Det blir ofte sagt at ressursstyring bare er et problem i store selskaper, og at mindre selskaper ikke trenger å bruke tid på det. Det stemmer ikke. Folk og prosjekter i små virksomheter er også viktige og fortjener best mulig omsorg.

Ressursstyring er mer enn bare å tildele personer til ulike oppgaver. Fremfor alt handler det om å sikre at mennesker og prosjekter lykkes og om å forberede seg på fremtiden. Vi har listet opp syv viktige grunner til at ressursstyring gagner alle organisasjoner som jobber med prosjekter.  

1. Kompetansekrav må dekkes av færre personer i små team

I små organisasjoner kan det være vanskelig å forene prosjektkrav og teammedlemmers ønsker. Å sikre at riktig kompetanse er tilgjengelig til rett tid kan avgjøre om et prosjekt lykkes, spesielt hvis bare én person har den nødvendige erfaringen. Dette er ofte tilfelle i små virksomheter. Å fordele folks kompetanse til prosjekter på en hensiktsmessig måte er avgjørende, men ofte også vanskelig, og følgelig blir det kanskje ikke gjort systematisk.

2. Menneskers trivsel er alltid viktig

Uavhengig av selskapets størrelse og omfanget av prosjektaktivitetene, bør menneskers trivsel alltid være en prioritet. Vellykket ressursstyring kan også brukes til å overvåke hver enkelt persons totale arbeidsmengde, ikke bare sett fra prosjektaktivitetenes perspektiv.

Den kan brukes til å svare på spørsmål som hvem som har for mye arbeid, om visse personer alltid tar seg av bestemte oppgaver, om noen har for lite å gjøre over lengre tid, og om folk blir nominert til prosjekter som samsvarer med deres ferdigheter eller læringsbehov.

3. Faktureringssatsen er drivstoffet for prosjektarbeid

En prosjektorganisasjon som utfører fakturerbare oppdrag må kunne overvåke sin faktureringssats. Det er også viktig å kunne forutsi faktureringssatsen for fremtidige oppdrag. I mindre organisasjoner kan selv en liten endring i en enkeltpersons faktureringssats ha stor innvirkning på selskapets situasjon.

Et prediktivt planleggingssystem som tar hensyn til faktureringspriser og ulike fremtidige prosjektkrav, kan gi en prognose for faktureringssatsen. Det kan brukes til å styre salg, rekruttering og eventuelle nødvendige kostnadsjusteringer.  

4. En prognose for produksjonsaktiviteter bør suppleres med en salgsprognose  

Vellykket ressursstyring tar også hensyn til salgsprognoser, der ansatte til nye potensielle prosjekter blir tildelt i henhold til kravene og planlagt for fremtiden.

Ved å forutsi prosjektsalgssuksesser på rollenivå og med sannsynligheter, er det mulig å finjustere prognosen for faktureringssatsen og overvåke om personalets ferdigheter er tilstrekkelige i forhold til fremtidige behov. Det er viktig å kombinere prosjektsalg og tildelinger i ett sentralisert system.

5. Prioritering av prosjektportefølje og utnyttelsesgrad

Implementering av en prosjektportefølje er ofte en balansegang med hensyn til kostnader, prosjektpersonell og tidsplaner. Ved å kombinere prosjektprioritering og ressursstyring er det mulig å optimalisere gjennomføringen og budsjettet for forretningskritiske prosjekter.

Prosjektaktiviteter handler ikke alltid om faktureringssatsen, og da må ressursstyring også kunne støtte beregninger av faktisk utnyttelsesgrad, tilhørende prognoser og optimalisering av alle elementer. Hvis rekkefølgen på planlagte prosjekter avgjøres ut fra tilgjengelige ferdigheter, er det mulig å oppnå betydelige fordeler både for prosjektaktivitetene og for de ansatte.    

6. Det finnes ikke for mye kommunikasjon

Kommunikasjon og transparens – nevnt av mange selskaper som en av deres verdier – kan forbedres ved å samle ressursstyringen og gi tilgang til tilstrekkelig informasjon.  

Det er ikke nok bare å tildele ressurser til et planlagt prosjekt; dette må støttes av registrering og prognoser for ferier, permisjoner og eventuelle interne oppgaver. Dette sikrer også at alles totale arbeidsmengde kan overvåkes og ikke bare består av et visst utvalg oppgaver utført av en person.

Hvis informasjon om alles ferier, permisjoner, totale arbeidsmengde og tidsplan blir tydelig kommunisert, er det mulig å forutsi den faktiske tilgjengeligheten av ferdigheter for hele virksomheten og å håndtere forventningene til både mennesker og prosjekter.

7. Ingen smerte, ingen vekst

Rekruttering av nye personer er alltid en betydelig risiko, spesielt for mindre selskaper – men det er selvsagt også en mulighet. Risiko kan reduseres, og prosjekter kan gjennomføres mer vellykket med planlagte personelltildelinger hvis beslutninger støttes av oppdaterte prognosedata.

Ressursstyring muliggjør ulike analyser, inkludert anslag på tilstrekkelig tilgjengelighet av visse ferdigheter i fremtiden. Basert på en prediktiv analyse av behov kan rekrutteringsprosesser initieres proaktivt, eller det er mulig å vurdere hvilken rolle underleverandører kan spille i nær fremtid. Det er avgjørende å kontinuerlig samle inn og analysere informasjon.  

Avslutningsvis

Å lede med informasjon krever nettopp det: informasjon – også i små selskaper. Det er godt å ha de nødvendige prosessene på plass lenge før mangelen på disse prosessene forårsaker betydelige problemer etter hvert som virksomheten vokser.

Et gjennomtenkt og implementert, vellykket system for ressursstyring vil ikke bare støtte selskaper i vekstfasen, men også fremskynde prosessen med å nå denne fasen. Ressursaktiviteter støttes av et omfattende verktøy for ressursplanlegging som også bidrar til å gjøre driften mer effektiv enn før.