Att modernisera ett affärskritiskt system är ett av de största besluten ett energibolag kan ta. Diskussionen handlar ofta om teknik, migrering och risken för driftstörningar. Men när Nacka Energi ser tillbaka på sin resa är den viktigaste lärdomen en annan.
Som första svenska kund med både elhandel och elnät genomförde bolaget en fullständig övergång från CST, EG's äldre affärssystem, till EG Zynergy - Trade, Invoice och Grid. Målet var inte bara att ersätta ett äldre system, utan att skapa en modern plattform med bättre förutsättningar för integrationer, automatisering och fortsatt utveckling.
Som Erika Bööse, tf elnätschef på Nacka Energi, uttrycker det:
"Det finns väldigt många med fördelar med EG Zynergy jämfört med CST, framför allt att det finns API:er så att vi kan hämta och lämna data precis som vi vill."
Det avgörande arbetet sker innan upphandlingen
Om Erika Bööse skulle ge ett enda råd till andra energibolag som står inför en moderniseringsresa skulle det inte handla om teknik. Det skulle handla om förberedelser. I efterhand menar hon att ännu mer tid borde ha lagts på att kartlägga verksamhetens processer och rita upp integrationslandskapet innan kravspecifikationen tas fram.
Det är en viktig insikt. Ett modernt system kan möjliggöra mycket, men det är verksamheten som måste definiera målet.
När målbilden växte blev förändringsledningen avgörande
Övergången till EG Zynergy var bara en del av Nacka Energis förändringsresa. Under resans gång växte projektets omfattning när ytterligare initiativ lades till, bland annat ett nytt ärendehanteringssystem och nya Mina sidor. Det ökade komplexiteten och blev en tydlig påminnelse om vikten av att skapa en gemensam målbild för verksamhetens processer och systemlandskap redan från start.
Den största utmaningen visade sig inte vara tekniken utan förändringsarbetet. I det första införandet hade inte hela organisationen involverats tillräckligt tidigt och driftsättningen sammanföll dessutom med sommaren, vilket skapade ett högt tryck på kundservice och gjorde omställningen mer utmanande än nödvändigt.
Erfarenheten blev samtidigt en av projektets viktigaste tillgångar. Inför nästa fas fick verksamheten betydligt mer tid att förbereda sig, fler deltog i testningen och kände sig bekväma när det väl var dags att gå live. Resultatet märktes direkt.
"Den här gången kändes det betydligt mer positivt. Alla var med och testade och kände sig bekväma när vi gick live."
Nacka Energi skapade också en tydligare struktur med ansvariga för olika delar av testarbetet och såg till att kunskap byggdes upp och spreds vidare i organisationen. En dedikerad projektledning med mandat att hålla ihop helheten blev ytterligare en viktig framgångsfaktor.
En migrering planerad för att minimera risk
Att byta ett affärskritiskt system innebär alltid risker, men riskerna går att hantera med rätt förberedelser. Inför migreringen skapade EG en kopia av produktionsmiljön där hela processen kunde testas och kvalitetssäkras innan det var dags för den verkliga övergången. Själva migreringen delades dessutom upp i flera steg, vilket gjorde att resurserna kunde fokusera fullt ut på ett område i taget. Resultatet blev ett betydligt kortare driftstopp än vad som annars hade varit möjligt.
Trots att Nacka Energi samtidigt drev flera omfattande förändringsinitiativ märkte slutkunderna i princip inte av övergången. Det var resultatet av noggranna förberedelser, omfattande tester och ett nära samarbete mellan alla involverade.
Intern kompetens blev en avgörande tillgång
En annan viktig lärdom handlade om bemanning. Nacka Energis erfarenhet var att det gav störst effekt att frigöra interna nyckelpersoner och låta dem arbeta fokuserat med projektet. De hade verksamhetskunskapen, förstod processerna och kunde fatta beslut snabbare än externa resurser som först behövde sätta sig in i organisationen. Det utesluter inte behovet av specialistkompetens, men visar hur värdefull den interna kunskapen är i en omfattande förändringsresa.
Ett partnerskap byggt på förtroende
Komplexa projekt kräver mer än en tydlig projektplan. De kräver ett partnerskap där båda parter arbetar mot samma mål. Under hela moderniseringsresan präglades samarbetet mellan Nacka Energi och EG av öppen dialog, transparens och en gemensam vilja att lösa utmaningar när de uppstod. Det skapade förtroende och gjorde det möjligt att fatta beslut snabbt även när projektet utvecklades längs vägen. För Nacka Energi blev relationen med EG och den nära dialogen en viktig del av projektets framgång.
En kultur som gör förändring möjlig
Teknik och processer är viktiga, men enligt Nacka Energi spelar organisationskulturen minst lika stor roll.
"Vi har en kultur där vi försöker hitta lösningar och hjälpas åt."
Den prestigelösa inställningen gjorde att utmaningar kunde hanteras konstruktivt och att fokus låg på att lösa problem tillsammans snarare än att leta syndabockar. Projektet förändrade också organisationens syn på förändring.
"Vi har blivit väldigt mycket bättre på att hantera förändring. Man tycker inte att det är så läskigt längre." säger Erika Bööse.
När människor får vara delaktiga och bygga upp egen kompetens blir förändring något som stärker organisationen i stället för något den behöver oroa sig för.
Vad moderniseringen möjliggör
Med EG Zynergy på plats har Nacka Energi skapat en plattform som öppnar för fler integrationer, ökad automatisering och effektivare arbetsflöden. Flera manuella arbetsuppgifter har redan automatiserats eller förenklats och fler processer kommer successivt att digitaliseras. Det frigör tid till det som skapar mest värde och visar att modernisering inte bara handlar om ett nytt system, utan om att ge medarbetarna bättre förutsättningar att utveckla verksamheten framåt.
Fem råd till energibolag som står inför samma resa
Efter moderniseringsresan lyfter Nacka Energi fram fem erfarenheter som de tror kan hjälpa andra energibolag:
Börja med processerna - inte tekniken. Kartlägg hur ni vill arbeta och hur systemen ska samverka innan kravspecifikationen skrivs.
Involvera verksamheten tidigt och ge den tid. Låt användarna delta aktivt i testningen, bygga upp kunskap och känna sig redo innan go-live.
Skapa en tydlig målbild för hela förändringsresan. Ta höjd för framtida behov, integrationer och parallella initiativ redan från början.
Planera migreringen i detalj. Testa i realistiska miljöer, dela upp arbetet när det är möjligt och minimera påverkan på den löpande verksamheten.
Se modernisering som en investering i människor och arbetssätt - inte bara i teknik. Den största vinsten är en organisation som kan utvecklas snabbare, automatisera mer och använda sin kompetens där den gör störst nytta.
Modernisering är sällan enkel. Men Nacka Energis erfarenhet visar att med rätt förberedelser, rätt partnerskap och en organisation som är delaktig i förändringen blir den inte ett hinder. Det skapar grunden för nästa steg i verksamhetens utveckling.
