Medlemssystem for foreninger: Slik støtter det medlemsbevaring

Kommersielle plattformer kan i dag tilby faglig rådgivning, nettverk og kunnskapsdeling uten kontingent og medlemskap.

En moderne forening kan derfor ikke basere sin konkurransekraft på fellesskapet alene. Et godt medlemssystem fungerer både som et administrativt verktøy og som grunnlag for en serviceopplevelse som kan styrke medlemmenes tilknytning til organisasjonen.

Medlemsbevaring har stor betydning for foreningens vekst

Medlemsvekst avhenger av både rekruttering og bevaring. Foreninger trenger derfor kunnskap om synkende aktivitet, manglende betalinger og andre tegn på svekket tilknytning, slik at sekretariatet raskt kan følge opp — helst før medlemmet melder seg ut.

Et profesjonelt system for medlemsadministrasjon kan gi løpende innsikt i betalingsmønstre, engasjementsgrad og aktivitetsdeltakelse. Sekretariatet kan dermed kontakte det inaktive medlemmet før det melder seg ut og følge opp en forsinket betaling før den utvikler seg til en restanse.

Medlemsdata kan brukes i bevaringsarbeidet

Et moderne medlemssystem registrerer både kontigentsstatus og organisasjonens øvrige kontakt med medlemmet — kommunikasjon, arrangementsdeltakelse, tillitsverv og historikk over tid.

På det grunnlaget kan foreningen differensiere innsatsen: rette kommunikasjonen mot ulike medlemsgrupper, identifisere engasjerte medlemmer og vurdere hvilke arrangementer som styrker tilknytningen.

EG Membercares egen Foreningsrapport viser at 45 prosent ønsket bedre muligheter til å tiltrekke og beholde flere medlemmer. Et godt system for medlemsregister skaper ikke vekst i seg selv, men kan gi et bedre grunnlag for å arbeide systematisk med målet.

Selvbetjening påvirker foreningens medlemsservice

Sekretariatets oversikt bør suppleres med en selvbetjeningsplattform — Membersite — der medlemmene kan oppdatere opplysninger, melde seg på arrangementer og betale kontingent når det passer dem. Selvbetjeningen forbedrer servicen og blir samtidig en del av den samlede medlemsopplevelsen i hverdagen.

De kommersielle alternativene er ofte sterke på enkel tilgang, rask respons og en digital opplevelse som er lett å forstå. Foreningene trenger ikke å matche techgigantenes grensesnitt, men de må tilby en profesjonell og logisk selvbetjeningsopplevelse.

Konsekvenser for foreningens medlemsutvikling

"Alle foreninger er forskjellige, og ingen forventer at den lille foreningen kan ha en nettside som matcher Facebooks grensesnitt og funksjonalitet. Utfordringen er at vi som mennesker vænner oss til at alt er enkelt og går raskt. Derfor må foreningene hele tiden være på hugget hvis de vil klare seg i konkurransen om tid og penger fra de kommersielle aktørene."

Teknologien bidrar når den reduserer administrasjonen og gir sekretariatet bedre oversikt. Den frigjorte tiden kan brukes på relasjoner, arrangementer og interessevaretagelse — oppgaver som fortsatt krever menneskelig kontakt og faglig vurdering.

Relaterte produkter