Monissa yrityksissä resurssien suunnittelu voi vaikuttaa hieman tylsältä ja pakolliselta. Mutta jos työkalut ovat ajan tasalla, resursoinnista voi tulla jopa varsin helppoa ja hauskaa. On motivoivaa tehdä sitä, kun perusasiat ovat kunnossa. Seuraavaksi käyn läpi resurssien suunnittelun yleisimmät sudenkuopat – ja kerron, miten voit välttää ne EG Silverbucketin avulla.
Suurin sudenkuoppa: resurssien suunnittelua ei ole lainkaan
Teemmekö mitään? Mitä teemme? Miten reagoimme? Reagoimmeko lainkaan? Millainen tieto on käytettävissä? Resursoinnin merkittävimmät sudenkuopat liittyvät näihin kysymyksiin.
Suurin sudenkuoppa tietenkin on, että resursointia ei tehdä lainkaan. Tässä tapauksessa projektisuunnittelu ei perustu mihinkään. Onni voi käydä, ja projektit voidaan viedä läpi, mutta ne eivät todennäköisesti ole tehokkaita tai tuottavia.
Jos resursointia ei ole tehty eikä projektin odotuksia ole dokumentoitu, ei koskaan tiedetä, onko projekti toteutunut suunnitellusti. Pahin tilanne on se, että konfliktitilanteessa siihen ei voi reagoida. Koska asianmukaista resurssisuunnittelua ei ole tehty, ei tiedetä, miten tilanne voitaisiin korjata.
Resurssien suunnittelu voi myös olla puutteellista. Yritykset saattavat tehdä sen esimerkiksi Excelillä. Tällöin suunnitelmat ovat ainakin dokumentoituja. Tieto ei kuitenkaan välttämättä ole ajantasaista, joten sen hyödyntäminen on vaikeaa. Ja kun tieto on vanhentunutta, sen ylläpitäminen on myös vaikeaa. Tässä tapauksessa asianmukaista resurssisuunnittelua ei ehkä tehdä, mikä palauttaa meidät alkuperäiseen ongelmaan. Resursointi antaa yleiskuvan yrityksen tai projektin kokonaistilanteesta. Kun selkeä yleiskuva puuttuu, toimiminen on vaikeaa. Työntekijät eivät tiedä, missä heidän pitää olla ja mitä tehdä. Lisäksi johto ei tiedä, miten ohjata heitä, koska resursointitietoa ei ole saatavilla.
Kun yrityksen kokonaistilanne ei ole selvä
Jotkut yritykset saattavat tehdä resursointia, mutta eivät välttämättä ole tietoisia resurssisuunnittelun kokonaistilanteesta. EG Silverbucketin pääkaaviolla he kuitenkin näkevät heti, mihin ovat menossa. Mikä on yrityksen kokonaiskapasiteetti? Kuinka paljon resursseista on varattu? Ovatko ne jo täysin ylikuormitettuja? Onko kaikille tarpeeksi töitä? Millainen tieto resursseista on saatavilla? Millainen tieto resursoiduista projekteista on saatavilla?
”Näin haluaisimme sen nähdä”, uudet asiakkaat sanovat usein, kun he näkevät EG Silverbucketin pääkaavion. Excel ja muut työkalut eivät yksinkertaisesti kerro samaa.
Kun oikeaa resurssia ei ole saatavilla
Yksi sudenkuoppa voi olla se, että oikeita resursseja ei ole saatavilla oikeaan aikaan. Resurssisuunnittelussa tulisi aina katsoa eteenpäin ja tuntea kokonaiskuva. Tällöin on mahdollista saada juuri oikeat työntekijät projekteihin. Työntekijät myös tietävät, missä heidän pitää olla milloinkin, ja kaikilla on tekemistä.
Jos oikeita resursseja ei ole saatavilla oikeaan aikaan, yrityksellä on periaatteessa kaksi vaihtoehtoa. Ensimmäinen vaihtoehto on järjestellä projektit uudelleen. Toinen vaihtoehto on, että jos vaadittavaa resurssia ei edes ole olemassa, sellainen voidaan rekrytoida. Siksi on tärkeää nähdä tulevaisuuteen. Yritys voi rekrytoida tulevaisuudessa tarvittavan osaamisen. Joka tapauksessa ei ole suositeltavaa palkata täsmälleen samanlaista asiantuntijaa korvaamaan lähtevää työntekijää. Saattaa olla, että tarvitaan uudenlaista osaamista – ja hyvä resurssisuunnittelu näyttää tämän pitkälle tulevaisuuteen.
On kuitenkin tärkeää muistaa, että mikään työkalu ei ole automaattinen ratkaisu resurssisuunnitteluun. Tiedon täytyy virrata, ja ihmisten on kommunikoitava keskenään. EG Silverbucket on erinomainen työkalu tekemään tiedon kaikkien saataville ja pysymään ajan tasalla. Ihmisten on kuitenkin silti puhuttava keskenään saadakseen parhaat resurssit oikeisiin projekteihin ja varmistaakseen, että kaikki ovat oikeassa paikassa oikeaan aikaan. Jos joutuu sudenkuoppaan, hyvä resursointityökalu auttaa aina.