“Silverbucket er brukervennlig og har et enkelt grensesnitt for ressursplanlegging, samt en rekke funksjoner og rapporter du kan studere når du blir mer kjent med systemet.“
Bakgrunn
Tidligere gjorde Tengbom ressursallokeringer i Excel. Det var tidkrevende og fragmentert, og de fikk ikke oversikt over arbeidet sitt. Tengbom hadde ikke en klar forståelse av selskapets totale kapasitet, nåværende og kommende prosjekter. Bemanningsfordeling og prioritering av prosjekter baserte seg i stor grad på gjetting, og de syntes det var vanskelig å se hull i ressursplanleggingen.
Hvorfor Silverbucket?
Fordi Tengbom har jobbet med Silverbuckets forhandler Sundbom & Partners i lang tid, var det naturlig å bruke deres kompetanse som støtte i Tengboms ressursplanlegging. Ressurs- og prosjektinformasjon importeres fra deres ERP. Videre tas alle faktiske timer med i beregningen, og på den måten er det enkelt å sammenligne faktisk utførte timer med planen, helt ned på den enkelte medarbeider.
Silverbucket er brukervennlig og har et enkelt grensesnitt for ressursplanlegging, samt en rekke funksjoner og rapporter du kan utforske når du blir mer kjent med systemet.
Vi ønsket også en skybasert tjeneste slik at vi kunne unngå installasjoner og få mest mulig ut av informasjonen som allerede eksisterte i vårt ERP-system.
Introduksjonen
Tengbom overførte all nødvendig informasjon fra sitt ERP til Silverbucket via integrasjonen. Innledningsvis valgte de kun å aktivere enkelte pilotavdelinger som begynte å bruke systemet. På denne måten fikk de mulighet til å teste hele systemet og starte i et tempo som passet dem best.
Deretter begynte Charlotte å besøke alle kontorene deres for å introdusere Silverbucket slik at de alle kunne begynne å planlegge prosjekter og ressurser. Introduksjonen varierte noe avhengig av de ulike behovene. Noen ganger ble systemet introdusert for hele staben, noen ganger bare for kontorlederen og noen administratorer, ofte supplert via Skype.
Dagens situasjon
I dag brukes Silverbucket i hele Tengbom-organisasjonen, og sammen har de etablert en arbeidsmåte som sikrer kvaliteten på ressursallokeringene. Hver uke har Tengbom et møte for ledere som trenger å låne eller låne ut ressurser.
“Det er lett for oss å se ressursallokeringene i hele selskapet, og Silverbucket gjør det enkelt for oss å omfordele kapasitet. Vi har fordelt ressurser før, men nå har vi både rutinene og verktøyene som trengs.”
Konklusjon
Da ressursplanleggingen ble flyttet fra Excel til Silverbucket, innså Tengbom at mange av kontorene ikke hadde kontroll over planleggingen slik man hadde trodd. Enkelte enheter hadde for mye arbeid, mens andre hadde for lite, og dette ble synlig i Silverbucket. Tidligere hadde Tengbom god kontroll over pågående arbeid, men forståelsen av fremtiden var ikke like god som den er nå.
I dag har vi en unik oversikt over prosjektene våre og bemanningsfordelingene. Siden Silverbucket inkluderer både ressursplan og faktiske timer, visualiseres fortid, nåtid og fremtid. På denne måten er det lett for oss å se hvordan vi står i forhold til planene våre.”