Det är svårt att driva en lönsam projektverksamhet utan prognoser. Analys av resursläget spelar en viktig roll och innefattar att granska hur många personer som är reserverade för kommande projekt, hur lönsamma projekten är och om företaget har en kompetensbrist. Genom att identifiera potentiella problem går det att reagera i god tid, vilket ökar chansen att projekten lyckas.
Projektlönsamhet
I många projektorganisationer är personalen den största kostnadsposten. Därför är det viktigt att säkerställa att rätt personer finns tillgängliga vid rätt tidpunkt för att hålla kostnaderna nere. I sig leder inte fördelning av personalresurser till projekt till högre intäkter. I värsta fall kan de som arbetar i ett projekt sakna nödvändig kompetens eller tvärtom vara överkvalificerade, vilket kan påverka projektets kostnadsstruktur.
Beläggnings- och faktureringsgraderna är några av de viktigaste indikatorerna för resursanvändning. Det är dock avgörande att förstå vilken typ av projektarbete personer är involverade i nu och i framtiden. Företag bör försöka fördela arbetstid till projekt som antingen är fakturerbara eller mest relevanta för företagets strategi. Om företaget märker att personalen lägger mycket tid på arbete som inte är fakturerbart är det lämpligt att skifta fokus till projekt som är mer relevanta för verksamheten.
Kontinuerlig uppföljning av kritiska finansiella indikatorer, såsom projektkostnader, intäkter och vinstmarginaler, säkerställer att projektbudgetar inte överskrids och gör prognostisering enklare. En av de viktigaste aspekterna av framgångsrik projektuppföljning är att jämföra verkliga arbetade timmar med planerna. Om projekt regelbundet överskrider det planerade antalet timmar blir prognoser svårare. Att reagera på detta kan förbättra projektverksamheten och göra framtida offerter mer i linje med projektets kostnadsstruktur.
Att ta itu med kompetensbehov
Säljpipelinens innehåll bör beaktas vid prognostisering för att säkerställa att framtida kompetensbehov är tydliga i förväg. Detta underlättar också kapacitetsplanering och gör det möjligt att undvika rekryteringar i sista minuten och schemaöverskridanden. Ju tidigare kraven är kända, desto bättre kan framtida rekryteringar planeras.
I vissa situationer kan det finnas ledig kapacitet eftersom medarbetarnas kompetenser inte matchar företagets behov. I sådana fall går det att agera mer effektivt när resurssinformationen är uppdaterad. Kompetenser kan utvecklas och utökas genom olika former av utbildning. Sälj kan också gynna projekt som organisationen har ledig personal för.
Hur man förbättrar prognostiseringen
Tillförlitliga prognoser kräver korrekt, uppdaterad information. Ett mångsidigt och effektivt resursverktyg tillhandahåller nödvändig information om exempelvis hur mycket fakturerbart arbete som finns i säljpipeline, hur många lediga personer som finns tillgängliga med specifika kompetenser och jämförelser mellan realiserade arbetade timmar och planerad arbetstid. När all affärsrelevant information är sammanställd kan beslut fattas baserat på fakta snarare än på känsla.
Att prognostisera framtiden innefattar alla följande:
Optimera personalens tidsanvändning för att maximera effektiviteten, vilket leder till ökad fakturering och i slutändan vinst.
Proaktivt anpassa sig till marknadstrender och förändringar genom att utbilda personalen och upprätthålla kompetenser. På lång sikt ökar detta företagets intäkter.
Förmåga att flexibelt anpassa sig till förändringar i efterfrågan.
Minimera överbelastning och därmed följande utmattning.
Säkerställa att rätt personer har tilldelats rätt uppgifter och undvika att personal står sysslolösa.
Förse chefer med rätt information så att de kan leda sina team bättre.
Reagera på förändringar i beläggnings- och faktureringsgrader. Säkerställa att projekt håller sig inom budget och göra förändringar baserade på lärdomar.
Säkerställa att projekt lyckas och att tidsplaner hålls. Detta håller kunderna nöjda, vilket innebär affärsframgång och tillväxt på lång sikt.
Övervaka hur planer stämmer överens med faktiska arbetade timmar.
Vi har skapat en guide om effektiv resursplanering. Om du vill veta mer om hur du kommer igång med effektiv resurshantering och hur du kan göra bättre prognoser.