Effektivitet er ikke et valg. Det er en nødvendighet.
Holmenlegene er en fastlegepraksis med tre erfarne allmennleger, alle spesialister i allmennmedisin. Praksisen betjener rundt 4 500 listepasienter. Tor Magne har selv et gjennomsnitt på 25 fysiske konsultasjoner per dag, og til sammen har legesenteret 60–70 fysiske konsultasjoner daglig når alle legene er på jobb. Med kun én sekretær på 90 % stilling er effektivitet helt avgjørende. Ikke minst når det gjelder innkreving av egenandeler.
«Vi har veldig lite sekretærressurs for å hjelpe til med betaling, og derfor må vi ha et effektivt system for å hanke inn de kronene vi skal ha for konsultasjonene. Det må være selvforklarende, dette betalingssystemet,» forklarer Tor Magne Lund, Holmenlegene.
Tidligere leverandører bød på ubehagelige overraskelser.
Holmenlegene har lang erfaring med digitale betalingsløsninger, og har gjennom årene brukt flere ulike leverandører. En av dem gikk konkurs. En annen sendte utestående krav automatisk til rettslig inkasso, noe som skapte store problemer.
«Hvis et krav går til rettslig inkasso, mister man fullstendig kontroll over det. Det kan påløpe masse kostnader på den legen som eier kravet personlig. Det har jeg erfart med andre betalingsleverandører.»
Da EG Infodoc lanserte sin egen betalingsløsning, var valget for Tor Magne og Holmenlegene enkelt.
Integrert fra dag én. Ingen ekstra leverandør, ingen manuell overføring.
For Holmenlegene var det avgjørende at EG Infodoc Betaling ikke er en frittstående tredjepartsløsning, men EG Infodoc sin egen betalingsløsning. Det gjør at betaling blir en integrert del av arbeidsflyten i journalsystemet de allerede bruker.
Valget var egentlig ganske enkelt. Integrasjonen er der, og den er sømløs.
Kombinasjonen av SMS-betaling og EG Infodoc Betaling sin håndtering av ubetalte krav gjør at Holmenlegene opplever løsningen som en klar forbedring fra tidligere leverandører. Tor Magne trekker også frem den nye økonomimodulen i EG Infodoc som en stor oppgradering.
«Det er en fantastisk forbedring i forhold til det gamle. Den nye økonomimodulen er superenkel.»
Et viktig poeng for Tor Magne er også at EG Infodoc Betaling ikke sender krav automatisk videre til rettslig inkasso. Kunden velger selv om inkasso skal benyttes, og intet går til rettslig inkasso uten at legekontoret har tatt stilling til det.
«Det er en kjempeklar forbedring, både etisk og økonomisk. Vi har full kontroll over hva som skjer med ubetalte krav, og ingenting går til rettslig inkasso uten at vi har bestemt det selv.»
Pasientene betaler selv
I tillegg til basisløsningen med SMS-betaling har Holmenlegene valgt å ta i bruk EG Infodoc Kiosk, som er plassert på venterommet. Her kan pasientene betale selv, uten å involvere resepsjonisten.
«Vi liker at pasientene kan gå og gjøre opp for seg. De er vant til det, og det føles trygt. Utformingen er særdeles elegant. Det er egentlig bare en iPad-størrelse. Utrolig enkel å bruke.»
Kiosken fungerer som et naturlig supplement til SMS-løsningen. Pasienter som ikke betaler med det samme, mottar automatisk en SMS med betalingslenke. Det sendes en påminnelse etter tre dager, og dersom kravet fortsatt ikke er gjort opp etter fem dager, går det over til faktura med et gebyr på kun 5 kroner.
Pasienter som glemmer å betale i kiosken vil automatisk få en SMS med mulighet til å betale direkte med Vipps eller kort.
Ankomstregistrering
I tillegg til betaling tilbyr kiosken ankomstregistrering. Pasienten kan sjekke inn selv når de ankommer legekontoret, uten å måtte henvende seg i resepsjonen. Det gir en jevnere flyt på venterommet og avlaster sekretæren i de travleste periodene av dagen.
Hva er forskjellen på innfordring og rettslig pågang?
Inkasso er prosessen med å inndrive forfalte og ubetalte fakturaer. Dersom en faktura ikke betales ved forfall, kan det først sendes en betalingspåminnelse eller et inkassovarsel med minst 14 dagers betalingsfrist. Hvis kravet fortsatt ikke blir betalt, kan saken sendes til inkasso, hvor det påløper lovregulerte inkassokostnader og forsinkelsesrenter.
Dersom betaling fortsatt uteblir, kan saken gå videre til rettslig inndrivelse gjennom forliksrådet eller namsmannen. Legen må da betale rettsgebyrer på forhånd, og det kan bli nødvendig å møte personlig i forliksrådet. Dette kan være både tidkrevende og kostbart for legen.
Hva gjør andre leverandører?
Hos de fleste andre leverandører er inkasso ikke et valg, men en automatisk del av prosessen. Provisjonen øker for hvert varsel som sendes, og kan ende på opptil 62,5 % når tungt salær legges til. Altså siste steg før rettslig oppfølging. I praksis kan dette gjøre innfordringsprosessen opptil fem ganger dyrere enn med EG Infodoc Betaling.
Hva gjør EG Infodoc Betaling?
Med EG Infodoc Betaling står legekontoret selv fritt til å velge om inkasso skal benyttes. Dersom fakturaen sendes til inkasso og pasienten fortsatt ikke betaler, går kravet ikke automatisk videre til rettslig oppfølging. Hver sak vurderes individuelt, blant annet ut fra kravets størrelse og hvorvidt rettslig pågang vurderes som hensiktsmessig for å oppnå en løsning.
Vår policy er å unngå unødvendige kostnader for pasienten. EG Infodoc Betaling tar ikke provisjon av fakturabeløpet før fakturaen faktisk blir betalt, og provisjonen overstiger aldri 10 %. Til sammenligning opererer mange konkurrerende løsninger med en provisjon som øker allerede fra første inkassovarsel. Ofte fra 10 % og helt opp til 62,5 % ved tungt salær.
Slik fungerer SMS-betaling
Når en egenandel ikke gjøres opp på stedet, sender EG Infodoc Betaling automatisk en SMS med betalingslenke til pasienten. Dette gjelder også for telefon- og videokonsultasjoner og andre tjenester som genererer egenandel uten at pasienten har vært på kontoret. Betalingforløpet er som følger:
Dag 1: SMS med betalingslenke sendes til pasienten.
Dag 3: Påminnelses-SMS sendes med samme informasjon.
Dag 6: Ubetalte krav overføres til faktura med et gebyr på kun kr 5,–.
Dersom fakturaen heller ikke betales, kan det sendes inkassovarsel med purregebyr på kr 35,–. Kravet øker ikke ytterligere før et eventuelt inkassovarsel sendes, og som beskrevet over, skjer ikke dette uten at legekontoret har bestemt det.
