäs resurssienhallintajärjestelmä ei ainoastaan tue yrityksiä kasvuvaiheessa, vaan myös nopeuttaa pääsyä tähän vaiheeseen. Resursointitoimintaa tukee kattava resursointityökalu, joka auttaa tekemään toiminnasta aiempaa tehokkaampaa.