Projekt kommer och går. Projekts längd varierar och olika slags expertis behövs. Någonstans i organisationen kan det finnas mycket arbetskraft tillgänglig och någon annanstans behövs fler resurser snabbt. Efterfrågan och utbud möts inte. Det kan finnas en expert med precis rätt kompetens någonstans i organisationen, men informationen flödar inte. Ju fler olika anställdas platser det finns, desto mer komplicerat blir det. Därför slösas resurser bort. Detta påverkar särskilt företag som utför debiterbara projektarbeten. Låter det bekant?
Det är utmanande när anställda och team inte befinner sig på samma plats fysiskt. Andelen distansarbete ökar ständigt. Kontor finns på andra sidan av världen. Tyst kunskap är inte alltid synlig. Detta innebär en rad praktiska utmaningar i projektstyrt expertarbete. Om data finns på olika platser (i Excelfiler, hårddiskar och minnesstickor, till exempel) är informationen inte särskilt tillförlitlig. I den här bloggen kommer jag att presentera fyra olika sätt att öka informationsflödet genom resursförvaltning mellan flera olika platser.
1. Håll helhetsbilden tydlig i resursplaneringen
Informationsflöde är avgörande när team och experter befinner sig på olika platser fysiskt. Om företaget vill lyckas måste projektarbetet flyta på. Naturligtvis är faktureringsgrad en viktig indikator. Vanligtvis finns det tiotals eller till och med hundratals fristående planer i Excel eller olika projektplaner, som sedan borde bilda en helhetsbild av faktureringsgraden. Ett bra och uppdaterat informationsflöde samlat från olika platser hjälper till att effektivisera verksamheten och hålla hela organisationen uppdaterad om vad som händer i stort. Att övervaka faktureringsgraden är viktigt så att man kan se hur företaget går.
Ett exempel på en instrumentpanelsektion med mätare för utnyttjandegrader på organisationsnivå. Man kan se faktureringsgraden vid en snabb blick.
2. Gemensam resurstilldelning, gemensamma spelregler
Tänk om alla hade samma spelregler i projektarbetet? I så fall kommer inte den starkaste, mest övertygande eller högljudda att vinna konkurrensen om experterna, utan alla får lika möjlighet att få arbetskraft till sina projekt. Dessutom behandlas olika kontor och platser mer jämlikt. Med ett korrekt resursplaneringsverktyg behöver man inte längre ropa högt i kontorskorridoren 'vem vill gå med i mitt projektteam?'. Resursinformationen kan hittas i ett centraliserat system. För projektledare gör god resurstilldelning arbetet mer effektivt. Dessutom förhindras att en nyckelexpert tas till ett annat projekt när det första projektet bara är halvvägs färdigt. Projektledaren får lugn och stabilitet i projektteamet eftersom det inte blir några överraskande förändringar i experternas resursplanering.
3. Kinesisktalande broingenjör? Gör kompetenserna synliga!
Det kan finnas mycket tyst information när anställda inte är fysiskt närvarande. Det kan förekomma spontana fikarumssamtal om projekt och erfarenheter från tidigare jobb, till exempel. När experterna arbetar på distans sker det mindre vardagligt småprat bland kollegor. Således minskar informationsflödet. I så fall kan det gå obemärkt förbi att det finns kunskap som behövs just nu på ett annat kontor i en grannstad eller till och med på andra sidan jordklotet. Det är mycket användbart för chefer och HR att kunna se medarbetarnas kompetens från ett och samma ställe. Har vi kinesisktalande kollegor? Kommer det att bli ett nytt broprojekt? Om det finns lämplig kompetens hittar cheferna det snabbt. Om det inte finns lämplig kompetens kan nyrekryteringar eller underleverantörer anlitas. Dessutom kan medarbetare erbjudas utbildning i populära ämnen. Det är också lättare att hitta en vikarie för en sjuk person, även från ett annat kontor.
Med EG Silverbucket är det enkelt att hitta precis rätt kompetens för varje projekt – vare sig det gäller ett specifikt språk, ett designprogram eller ett programmeringsspråk.
4. Ge dina experter lugn och ro
Alla vill ha information om sitt eget arbete och sina projekt, oavsett om de arbetar på distans eller på plats. Hur länge kommer jag fortfarande att arbeta med det här projektet? Vad ska jag göra nästa månad? Vilka projekt har jag blivit tilldelad i höst? God resurstilldelning ger experterna lugn och ro. När man ser kommande projekt vid en blick försvinner osäkerheten kring det egna arbetet. Dessutom kan ingen släpa iväg experten till andra, oplanerade projekt. Projekt på en tidslinje. Det är enkelt för medarbetarna att vid en blick se innehållet och längden på sina egna projekt.
Strävar efter mer flexibelt projektarbete
EG Silverbucket matchar exakt behoven hos projektorienterade organisationer. När man använder EG Silverbucket kan man fokusera på resurstilldelning ur perspektivet av en enskild expert, ett projekt, en hel projektportfölj, viss kompetens eller en kund. Resursplanering är ledstjärnan i hela vårt verktyg. God resursplanering kommer att göra projektarbete mer flexibelt i framtiden. När experteam byggs spelar det inte längre någon roll vem som arbetar på vilket kontor. Istället kommer team att sättas ihop utifrån vem som har de mest lämpliga färdigheterna – oavsett plats.
Läs mer om EG Silverbuckets resursplaneringsverktyg här.