Kun toimittaja on myös käyttäjä: näin EG pyörittää omia toimitilojaan EG MainManagerilla
Siinä on jotain kaunista symboliikkaa, kun ohjelmistotalo päättää ottaa käyttöön oman tuotteensa. Juuri näin EG on tehnyt. Kun EG Worksensen avulla oli ensin selvitetty, miten toimistoja todella käytetään, EG on nyt ottamassa käyttöön EG MainManageria, yhtiön omaa alustaa toimitilajohtamiseen ja palveluhallintaan. Ensimmäinen askel, digitaalinen Helpdesk, on jo käytössä ja kokoaa palvelupyynnöt, työtilatiedot ja energiatiedot yhteen paikkaan toimistoissa ympäri Skandinaviaa, Puolaa ja Intiaa.
Kaikki alkoi EG Worksensesta
Kaksi vuotta sitten EG otti käyttöön EG Worksensen selvittääkseen, miten toimistoja oikeasti käytetään. Tilankäyttö, hybridivaraukset ja työtilatiedot muuttivat oletukset faktoiksi. Kyse ei ollut vain neliöiden optimoinnista – se osoitti, mitä kunnollinen data voi tehdä EG:n toimintatavoille, ja loi pohjan sille, mitä oli tulossa.
Yksi paikka koko toimitilatoiminnalle
Nyt EG on ottamassa EG MainManageria käyttöön omissa toimipisteissään. Ensimmäinen vaihe on digitaalinen Helpdesk, joka korvaa ServiceNow-järjestelmän toimitilapyynnöissä: Intiassa käyttö alkoi 3. heinäkuuta 2026, ja muut EG:n toimistot seuraavat pian perässä. Työntekijät tekevät pyynnön kahdessa vaiheessa ilman erillistä kirjautumista, saavat automaattisia sähköposti-ilmoituksia prosessin edetessä, ja työtilaukset välittyvät suoraan oikeille palveluntarjoajille.
Yli 40 toimipisteessä ja 3 000 työntekijän keskuudessa Helpdesk antaa toimitilatiimille yhtenäisen näkymän pyyntöihin, tilankäyttöön ja energiatietoihin, jolloin jokainen pyyntö kirjataan, ohjataan eteenpäin ja viedään loppuun asti. Vuokrasopimukset, palvelusopimusten hallinta ja syvempi ERP-integraatio tulevat seuraavissa vaiheissa, ja näin rakennetaan johdonmukainen toimitilajärjestelmä kaikkien toimipisteiden, omaisuuserien ja sopimusten hallintaan.
"Omien toimitilojemme siirtäminen EG MainManageriin on ollut nopea ja jouheva prosessi. Siirryimme hajanaisista työkaluista yhteen paikkaan, jossa kaikki varauksista palvelutapauksiin nivoutuu yhteen, ja pystyimme toteuttamaan sen ripeästi, koska järjestelmä mukautuu meidän toimintatapaamme – ei toisin päin."
Integroitu omiin järjestelmiimme
Koska EG MainManager perustuu yhtenäiseen tietomalliin ja avoimiin rajapintoihin, se keskustelee saumattomasti EG:n muiden järjestelmien kanssa: EG Worksensen kanssa työtila- ja käyttöasteen tiedoissa ja EG EnerKeyn kanssa energia- ja ESG-raportoinnissa. Talous- ja sopimushallinnan integraatiot ovat tulossa käyttöönoton edetessä, jolloin pyynnöt, työtilatiedot, energiatiedot ja ajan myötä myös sopimukset ja kustannukset kootaan yhteen virtaan erillisten työkalujen sijaan. Kyse on juuri siitä periaatteesta, jota EG tarjoaa asiakkailleen – nyt sovellettuna yhtiön omaan portfolioon. EG Worksense, EG MainManager ja EG EnerKey muodostavat yhdessä EG PropCoren, EG:n yhdistetyn kiinteistöekosysteemin, joten EG on käytännössä itsekin EG PropCoren käyttäjä kaikkien kolmen ratkaisun ollessa käytössä.
"Kartoitimme huolellisesti, mitä tarvitsemme toimitilahallintaan, ja EG MainManager vastasi tarpeisiimme jo valmiiksi. Oman alustan valinnassa ei ollut kysymys uskollisuudesta, vaan yksinkertaisesti oikeasta työkalusta oikeaan tehtävään. Käyttöönotto sujui nopeasti, ja pystyimme räätälöimään järjestelmän vastaamaan sitä, miten oikeasti työskentelemme kaikissa maissa, joissa toimimme."
Hyvä toimitilahallinta syntyy, kun järjestelmät, ihmiset ja data toimivat yhdessä – ja EG:llä se tapahtuu nyt omalla alustalla.
Haluaisitko sinä kuulla, mitä se voisi tarkoittaa teidän tapauksessa? Varaa lyhyt esittely ja keskusteluaika, niin katsotaan yhdessä!
