I mange selskaper kan ressursplanlegging virke litt kjedelig og obligatorisk. Men hvis verktøyene er oppdaterte, kan ressursstyring til og med bli ganske enkelt og morsomt. Man føler seg motivert til å gjøre det når grunnlaget er riktig. Nå vil jeg gå gjennom de vanligste fallgruvene ved ressursplanlegging – og fortelle deg hvordan du kan unngå dem med hjelp av EG Silverbucket.
Den største fallgruven: det finnes ingen ressursplanlegging
Gjør vi noe? Hva gjør vi? Hvordan reagerer vi? Reagerer vi i det hele tatt? Hva slags informasjon er tilgjengelig? De mest betydningsfulle fallgruvene ved ressursstyring er knyttet til disse spørsmålene.
Det største problemet, selvsagt, er at ressursplanlegging ikke gjøres i det hele tatt. I så fall er prosjektplanleggingen ikke basert på noe. Med litt flaks kan prosjektene gjennomføres, men de er lite sannsynlig å være effektive eller produktive.
Hvis det ikke har vært noen ressursplanlegging, og prosjektforventningene ikke har blitt dokumentert, vil man aldri vite om prosjektet har blitt slik det var planlagt. I verste fall, hvis det oppstår en konfliktsituasjon, er det umulig å reagere på den. Siden riktig ressursplanlegging ikke er gjort, er det ikke kjent hvordan situasjonen kan rettes opp.
Ressursplanlegging kan også være utilstrekkelig. For eksempel kan selskaper gjøre det i Excel. I så fall er planene i det minste dokumentert. Informasjonen kan imidlertid være utdatert, så det blir vanskelig å utnytte den. Og når informasjon er utdatert, er det også vanskelig å vedlikeholde den. I dette tilfellet blir det kanskje ikke gjort ordentlig ressursplanlegging, noe som fører oss tilbake til det opprinnelige problemet. Ressursstyring gir en oversikt over den samlede situasjonen i et selskap eller et prosjekt. Når en tydelig oversikt mangler, er det vanskelig å handle. Ansatte vet ikke hvor de skal være og hva de skal gjøre. Videre vet ledelsen ikke hvordan de skal veilede dem fordi det ikke finnes tilgjengelig ressursinformasjon.
Når selskapets samlede situasjon ikke er klar
Noen selskaper kan drive med ressursstyring, men de er kanskje ikke klar over den samlede situasjonen for ressursplanlegging. Med hovedgrafen i EG Silverbucket ser de derimot umiddelbart hvor de er på vei. Hva er selskapets totale kapasitet? Hvor mye av ressursene er reservert? Er de allerede fullstendig overbooket? Er det nok arbeid for alle? Hva slags informasjon finnes om ressursene? Hva slags informasjon finnes om prosjektene som har blitt tildelt ressurser?
«Slik ønsker vi å se det,» sier nye kunder ofte når de ser hovedgrafen i EG Silverbucket. Excel og andre verktøy sier ganske enkelt ikke det samme.
Når riktig ressurs ikke er tilgjengelig
En fallgruve kan være at de riktige ressursene ikke er tilgjengelige til rett tid. Ved ressursplanlegging bør man alltid se fremover og kjenne helhetsbildet. I så fall er det mulig å få akkurat de rette medarbeiderne til prosjektene. Ansatte vet også hvor de må være til enhver tid, og alle har noe å gjøre.
Hvis de riktige ressursene ikke er tilgjengelige til rett tid, har selskapet i hovedsak to alternativer. Det første alternativet er å omorganisere prosjektene. Et annet alternativ er at hvis den nødvendige ressursen ikke engang finnes, kan man rekruttere en. Derfor er det viktig å se inn i fremtiden. Selskapet kan rekruttere den nødvendige kompetansen som trengs i fremtiden. Uansett er det ikke tilrådelig å rekruttere nøyaktig samme type ekspert for å erstatte en som slutter. Det kan være at en ny type ekspertise trengs – og god ressursplanlegging vil vise dette langt frem i tid.
Det er imidlertid viktig å huske at intet verktøy er en automatisk løsning for ressursplanlegging. Informasjon må flyte, og folk må kommunisere med hverandre. EG Silverbucket er et flott verktøy for å gjøre informasjonen tilgjengelig for alle og holde den oppdatert. Men folk må fortsatt snakke med hverandre for å få de beste ressursene til de rette prosjektene og sørge for at alle er på riktig sted til riktig tid. Hvis man havner i en fallgruve, vil et godt ressursverktøy alltid hjelpe.