Ifølge Tim Russell håndterer Lumos Inc. ulike prosjekter med forskjellige varigheter. Selskapet håndterer prosjekter som kan vare opptil 6–8 år og involvere omtrent et halvt dusin eller flere teammedlemmer. I tillegg håndterer de kortere prosjekter som varer rundt 3 måneder med et team på 2 personer, samt alt derimellom. Lumos & Associates bruker Silverbucket´s moderne grensesnitt eksklusivt.
Vekst førte til bytte av verktøy
Etter hvert som selskapet vokste, håndterte vi fordelingene våre i et Excel-ark. Denne metoden fungerte da vi var rundt 30 personer. Men da vi ønsket å vokse videre, trengte vi en mer delbar plattform som var enklere å holde oversikt over og oppdatere uten å være avhengig av én person til å vedlikeholde regnearket.
Tim forklarer at Lumos & Associates først prøvde et annet planleggingsverktøy, men bestemte seg for å bytte etter ett år på grunn av at det var arbeidskrevende. Han fortsetter \"Heldigvis identifiserte vi EG Silverbucket som en løsning. Først var det naturlig nok en viss motstand på grunn av kjennskap til de gamle arbeidsmetodene, men folk begynte raskt å ta i bruk EG Silverbucket\".
Silverbucket oppfyller vårt formål ved å tilby en løsning for strategisk planlegging. Det hjelper med å administrere ansatte ikke bare i nåværende prosjekter, men også i kommende. I tillegg hjelper det med å fordele ressurser for klyngeprosjekter for å sikre optimal utnyttelse av personalet.
Forbedret ressursplanlegging
Lumos & Associates overvåker informasjonen de mottar fra EG Silverbucket ukentlig eller annenhver uke. Tim beskriver \"Med EG Silverbucket kan vi kontrollere om personer i alle grupper er fullt tildelt og rådføre oss med ledere om muligheten for å omfordele dem til andre oppgaver. Det er svært nyttig å ha et verktøy som identifiserer potensielle tilgjengeligheter blant våre ansatte. Dette verktøyet setter i gang diskusjoner om hvordan vi håndterer vårt personell effektivt. Det fungerer som en utmerket fasilitator for viktige samtaler\". Tim legger til at for øyeblikket har 40 % av de ansatte mulighet til å oppdatere og tildele ressurser, mens 60 % kun har visningstilgang.
Pålitelig support - til tross for tidssonen
Tidssoneforskjellen mellom USA og Norden har ikke vært noe problem i det hele tatt. For det første fordi Tim synes hjelpeguiden i EG Silverbucket er svært nyttig.
EG Silverbucket er ikke svært tidskritisk. Hvis mindre problemer oppstår som trenger løsning, hindrer de ikke vår daglige drift, produktproduksjon eller ingeniøroppgaver.
For det andre forklarer Tim \"Hvis vi sender en melding til EG Silverbucket-support på slutten av dagen, forventer vi svar neste morgen. Så tidssoneforskjellen påvirker ikke prosessene våre i noen særlig grad\".
Smart planlegging for fremtiden
Tim Russell er veldig fornøyd med den effektive ressursstyringen de nå har oppnådd: \"Verktøyenes rolle i ressursprosessen er å hjelpe oss med å planlegge hver ansatts tid for de neste to til tre månedene. Ved å planlegge i forkant blir det enklere å omfordele ansatte ved behov og flytte dem til andre prosjekter. Denne tilnærmingen sørger for at våre ansatte forstår hva som ligger foran dem og gjør at de slipper å undre seg over sine kommende oppgaver.\"
Tim legger til at Lumos & Associates også bruker EG Silverbucket i tilbudsfasen for å sikre at riktig personell blir lagt inn i prosjekter allerede på det stadiet. Dette bidrar til å sørge for at de rette folkene er tilgjengelige for prosjektet.
EG Silverbucket verdsetter enkelhet
\"Hos Lumos & Associates foretrekker vi enkelhet. Tidligere slet vi med å administrere ressurser effektivt uten å bruke for mye tid og energi,\" Tim sier. \"EG Silverbucket ga en løsning som var både enkel og kraftfull, og som gjorde at vi kunne håndtere alt tydelig og tilgjengelig uten for mye innsats.\"
Tim setter pris på den intuitive og lettfattelige utformingen av EG Silverbucket. Ingen omfattende opplæring er nødvendig. Han sier: "Brukergrensesnittet er moderne og innbydende. Det grunnleggende nivået for tidsfordeling er lett å forstå, noe som bidro til at brukerne tok det i bruk med minimalt behov for opplæring".
"Vi vurderer å innføre EG Silverbucket i andre avdelinger. Det er mulig at vår byggeavdeling kan ta det i bruk i fremtiden", Tim Russell uttaler etter å ha brukt EG Silverbucket i seks måneder.