Det sägs ofta att resursplanering bara är ett problem i stora företag och att mindre företag inte behöver lägga tid på det. Det är inte sant. Människor och projekt i små företag är också viktiga och förtjänar bästa möjliga omsorg.

Resurshantering är mer än att bara fördela människor till olika uppgifter. Främst handlar det om att säkerställa att människor och projekt blir framgångsrika och att förbereda för framtiden. Vi har listat sju viktiga skäl till varför resursplanering gynnar alla organisationer som arbetar med projekt.  

1. Kompetenskrav måste täckas av färre personer i små team

I små organisationer kan det vara svårt att förena projektkrav med teammedlemmars önskemål. Att säkerställa att rätt kompetens finns tillgänglig vid rätt tidpunkt kan avgöra ett projekts framgång, särskilt om endast en viss person har den erforderliga erfarenheten. Detta är ofta fallet i små företag. Att fördela personers kompetenser till projekt på ett lämpligt sätt är avgörande, men ofta också svårt och görs därför kanske inte systematiskt.

2. Människors välmående är alltid viktigt

Oavsett företagsstorlek och omfattningen av projektverksamheten bör människors välmående alltid prioriteras. Framgångsrik resurshantering kan också användas för att övervaka varje persons totala arbetsbelastning och inte bara ur projektaktiviteters perspektiv.

Den kan användas för att besvara frågor som vem som har för mycket arbete, om vissa personer alltid sköter vissa uppgifter, om vissa personer har haft för lite att göra under lång tid, och om personer utses till projekt som matchar deras kompetens eller inlärningsbehov.

3. Debiteringsgraden är bränslet för projektarbete

En projektorganisation som utför fakturerbara uppdrag måste kunna övervaka sin debiteringsgrad. Det är också nödvändigt att kunna förutse debiteringsgraden för framtida uppdrag. I mindre organisationer kan redan en liten förändring i en individs debiteringsgrad påverka företagets situation avsevärt.

Ett prediktivt schemaläggningssystem som tar hänsyn till debiteringspriser och olika framtida projektkrav kan ge en prognos för debiteringsgraden. Det kan användas för att styra försäljning, rekrytering och eventuellt nödvändiga kostnadsjusteringar.  

4. En prognos för produktionsaktiviteter bör kompletteras med en försäljningsprognos  

Framgångsrik resurshantering tar också hänsyn till försäljningsprognoser, där personal för nya potentiella projekt fördelas enligt kraven och planeras för framtiden.

Genom att förutsäga projektförsäljningsframgångar på nivåer för roller och sannolikheter är det möjligt att förfina prognosen för debiteringsgraden och övervaka personalens kompetens i förhållande till framtida krav. Det är viktigt att kombinera projektförsäljning och tilldelningar i ett centraliserat system.

5. Prioritering av projektportföljen och nyttjandegrad

Genomförandet av en projektportfölj är ofta en balansakt när det gäller kostnader, projektpersonal och scheman. Genom att kombinera projektprioritering och resurshantering är det möjligt att optimera genomförandet och budgeten för affärskritiska projekt.

Projektaktiviteter handlar inte alltid om debiteringsgraden, i vilket fall resurshantering också måste kunna stödja beräkningar av den faktiska nyttjandegraden, relaterad prognostisering och optimering av alla delar. Om ordningen på schemalagda projekt bestäms utifrån tillgängliga kompetenser är det möjligt att uppnå betydande vinster både vad gäller projektverksamhet och personal.    

6. Det finns inget som heter för mycket kommunikation

Kommunikation och transparens – som många företag anger som ett av sina värden – kan förbättras genom att koncentrera resurstilldelning och ge tillgång till tillräcklig information.  

Det räcker inte att bara tilldela resurser till ett schemalagt projekt; detta måste stödjas av registrering och prognostisering av semestrar, ledighet och eventuella interna uppgifter. Detta säkerställer också att allas totala arbetsbelastning kan övervakas och inte bara består av en viss delmängd av uppgifter som utförs av en individ.

Om information om allas semestrar, ledighet samt totala arbetsbelastning och schema kommuniceras tydligt är det möjligt att förutsäga det faktiska utbudet av kompetenser för hela verksamheten och att hantera förväntningarna hos både människor och projekt.

7. Ingen smärta, ingen tillväxt

Att rekrytera nya medarbetare är alltid en betydande risk, särskilt för mindre företag – men det är förstås också en möjlighet. Risker kan minskas och projekt kan genomföras mer framgångsrikt med schemalagda personaltilldelningar om beslut stöds av aktuella prognosdata.

Resurshantering möjliggör olika analyser, inklusive uppskattningar av tillräcklig tillgänglighet för vissa kompetenser i framtiden. Baserat på en prediktiv kravanalys kan rekryteringsinsatser initieras proaktivt eller så går det att bedöma vilken roll underleverantörer kan spela inom en snar framtid. Det är viktigt att ständigt samla in och analysera information.  

Sammanfattningsvis

Att styra med information kräver just det: information – även i små företag. Det är bra att ha de grundläggande processerna på plats långt innan avsaknaden av dessa processer orsakar betydande problem när verksamheten växer.

Ett väl genomtänkt och implementerat, framgångsrikt system för resursstyrning kommer inte bara att stödja företag i tillväxtfasen, utan också påskynda processen att nå denna fas. Resursaktiviteter stöds av ett heltäckande resursverktyg som dessutom hjälper till att göra verksamheten mer effektiv än tidigare.