Prosjekter kommer og går. Prosjekters varighet varierer og det kreves ulike typer ekspertise. Et sted i organisasjonen kan det være mye arbeidskraft tilgjengelig, mens det andre steder trengs flere ressurser raskt. Tilbud og etterspørsel møtes ikke. Det kan finnes en ekspert med akkurat de riktige ferdighetene et annet sted i organisasjonen, men informasjonen flyter ikke. Jo flere ulike ansattlokasjoner det er, jo mer komplisert blir det. Dermed blir ressurser sløst bort. Dette rammer spesielt selskaper som utfører fakturerbart prosjektarbeid. Høres dette kjent ut?
Det er utfordrende når ansatte og team ikke befinner seg fysisk på samme sted. Mengden fjernarbeid øker stadig. Kontorer ligger på den andre siden av verden. Taus kunnskap er ikke alltid synlig. Dette medfører en rekke praktiske utfordringer i ekspertarbeid drevet av prosjekter. Hvis data ligger ulike steder (i Excel-ark, harddisker og minnepinner, for eksempel), er informasjonen ikke særlig pålitelig. I denne bloggen vil jeg introdusere fire forskjellige måter man kan øke informasjonsflyten gjennom ressursstyring mellom flere lokasjoner.
1. Hold oversikten klar i ressursplanleggingen
Informasjonsflyt er avgjørende når team og eksperter befinner seg fysisk på forskjellige steder. Hvis selskapet skal lykkes, må prosjektarbeidet gå smidig. Naturligvis er faktureringsgrad en viktig indikator. Vanligvis finnes det dusinvis eller til og med hundrevis av løse planer i Excel-ark eller ulike prosjektplaner, som deretter bør danne et helhetsbilde av faktureringsgraden. En god og oppdatert informasjonsflyt samlet fra ulike lokasjoner bidrar til å effektivisere driften og holde hele organisasjonen orientert om hva som skjer helhetlig. Å overvåke faktureringsgraden er viktig, slik at man kan se hvordan selskapet går.
Et eksempel på en dashbordseksjon med målere for utnyttelsesgrader på organisasjonsnivå. Man kan se faktureringsgraden med ett blikk.
2. Gjensidig ressursdeling, felles spilleregler
Hva om alle hadde de samme spillereglene i prosjektarbeidet? I så fall vil ikke den sterkeste, mest pågående eller høylytte vinne kampen om ekspertene, men alle vil ha like muligheter til å få arbeidskraft til sine prosjekter. Også ulike kontorer og lokasjoner blir behandlet mer likt. Med et ordentlig ressursplanleggingsverktøy trenger man ikke lenger rope høyt i kontorgangen "hvem blir med i prosjektteamet mitt?". Resursinformasjonen kan finnes i et sentralisert system. For prosjektledere gjør god ressursplanlegging arbeidet mer effektivt. Det vil også bli forhindret at en nøkkelperson blir hentet til et annet prosjekt når det første prosjektet bare er halvveis. Prosjektlederen får ro i sinnet og stabilitet i prosjektteamet fordi det ikke blir noen overraskende endringer i ekspertenes ressursplanlegging.
3. Kinesisktalende broingeniør? Gjør ferdighetene synlige!
Det kan være mye taus kunnskap når ansatte ikke er fysisk til stede. Det kan for eksempel være uformelle pauseromssamtaler om prosjekter og erfaringer fra tidligere jobber. Når ekspertene jobber eksternt, er det mindre hverdagssladder blant kolleger. Dermed avtar informasjonsflyten. I slike tilfeller kan det gå ubemerket at det finnes kompetanse som trengs akkurat nå i et annet kontor i en naboby eller til og med på den andre siden av verden. For ledere og HR er det svært nyttig å kunne se de ansattes ekspertise fra ett sted. Har vi kinesisktalende kolleger? Vil det komme et nytt broprosjekt? Hvis det finnes egnet ekspertise, finner lederne det raskt. Hvis ikke, kan nye ansettelser eller underleverandører ordnes. I tillegg kan ansatte tilbys opplæring innen populære temaer. Det er også enklere å finne en vikar for en syk person, selv fra et annet kontor.
Med EG Silverbucket er det enkelt å finne akkurat de rette ferdighetene for hvert prosjekt - enten det er et bestemt språk, et designprogram eller et programmeringsspråk.
4. Gi ekspertene dine trygghet
Alle vil ha informasjon om eget arbeid og prosjekter, enten de jobber eksternt eller på stedet. Hvor lenge skal jeg fortsatt jobbe med dette prosjektet? Hva skal jeg gjøre neste måned? Hvilke prosjekter er jeg tildelt til høsten? God ressursplanlegging gir ekspertene trygghet. Når man ser kommende prosjekter med ett blikk, forsvinner usikkerheten rundt egen arbeidssituasjon. Dessuten blir ingen dratt med til andre, uplanlagte prosjekter. Prosjekter på en tidslinje. Det er enkelt for ansatte å se innholdet og varigheten av sine egne prosjekter med ett blikk.
Mot mer fleksibelt prosjektarbeid
EG Silverbucket samsvarer presist med behovene til prosjektorienterte organisasjoner. Når man bruker EG Silverbucket, kan man fokusere på ressursfordeling fra perspektivet til en individuell ekspert, et prosjekt, en hel prosjektportefølje, en viss ekspertise eller en kunde. Ressursplanlegging er ledestjernen i hele verktøyet vårt. God ressursplanlegging vil gjøre prosjektarbeid mer fleksibelt i fremtiden. Når man bygger ekspertteam, spiller det ikke lenger noen rolle hvem som jobber i hvilket kontor. I stedet vil teamene bli satt sammen basert på hvem som har de mest passende ferdighetene – uavhengig av lokasjon.
Les mer om EG Silverbuckets ressursplanleggingsverktøy her.