Många organisationer använder fortfarande Excelskabeloner för projektresurser, och det är inte svårt att förstå varför. Excel är välbekant, flexibelt och lätt att ändra. När det "officiella resursverktyget" frustrerar dig och får dig att vilja slita ditt hår känns det som en uppenbar lösning att öppna ett kalkylblad du känner och litar på.
Ur en enskild resurschefs eller projektledares perspektiv fungerar det tillräckligt bra. Men ur ett organisatoriskt perspektiv faller det snabbt samman. Hur får man en helhetsbild av resursfördelningar när de är utspridda över dussintals separata filer? Att sammanställa dem är som ett tungt träningspass utan rätt utrustning.
Så varför överväga att gå vidare från resursplanering i Excel? Här är några iakttagelser — från oss och våra kunder — ur tre vinklar: spridning, prognoser och verktyg.
Resursplanering med Excel
Distributionen av resursinformationen sker via e-post, Google Sheets och möten.
Att göra framtida fördelningsplaner bygger på resursfiler i Excel som någon manuellt har sammanställt.
När resurserna ligger i flera Excelfiler blir det ett jobb i sig att hålla dem uppdaterade. Versionshantering är ett ständigt huvudbry, och beroende på var filerna lagras kan det vara en utmaning att komma åt rätt kalkylblad vid rätt tidpunkt.
Resursplanering med EG Silverbucket
Uppdaterad information är alltid tillgänglig för användare utan tidsfördröjning.
Prognoser blir enklare när systemet visar alla fördelningsplaner som också uppdateras i realtid när data redigeras eller ändras.
All data finns på ett ställe så alla ändringar syns omedelbart. Att ändra planer görs enkelt för användaren, vilket bidrar till motivationen att uppdatera planerna.
Excel är ett mångsidigt verktyg som kan passa väl för resursfördelning i små företag. När antalet projekt och personer ökar är Excel inte alltid den bästa lösningen för projektresurser.
Resurshantering med Excel
Hur håller du resursinformationen aktuell när den finns i flera Excelfiler? Folk provar alla möjliga lösningar — en "Excel-gud" som manuellt drar ihop allt för en veckovis översikt, distribution via e-post, återkommande möten eller synk till Google Sheets. Dessa tillvägagångssätt låter rimliga, men de håller sällan över tid. Hur ofta har den mest uppdaterade resursinformationen faktiskt funnits tillgänglig när du behövde den som mest?
Att planera framtida resursbehov i Excel är inte heller någon enkel uppgift. Kan du med säkerhet göra resursplaner för kommande eller potentiella projekt? Är helhetsbilden tillförlitlig nog att lita på? Vid de få tillfällen då du verkligen har aktuell data blir prognostisering betydligt enklare — ingen magkänsla krävs. Men risken finns alltid: att de beslut du fattar bygger på information som redan är inaktuell.
"Svarar inte." Precis som du just har avslutat uppdateringen av din resursplan och är på väg att spara, bestämmer sig Excel för att frysa. I värsta fall kraschar hela din dator och du tvingas starta om. Känner du igen dig? Eller kanske behöver du ett specifikt kalkylblad, men det är lagrat någonstans du inte kommer åt. Och när du väl hittar det visar det sig ändå vara en gammal version.
Resurshantering med EG Silverbucket
I EG Silverbucket är uppdaterad resursinformation alltid inom räckhåll — oavsett var användarna befinner sig eller vilken enhet de använder. Åtkomst styrs av klienten, och användarrättigheter bestämmer vad varje person kan se. Minst kan alla se sina egna projektfördelningar. Projektledare kan uppdatera sina planer i farten, och ledningen får en realtidsöversikt av hela bilden. Inget mer väntande på veckans sammanfattningsmail — uppdateringar kan göras och granskas mitt under mötet, i samma ögonblick som de behövs.
Resursallokeringar kan planeras långt fram i tiden, vilket gör en meningsfull skillnad för prognosnoggrannheten. Det blir enkelt att se om kapaciteten är fullt utnyttjad, var det finns luckor och om rätt kompetenser finns för kommande arbete — utan att behöva pussla ihop bilden från separata filer.
Silverbucket levereras som en molntjänst, så för att komma åt dina resursdata krävs inget annat än en internetanslutning och en enhet. Planering är inte knuten till ett specifikt kontor, dator eller filläge. En sak kunder konsekvent framhäver är sinnesron som kommer av att veta att datan alltid är aktuell — inget mer att tvivla på om du tittar på den senaste versionen. Resursplanering blir helt enkelt mer okomplicerad
I det första stycket nämnde vi några goda poänger om Excelfiler vid resursplanering. Men ärligt talat är de inte de mest lämpade för att hantera helhetsbilden av resurshantering, särskilt när det handlar om många personer och projekt. Det finns några nyckelpunkter som bör beaktas när man funderar på att hantera projektresursplaner i Excel. Vem kommer att sammanställa all data från filerna till en övergripande vy? Hur kritiskt är det att få den senaste och uppdaterade resursinformationen för att hitta rätt resurser till projekt och data för helhetsbilden? Hur skulle ett riktigt verktyg bidra till att hantera och revidera resursplanerna, och vilka andra fördelar är möjliga?
EG Silverbucket ensam kommer förstås inte att göra allt bättre, eftersom ett nytt verktyg alltid kräver extra ansträngning och tid för att den nya rutinen ska bli en del av projektledningskulturen. Baserat på den feedback vi har hört rekommenderar vi att diskutera och utvärdera om Excel är det mest rimliga alternativet, eller om ni bör utforska olika verktyg för resurshantering och studera de fördelar de erbjuder.