I många företag kan resursplanering verka lite tråkig och obligatorisk. Men om verktygen är uppdaterade kan resursallokering till och med bli ganska enkel och rolig att göra. Man känner sig motiverad att göra det när grunderna är rätt. Härnäst går jag igenom de vanligaste fallgroparna i resursplanering – och berättar hur du kan undvika dem med hjälp av EG Silverbucket.
Den största fallgropen: ingen resursplanering
Gör vi något? Vad gör vi? Hur reagerar vi? Reagerar vi överhuvudtaget? Vilken information finns tillgänglig? De mest betydande fallgroparna i resursplanering är relaterade till dessa frågor.
Den största fallgropen, förstås, är att resursplanering inte alls görs. I så fall baseras projektplaneringen på ingenting. Med lite tur kan projekten genomföras, men de är osannolikt effektiva eller produktiva.
Om ingen resursplanering har gjorts och projektförväntningar inte har dokumenterats kommer det aldrig att gå att veta om projektet blev som planerat. Det värsta scenariot är att om en konfliktsituation uppstår är det omöjligt att reagera på den. Eftersom korrekt resursplanering inte har utförts är det inte känt hur situationen kan åtgärdas.
Resursplaneringen kan också vara otillräcklig. Företag kan till exempel göra den i Excel. I så fall är åtminstone planerna dokumenterade. Informationen kan dock vara inaktuell, så det blir svårt att utnyttja den. Och när informationen är inaktuell är den också svår att underhålla. I detta fall kanske korrekt resursplanering inte görs, vilket för oss tillbaka till ursprungsproblemet. Resursplanering ger en överblick över läget i ett företag eller projekt. När en tydlig överblick saknas blir det svårt att agera. Medarbetarna vet inte var de behöver vara och vad de ska göra. Dessutom vet inte ledningen hur de ska vägleda dem eftersom det inte finns någon resursinformation tillgänglig.
När företagets övergripande situation inte är tydlig
Vissa företag kanske gör resursplanering, men de är kanske inte medvetna om den övergripande situationen för resursplaneringen. Med EG Silverbuckets huvudgraf ser de dock omedelbart vart de är på väg. Vad är företagets totala kapacitet? Hur mycket av resurserna är reserverade? Är de redan helt överbelagda? Finns det tillräckligt med arbete för alla? Vilken information finns tillgänglig om resurserna? Vilken information finns om de projekt som har resurser tilldelade?
“Så här skulle vi vilja se det,” säger nya kunder ofta när de ser huvudgrafen i EG Silverbucket. Excel och andra verktyg säger helt enkelt inte samma sak.
När rätt resurs inte är tillgänglig
En fallgrop kan vara att de rätta resurserna inte finns tillgängliga vid rätt tidpunkt. I resursplanering bör man alltid se framåt och känna till helhetsbilden. I så fall är det möjligt att få exakt rätt medarbetare till projekten. Medarbetarna vet också var de behöver vara vid varje given tidpunkt, och alla har något att göra.
Om de rätta resurserna inte finns tillgängliga vid rätt tidpunkt har företaget i princip två alternativ. Det första är att omorganisera projekten. Ett annat alternativ är att om den erforderliga resursen inte ens existerar kan man rekrytera en. Därför är det viktigt att se in i framtiden. Företaget kan rekrytera den nödvändiga kompetensen som behövs i framtiden. I vilket fall är det inte lämpligt att rekrytera exakt samma typ av expert för att ersätta en avgående medarbetare. Det kan vara så att en ny sorts kompetens behövs – och god resursplanering visar detta långt fram i tiden.
Det är dock viktigt att komma ihåg att inget verktyg är en automatisk lösning för resursplanering. Information måste flöda och människor måste kommunicera med varandra. EG Silverbucket är ett utmärkt verktyg för att göra informationen tillgänglig för alla och hålla den uppdaterad. Människor måste dock fortfarande prata med varandra för att få de bästa resurserna till rätt projekt och försäkra sig om att alla är på rätt plats vid rätt tidpunkt. Om man hamnar i en fallgrop kommer ett bra resursverktyg alltid att hjälpa.