Mange organisasjoner bruker fortsatt Excel-maler for prosjektressursplanlegging, og det er ikke vanskelig å skjønne hvorfor. Excel er kjent, fleksibelt og lett å endre. Når det "offisielle ressursplanleggingsverktøyet" frustrerer deg og får deg til å rive av deg håret, føles det som en åpenbar løsning å åpne et regneark du kjenner og stoler på.
Fra perspektivet til en individuell ressursansvarlig eller prosjektleder fungerer det godt nok. Men fra et organisatorisk ståsted faller det raskt fra hverandre. Hvordan får du et helhetlig bilde av ressursfordelingene når de er spredt over dusinvis av separate filer? Å samle dem er som en tung treningsøkt uten riktig utstyr.
Hvorfor vurdere å gå videre fra ressursplanlegging i Excel? Her er noen observasjoner — fra oss og våre kunder — belyst fra tre vinkler: distribusjon, prognoser og verktøy.
Ressursplanlegging med Excel
Distribusjon av ressursinformasjonen skjer via e-post, Google Sheets og møter.
Å lage fremtidige allokeringsplaner baserer seg på ressursfiler i Excel som noen har satt sammen manuelt.
Når ressursstyring ligger i flere Excel-filer, blir det en jobb i seg selv å holde dem oppdatert. Versjonskontroll er en konstant hodepine, og avhengig av hvor filene er lagret kan det å få tilgang til riktig regneark til rett tid være en utfordring.
Ressursstyring med EG Silverbucket
Oppdatert informasjon er alltid tilgjengelig for brukerne uten tidsforsinkelse.
Prognoser blir enklere når systemet viser alle allokeringsplaner som også oppdateres i sanntid når data redigeres eller endres.
All data er samlet på ett sted, så alle endringer er synlige med en gang. Det er lett for brukeren å gjøre endringer i planene, noe som bidrar til motivasjonen for å holde dem oppdatert.
Excel er et allsidig verktøy som kan være godt egnet for håndtering av ressursallokering i små selskaper. Når antallet prosjekter og personer øker, er ikke Excel alltid den beste løsningen for prosjektressursstyring.
Ressursstyring med Excel
Hvordan holder du ressursinformasjonen oppdatert når den ligger i flere Excel-filer? Folk prøver alle slags løsninger — en "Excel-gud" som manuelt samler alt til en ukentlig oversikt, distribusjon via e-post, faste møter eller synkronisering til Google Sheets. Disse tilnærmingene høres fornuftige ut, men de holder sjelden over tid. Hvor ofte har den mest oppdaterte ressursinformasjonen faktisk vært tilgjengelig når du trengte den mest?
Planlegging av fremtidige ressursbehov i Excel er heller ingen enkel oppgave. Kan du med trygghet lage ressursplaner for kommende eller potensielle prosjekter? Er helhetsbildet pålitelig nok til å stole på? I de sjeldne tilfellene når du faktisk har virkelig oppdaterte data, blir prognoser betydelig enklere — ingen magefølelse nødvendig. Men risikoen er alltid til stede: at beslutningene du tar er basert på informasjon som allerede er utdatert.
"Svarer ikke." Akkurat idet du er ferdig med å oppdatere ressursplanen og skal lagre, bestemmer Excel seg for å fryse. I verste fall krasjer hele datamaskinen, og du må starte den på nytt. Høres kjent ut? Eller kanskje du trenger et bestemt regneark, men det er lagret et sted du ikke får tilgang til. Og når du endelig finner det, viser det seg å være en gammel versjon uansett.
Ressursstyring med EG Silverbucket
I EG Silverbucket er oppdatert ressursinformasjon alltid tilgjengelig — uavhengig av hvor brukerne befinner seg eller hvilken enhet de bruker. Tilgang kontrolleres av klienten, og brukerrettigheter avgjør hva hver person kan se. Som et minimum kan alle se sine egne prosjektallokeringer. Prosjektledere kan oppdatere planene sine løpende, og ledelsen får en sanntidsoversikt over hele bildet. Ikke mer venting på ukens oppsummerings-e-post — oppdateringer kan gjøres og gjennomgås midt i et møte, i det øyeblikket de trengs.
Ressursallokeringer kan planlegges langt frem i tid, noe som gir en betydelig forbedring i prognosenøyaktighet. Det blir enkelt å se om kapasiteten er fullt utnyttet, hvor det finnes hull, og om de rette ferdighetene er på plass for kommende arbeid — uten å måtte sette sammen bildet fra separate filer.
Silverbucket leveres som en skyløsning, så for å få tilgang til ressursdataene kreves det ikke mer enn en internettforbindelse og en enhet. Planlegging er ikke knyttet til et bestemt kontor, en datamaskin eller en fillokasjon. En ting kundene konsekvent fremhever er sinnsroen som følger av å vite at dataene alltid er oppdaterte — ikke mer gjettelek om du ser på den nyeste versjonen. Ressursplanlegging blir rett og slett mer ukomplisert
I det første avsnittet nevnte vi noen gode punkter om Excel-filer i ressursplanlegging. Men ærlig talt er de ikke det mest egnede for å håndtere helhetsbildet av ressursstyring, spesielt når det er mange personer og prosjekter. Det er noen få nøkkelpunkter som bør vurderes når man tenker på å håndtere prosjektressursplaner i Excel. Hvem skal samle alle dataene fra filene til en samlet oversikt? Hvor kritisk er det å få den nyeste og oppdaterte ressursinformasjonen for å finne riktig ressurs til prosjekter og data for helhetsbildet? Hvordan vil et riktig verktøy bidra til å håndtere og revidere ressursplanene, og hvilke andre fordeler er mulige?
EG Silverbucket alene vil selvfølgelig ikke gjøre alt bedre, for et nytt verktøy krever alltid noe ekstra innsats og tid for å gjøre den nye prosedyren til en del av prosjektledelseskulturen. Basert på tilbakemeldingene vi har hørt, anbefaler vi å diskutere og vurdere om Excel er det mest fornuftige alternativet, eller om dere bør utforske ulike verktøy for ressursstyring og undersøke hvilke fordeler de tilbyr.