Det er vanskelig å drive en lønnsom prosjektvirksomhet uten prognoser. Å analysere bemanningssituasjonen spiller en viktig rolle, og det innebærer å undersøke hvor mange personer som er reservert for kommende prosjekter, hvor lønnsomme prosjektene er, og om selskapet har et kompetansegap. Ved å identifisere potensielle problemer er det mulig å reagere i tide, noe som øker sannsynligheten for at prosjektene lykkes.
Prosjektlønnsomhet
I mange prosjektorganisasjoner er personell den største kostnadsposten. Derfor er det viktig å sørge for at de rette personene er tilgjengelige til rett tid for å holde kostnadene nede. I seg selv fører ikke tildeling av personell til prosjekter til høyere inntekter. I verste fall kan de som arbeider på et prosjekt mangle nødvendig kompetanse eller, omvendt, være overkvalifiserte, noe som kan påvirke prosjektets kostnadsstruktur.
Utnyttelses- og faktureringsgrader er blant de viktigste indikatorene for bemanning. Det er imidlertid avgjørende å forstå hvilke typer prosjektarbeid folk er involvert i nå og i fremtiden. Selskaper bør forsøke å tildele arbeidstid til prosjekter som enten er fakturerbare eller mest relevante for selskapets strategi. Hvis selskapet oppdager at de ansatte bruker mye tid på arbeid som ikke kan faktureres, er det hensiktsmessig å flytte fokuset til prosjekter som er mer relevante for selskapets virksomhet.
Regelmessig overvåking av kritiske økonomiske indikatorer, som prosjektkostnader, inntekter og fortjenestemarginer, sikrer at prosjektbudsjetter ikke overskrides og gjør prognoser enklere. En av de viktigste aspektene ved vellykket prosjektoppfølging er å sammenligne faktisk arbeidstid med planene. Hvis prosjekter gjentatte ganger overskrider antall planlagte timer, blir prognoser vanskeligere. Å reagere på dette kan forbedre prosjektvirksomheten og justere fremtidige tilbud nærmere prosjektets kostnadsstruktur.
Håndtere kompetansekrav
Salgspipelen bør tas i betraktning ved prognoser for å sikre at fremtidige kompetansebehov er klare på forhånd. Dette hjelper også med kapasitetsplanlegging, slik at man kan unngå rekruttering i siste liten og overskridelser i tidsplanen. Jo tidligere kravene er kjent, desto bedre kan fremtidig rekruttering planlegges.
I noen situasjoner kan det være ledig kapasitet fordi de ansattes ferdigheter ikke samsvarer med selskapets behov. I slike tilfeller er det mulig å reagere mer effektivt når bemanningsinformasjonen er oppdatert. Kompetanser kan utvikles og utvides gjennom ulike former for opplæring. Salg kan også prioritere prosjektenheter der organisasjonen har ledig personell.
Hvordan forbedre prognoser
Pålitelige prognoser krever nøyaktig og oppdatert informasjon. Et allsidig og effektivt bemanningsverktøy gir nødvendig informasjon om for eksempel hvor mye fakturerbart arbeid som finnes i salgspipelinen, hvor mange ledige personer som er tilgjengelige med spesifikke kompetanser, og sammenligninger av realiserte arbeidstimer i forhold til planlagt arbeidstid. Når all relevant forretningsinformasjon er konsolidert, kan beslutninger tas basert på fakta heller enn følelser.
Å prognostisere fremtiden omfatter følgende:
Å optimalisere personalets tidsbruk for å maksimere effektiviteten, noe som fører til økt fakturering og til slutt fortjeneste.
Proaktivt tilpasse seg markedstrender og endringer ved å utdanne ansatte og opprettholde kompetanser. På lang sikt øker dette selskapets inntekter.
Evnen til å tilpasse seg fleksibelt til endringer i etterspørsel.
Å minimere for høy arbeidsbelastning og påfølgende utmattelse.
Sikre at de rette personene er tildelt de rette oppgavene og unngå tomgang.
Gi riktig informasjon til lederne slik at de kan lede teamene sine bedre.
Reagere på endringer i utnyttelses- og faktureringsgrader. Sikre at prosjekter holder seg innenfor budsjett og gjøre endringer basert på erfaringer.
Sikre at prosjekter lykkes og at tidsplaner overholdes. Dette vil holde kundene fornøyde, noe som innebærer forretningssuksess og vekst på lang sikt.
Overvåke hvordan planene samsvarer med faktisk arbeidstid.
Vi har laget en guide om effektiv bemanning. Hvis du vil vite mer om hvordan du kommer i gang med effektiv ressursstyring og få bedre prognoser.