Som leder for digital utvikling leder Arno De Ryst den digitale utviklingen hos LINK Arkitektur i Sverige. Siden LINK Arkitektur implementerte EG Silverbucket for omtrent ett år siden, har Arno fulgt den positive effekten EG Silverbucket har hatt på selskapets effektivitet. Før de begynte å lage ressursplaner med EG Silverbucket, slet selskapet med forskjellige Excels for syv kontorer i Sverige og folk kunne ikke se hverandres tildelinger.
Effektiv ressursplanlegging med skalerbare EG Silverbucket
LINK Arkitektur jobber med alle slags arkitekturprosjekter, både offentlige og private. Størrelsen på disse prosjektene varierer fra korte to-personsprosjekter til prosjekter som sysselsetter titalls mennesker i mange år. Spesielt i økonomisk utfordrende tider er det avgjørende å sørge for at selskapets ressurser utnyttes på best mulig måte. I den forbindelse har EG Silverbucket vært en stor hjelp for LINK Arkitektur, sier Arno De Ryst.
"Med regneark var det vanskelig å håndtere syv kontorer, spesielt når vi ønsket å låne ressurser fra ett kontor til et annet", sier Arno. Tidligere, i slike tilfeller, pleide de å sende en e-post med forespørselen til et annet kontor. Det tok selvsagt tid og var ineffektivt.
Oversikt over hele selskapet
Vi er mer enn fornøyde med måten EG Silverbucket har løst våre problemer med ressursplanlegging
Arno sier og forklarer at som en bonus ble det også løst andre problemer av EG Silverbucket: Før var det mye mer skriving av rapporter om at folk hadde noe å gjøre. Alle de syv kontorene hadde sitt eget Excel over folk og prosjekter og et annet Excel med kommende prosjekter. Alle disse tingene måtte rapporteres. "I stedet for det legger vi nå alt i EG Silverbucket og det gir oss ett resultat. Det hjelper oss også å følge opp prosjektene og gir oss en flott oversikt over selskapet. Vi ser både fortid og framtid i ett verktøy." sier Arno.
Full nytte av spesiell ekspertise
LINK Arkitektur gjør tverrressursbruk mellom kontorene på alle nivåer. Noen av ressursene er virkelig spesialiserte, for eksempel kan enkelte personer utarbeide teknisk dokumentasjon. Denne spesialkompetansen er vanskelig å finne. Så når det er mye arbeid, er det viktig å sørge for å bruke denne ekspertisen så effektivt som mulig. "Vi har brukergrupper i EG Silverbucket for personene med spesiell ekspertise, så vi kan lett se, på tvers av de ulike kontorene, hvem som har denne spesialkompetansen, hvem som kan hjelpe og hvem som har for mye å gjøre," forteller Arno.
"Det hjelper oss mye når vi kan se om et kontor trenger støtte. I økonomisk utfordrende tider hjelper det virkelig å se toppene og dalene i grafene i EG Silverbucket. Verktøyet kan også hjelpe til med å minne folk på at vi må fortsette å selge nye prosjekter for å holde oss travle.
Bedre data gjør oss til et bedre selskap.
Ulike kontorer som jobber tett sammen
Ifølge Arno var implementeringen av EG Silverbucket enkel hos LINK Arkitektur. Alle var stort sett ferdige med Excels. "Vi forsto som selskap at vi måtte gjøre noe for å forbedre effektiviteten og resultatene og jobbe bedre sammen," husker han og fortsetter
EG Silverbucket er faktisk verktøyet som lar oss samarbeide enda mer enn før.
Når det gjelder grunnleggende tildeling av tid og prosjekter, var implementeringen rask. Tankesettet og å forstå verktøyet på et mer detaljert nivå tar selvfølgelig mer tid.
Vi er veldig fornøyde med hvordan EG Silverbucket ble. Det er ingenting jeg savner fra excels.
Ressurser og budsjett i ett verktøy
Det Arno liker best med EG Silverbucket er samsvaret mellom tildelinger og faktisk forbruk. "Jeg liker også veldig godt at vi kan samle hele økonomien til prosjektene i EG Silverbucket",": Vi kan følge opp budsjettet. Ressurser og budsjett er koblet, og det er viktig at vi har helheten. Hvordan vi bemanner et prosjekt er viktig for hele budsjettet og det økonomiske utfallet av prosjektet." sier Arno. Som selskap har LINK Arkitektur vært glade for å se at de planlagte og faktiske kurvene er svært like - så de har vært veldig gode til å planlegge. Å ha alt i ett verktøy er veldig nyttig, sier Arno og fortsetter: EG Silverbucket er også et læremiddel for prosjektlederne. Den overraskende ekstra fordelen
The surprising additional benefit
Så, ressursplanleggingen med EG Silverbucket har gitt etterlengtet effektivitet. "Da vi lanserte EG Silverbucket var det i stor grad om tildelinger og planlegging. Det som overrasket meg er det faktum at vi kan følge opp prosjektenes budsjett så godt i EG Silverbucket." Arno forklarer og forteller at det har vært utfordrende for LINK Arkitektur å finne et verktøy som kunne hjelpe til med å følge opp prosjektene på den måten de ønsker:
Jeg har funnet ut at EG Silverbucket er den beste måten vi kunne forestille oss for å kombinere ressurser og budsjettering.
EG Silverbucket gjør livet enklere
"EG Silverbucket har gjort ressursmøtene våre enklere fordi vi har grafene og informasjonen rett foran oss.
Takket være EG Silverbucket har vi spart mye tid.
Og vi bruker tiden vår mer effektivt enn før." gjentar Arno De Ryst. "Vi vet når prosjekter avsluttes, og vi kan tildele folk til nye prosjekter langt enklere. Også ved å følge opp resultatet av tildelinger vet vi om noe må justeres." sier han.
Bemanning med EG Silverbucket er nesten som en ferie
“Det er som et morsomt spill å leke med forskjellige brikker i EG Silverbucket og få grafen til å fungere. I EG Silverbucket er det veldig tydelig når noen jobber for mye eller ikke har nok prosjekter.
Resultatet av hvor mye effektivitet EG Silverbucket har brakt for LINK Arkitektur og hvor enkelt det er å jobbe mellom kontorene med verktøyet har vært mer positivt enn vi forventet.