Vi har sett mange kunder som ser på ressursplanlegging som en pliktoppgave. Men kjære venner, ikke se på det slik! Ta det på alvor. Ressursplanlegging er en av hjørnesteinene i prosjektvirksomheten – det er faktisk alfa og omega.
Ressursplanlegging er ikke det samme som den ene Excel-filen et eller annet sted i mappestrukturen. Prosjektledere klikker inn dit av og til for å se hvem som gjør hva i et prosjekt. Excel kan noen ganger være oppdatert – eller ikke. Noen kanskje leser den av og til – eller ikke. Ressursplanlegging er imidlertid så mye mer enn bare å notere tildelte timer.
God ressursplanlegging handler om å ta hensyn til menneskene
Hva om et ressursplanleggingsverktøy også kunne ta vare på ansattes arbeidsevne? I Silverbucket er en ansatts totale arbeidsbelastning synlig i sanntid – både for lederen og for den ansatte selv. Når personen ser sin egen arbeidsbelastning klart, gir det ro i sinnet. God ressursplanlegging handler også om restitusjon. I ressursplanleggingsverktøyet ser man når en ansatt er på ferie eller har andre lengre fravær.
Belastningen viser på den ene siden situasjonen i timer, men også om det er for mange prosjekter i gang samtidig. Går ekspertens tid bare med til å hoppe fra prosjekt til prosjekt uten å få ordentlig tid til å orientere seg eller konsentrere seg? Med et godt ressursplanleggingsverktøy tar organisasjonen vare på ekspertene slik at belastningen ikke blir for stor på noen måte.
God ressursplanlegging handler om å forstå kompetansene
For salgsdelen er også god ressursplanlegging ekstremt viktig – i en prosjektorganisasjon selger selgere fremtidige ressurser – kompetanser. Derfor er det viktig at selgerne forstår hvilken kompetanse som er ledig, hvilken som ikke er ledig, og hvilken kompetanse som overhodet finnes. Det skaper problemer for bedriften hvis selgerne selger noe som ikke eksisterer eller ikke er tilgjengelig.
Når selgerne er godt involvert i ressursplanleggingen, kan bedriften lettere vurdere om visse kompetanser vil være tilstrekkelige. Hvis de ikke er det, kan bedriften reagere for fremtiden med rekruttering. I ressursplanleggingsverktøyet vises også tydelig trenden for hvilke typer prosjekter som selger spesielt godt. Også da er det lurt å rekruttere eller utdanne flere med den aktuelle kompetansen.
I tillegg til at Silverbucket viser ekspertenes kompetanse, kan man også registrere deres utviklingsønsker der. Da kan ansatte tildeles passende oppgaver og prosjekter, slik at de lærer mer om det de ønsker. Hvis for eksempel en ekspert snakker engelsk på nivå 2, men ønsker å komme til nivå 4, kan vedkommende knyttes til et prosjekt som tilsvarer utviklingsønsket.
For en ressurs for bedriften det er hvis de ansattes utviklingsønsker er tydelig synlige ved ressursplanlegging! Denne muligheten finnes i svært få andre ressursplanleggingsverktøy.
God ressursplanlegging ser også bakover
I et godt ressursplanleggingsverktøy kan man koble timeregistreringer til ressursplanene. Hva er egentlig gjort, og hvilke timetall ble realisert? På den måten kan man se tilbake og få svært viktige data. Vurderer vi gjentatte ganger bestemte typer prosjekter som 20 % for små? Dette er et vekker som kan bidra til å planlegge virksomheten bedre.
I tillegg har enkelte organisasjoner oppdaget at de har langt mer administrativt småarbeid utenfor prosjektvirksomheten enn man trodde. Når timeregistreringene granskes i ettertid, kan ekspertens arbeidstid fordeles mer realistisk til fakturerbare prosjekter. På den annen side kan man også spørre hvorfor småarbeidet tar for eksempel 30 % av ekspertens arbeidstid. Det lønner seg ikke å kjempe mot sannheten; i stedet bør man lære av timeregistreringene.
God ressursplanlegging gjør bedriftens smertepunkter synlige
Vi som jobber med ressursplanlegging i Silverbucket bekymrer oss noen ganger over at noen ser på verktøyet som den altavgjørende magiske løsningen. Det er det ikke. Verktøyets oppgave er å hjelpe organisasjoner med å diskutere vanskelige saker knyttet til ressursplanlegging. Ingen verktøy alene styrer ressursplanleggingen – og det er heller ikke meningen.
Å styre med Excel har ingenting å gjøre med kompetanse eller kommunikasjon – eller behovsprognoser. God ressursplanlegging er ikke en støttefunksjon som bare må gjøres unna. Ressursplanlegging er kjernen i hele virksomheten. Den svarer på hva vi må være i stand til å gjøre. Hvem kan gjøre det? Rekker tiden vår? Rekker kompetansen vår? Organisasjonen må kunne løse problemer gjennom ressursplanlegging. Hvis problemene er feid under teppet, trengs et verktøy som realistisk synliggjør smertepunktene. Dette forsøker vi å møte i Silverbucket.