For et par år siden gjorde WSP Denmark ressursplanlegging med regneark og ulike Excel-filer der de ansatte oppdaterte sine egne arbeidstimer. Det som var viktig, men manglet den gangen, var oversiktsinformasjon om forholdet mellom personer og prosjekter. WSP Denmark fant ut at Silverbucket kunne hjelpe dem å dekke det behovet.
Det globale rådgivende ingeniørselskapet WSP utvikler kreative, helhetlige og bærekraftige ingeniørløsninger. WSP Denmark jobber med alle slags prosjekter i sine tre forretningsenheter. Lasse Wilms, Head of BIM and ICT i WSP Denmark, forteller om WSP Denmarks ressursstyring med EG Silverbucket.
Målet med å implementere EG Silverbucket var enkelt: å gjøre bedre ressursplanlegging og øke utnyttelsesgraden.
Generelt var målet å lette det ukentlige arbeidet med regneark og å få alt i relasjon i samme database. "Vi ønsket oss også en løsning som ikke gjorde for mye", sier Lasse og fortsetter: "Vi trengte ikke data på detaljert nivå, og jeg er veldig fornøyd med at EG Silverbucket har holdt det så enkelt".
Lasse nevner at den største fordelen med EG Silverbucket er den koblingen mellom prosjekter og personer. Det er veldig viktig å ha den informasjonen synlig for å kunne gjøre mer presis ressursplanlegging og planlegge bedre for fremtiden, fordi det holder virksomheten i bevegelse, sier han.
WSP Denmark begynte først å bruke EG Silverbucket i en av de tre forretningsenhetene; eiendom og bygg, som en frittstående programvare kun for ressursplanlegging, men med tanke på at de senere skulle integrere den med Visma, forteller Lasse Wilms. Omtrent ett år senere, da integrasjonen med ERP var oppe og gikk og alt fungerte for den første forretningsenheten, begynte WSP Denmark å bruke EG Silverbucket i stor grad i hele organisasjonen for ressursstyring.
Lasse Wilms, som har ledet implementeringen av EG Silverbucket i WSP Denmark, forteller at WSP underveis har utvidet omfanget av hva de ønsker å bruke EG Silverbucket til. I tillegg til ressursplanlegging av produksjonsprosjekter tar WSP Denmark nå også med anbudsprosjekter inn i EG Silverbucket. Lasse forklarer at de tar data fra EG Silverbucket for faktisk å lage en myk backlogg for hele anbudsprosessen. Den siste avgjørelsen var å legge inn kompetanser i EG Silverbucket. Ifølge Lasse er planen å kunne søke og se om WSPs ressurser har bestemte kompetanser.
WSP Denmark har laget en prosess hvor prosjektledere generelt kan legge til og redigere allokeringene for prosjekter. Tidligere, når de brukte regneark, la alle inn sine egne allokeringer. Å tilpasse seg en ny arbeidsmåte er åpenbart ikke alltid lett. Fra prosjektledelsens perspektiv mener Lasse at det er riktig vei å gå, fordi prosjektledere bør ha kontroll over sine prosjekter og økonomisk ansvar. "Dette legger litt mer press på prosjektlederne og mer ansvar for å kontrollere sine prosjekter. Oversikten over prosjektet hjelper også prosjektlederne å se om ressursplanleggingen bør gjøres bedre", sier Lasse. Lasse understreker at EG Silverbucket ikke ble implementert for å erstatte kommunikasjon. I stedet er EG Silverbucket et verktøy som hjelper folk å kommunisere bedre når de ønsker de samme personene i sine prosjekter. Mulige utfordringer med ressursstyring i WSP Denmark tas opp i de ukentlige ressursmøtene ved hjelp av EG Silverbuckets løsning.
Vi bruker data fra EG Silverbucket på tvers av alle, fra toppledelsen og helt ned. Det er ikke bare prosjektlederne som bruker EG Silverbucket hos WSP Denmark. Toppledelsen drar også nytte av EG Silverbucket. Spesielt når det gjelder anbudsprosjekter er idéen å ha oversikt over ressursituasjonen for topplederne ved hovedkontorene i Sverige og Canada.
Denne ressursinformasjonen fra EG Silverbucket er integrert i PowerBI og brukes til prognoser og rapportering.
Lasse Wilms beskriver EG Silverbucket-verktøyet som veldig tilgjengelig. "Som standard er EG Silverbucket er intuitivt og veldig lett å ta i bruk, og det tar bare minutter før folk begynner å bruke det og forstår hvordan det fungerer", sier han. Likevel gjør selvfølgelig integrasjonen med ERP at bruken tidvis blir litt mer komplisert. Det viktigste i implementeringsfasen er å få alle til å ta i bruk løsningen. Lasse sier at "hvis dataene ikke er der, hjelper ikke systemet så mye." Lasse mener det finnes små, viktige justeringer prosjektledere må lære, for eksempel: "Når du ser på et prosjekt, ser du prosjektets ressursplanlegging. Og først ved å klikke på riktig knapp ser du personens akkumulerte timer."
Med EG Silverbucket finner Lasse Wilms at WSP Denmark har nådd den bevisstheten som de lette etter i prosjekter og oversikt lenger frem i tid. De er nå i stand til å se omtrent en måned frem hvis det kommer ressursstyringsproblemer på prosjekter. Den visningen var ikke tilgjengelig før. WSP Denmark´s utnyttelsesgrad har faktisk økt. Men det er selvsagt veldig vanskelig å måle om det bare er EG Silverbucket som har økt utnyttelsesgraden. Sannsynligvis er det en kombinasjon av mange ting.
Når vi også begynner å legge inn alle våre anbud i EG Silverbucket, gir det våre ansatte et enda bedre bilde av fremtiden, fordi de kan se hva som ligger i pipeline også for anbudsprosjekter", forklarer Lasse og legger til at dette perspektivet er en stor fordel, og gir en følelse av trygghet. Han fortsetter: "ofte i de større organisasjonene blir folk på ansattnivå ikke involvert i anbudsprosjektene
WSP Denmark´s eiendoms- og bygningsforretningsenhet har vært et oppmuntrende eksempel på intern bruk og nytte av EG Silverbucket for ressursstyring. De andre avdelingene så på det og syntes det så veldig bra ut og vil nå være en del av det, forteller Lasse Wilms.
WSP ønsker å beholde sine ansatte og opprettholde et godt arbeidsmiljø. Lønnsomhet er selvsagt avgjørende for enhver bedrift. Lasse Wilms påstår "det er helt sentralt å planlegge ressursene riktig for å kunne drive en sunn virksomhet og ha et godt arbeidsmiljø". WSP ønsker også å gjøre en endring globalt når det gjelder miljøsaker. "
Hvis du ikke klarer å drive en sunn virksomhet og planlegge tingene dine riktig, vil du ikke kunne gjøre noen stor påvirkning", avslutter Lasse.