Hva kan du bruke et medlemssystem til?

Et medlemssystem er dedikert programvare som samler en organisasjons viktigste administrative oppgaver på ett sted.

Det dekker blant annet kontingentadministrasjon, kommunikasjon med medlemmene, arrangementsstyring og den løpende håndteringen av organisasjonens register.

Når medlemssystemet samler de administrative arbeidsflytene, kan medarbeiderne på sekretariatet bruke mindre av den knappe tiden på gjentatte registreringer og mer på rådgivning, medlemskontakt og oppgaver som krever faglig vurdering.

Fra Excel-ark til samlet plattform

Mange frivillige organisasjoner og foreninger begynner i det små — en enkel liste med navn og e-postadresser, et regneark for kontingent og en felles innboks for kommunikasjon. Det fungerer lenge. Men når medlemstallet vokser, kontingentstrukturen blir mer kompleks, eller medlemmene stiller høyere krav til organisasjonen, begynner de spredte løsningene å kreve stadig flere manuelle overføringer, kontroller og rettelser.

Et profesjonelt medlemssystem erstatter regnearkene og skaper et felles datagrunnlag som sekretariatet, styret og medlemmene — via selvbetjeningsfunksjoner — kan arbeide ut fra.

EG Membercares Foreningsundersøkelse viser at 64 prosent av de nordiske foreningene ønsket å automatisere administrative arbeidsflyter eller frigjøre ressurser. Et samlet system støtter dette ved å koble medlemsdata, betalinger, kommunikasjon og arrangementer i de samme arbeidsflytene.

Dette kan du bruke et medlemssystem til

Kjernen i enhver moderne løsning for medlemsadministrasjon er kontingentadministrasjonen. Systemet beregner, fakturerer og registrerer betalinger automatisk, håndterer purringer og gir sekretariatet løpende oversikt over betalingsstatus. For en mellomstor organisasjon er det alene en merkbar lettelse i det daglige arbeidet.

Kommunikasjon med medlemmene er det andre sentrale området. Et godt system gjør det mulig å segmentere kommunikasjonen, slik at riktig budskap når riktig mottaker.

Et fagforbund kan for eksempel kommunisere ulikt med den aktive tillitsvalgte og det passive, sympatiserende medlemmet. En interesseorganisasjon kan rette informasjon mot bestemte faggrupper eller geografiske områder. Foreningsundersøkelsen viser dessuten at kommunikasjon med medlemmene er det høyest prioriterte automatiseringsområdet: 83 prosent av organisasjonene peker på det som den viktigste bruken av et digitalt system.

Arrangementsstyring er den tredje søylen. En integrert modul for arrangementer gir sekretariatet ett sted å opprette, administrere og følge opp alt fra lokale møter til landsdekkende konferanser. Påmelding, betaling og deltagerlister henger sammen med resten av medlemsdatabasen og eliminerer manuelle dobbeltregistreringer.

Et moderne medlemssystem inneholder dessuten en selvbetjeningsplattform — Membersite — som lar medlemmene selv oppdatere kontaktopplysninger, melde seg på arrangementer og betale kontingent. Det reduserer antallet rutinehenvendelser til sekretariatet og gir det enkelte medlem en bedre opplevelse.

EGs erfaringer fra de mest modne implementeringene viser at opptil 70–80 prosent av visse standardhenvendelser potensielt kan håndteres uten menneskelig inngripen, når selvbetjeningsfunksjonene er satt riktig opp.

GDPR og datasikkerhet skal være en integrert del av et profesjonelt system. Frivillige organisasjoner håndterer sensitive personopplysninger, og det stiller krav til hvordan data lagres, nås og slettes. Et profesjonelt medlemssystem skaper ikke bare oversikt over hvem som er registrert og med hvilket samtykke — det gir også verktøyene som trengs for å etterleve kravene systematisk og løpende.

Rapportering og analyser får større betydning jo mer datadrevet organisasjonen arbeider. Et samlet system gir ledelsen løpende innsikt i medlemsatferd, betalingsstatus og engasjementsnivå.

Hvem trenger et medlemssystem?

Et medlemssystem er ikke forbeholdt store organisasjoner. Det er relevant for alle foreninger og organisasjoner med et aktivt og løpende administrert medlemskap: fagforbund, interesseorganisasjoner, pasientforeninger og politiske partier. Felles for dem er regelmessige inn- og utmeldinger, løpende kontingentadministrasjon og kommunikasjon med mange mottakere.

Sekretæren eller administratoren arbeider typisk i systemet daglig, mens tillitsvalgte bruker selvbetjeningsfunksjonene og ledelsen bruker rapporteringen til å følge organisasjonens utvikling.

Det som frigjøres — og hva det betyr i praksis

"Hvis vi lykkes, ser fremtidens medlemsorganisasjon ikke ut som en administrert forening med et sekretariat. Den ser ut som et levende nettverk av mennesker, tilrettelagt og bundet sammen av intelligent teknologi, og ledet av mennesker med visjoner og hjerte for fellesskapet."

Ambisjonen kan omsettes til konkret praksis når organisasjoner samler medlemsadministrasjonen og dermed frigjør tid til rådgivning, nettverk, arrangementer og den menneskelige kontakten som ikke kan automatiseres.

Relaterte produkter