Övergripande sett finns det två typer av projekt: utvecklingsprojekt och leveransprojekt. I det förstnämnda utvecklas alltid något nytt, till exempel en ny verksamhetsmodell, process eller produkt, medan det i det sistnämnda alltid levereras ett projekt till kunden enligt den omfattning som anges i avtalet. Dessa projekttyper skiljer sig åt avsevärt, till och med mycket mer än man tror. Särskilt när man funderar över vilken faktor som ligger bakom framgång i projektvärlden bör man snarare fråga vad som är den grundläggande faktorn för hela projektorganisationens framgång? Man bör inte tänka på ett enda enskilt projekt utan på vad som är väsentligt för hela projektorganisationen.
Inför en närmare analys är det bra att definiera vad framgång är. Låt oss anta det enklaste mätbara perspektivet, nämligen pengar. Det finns förstås andra mått, såsom personalens välmående, men den här gången håller vi oss till vad som blir kvar under strecket. Vilka är då de mest avgörande faktorerna för att ett projekt — eller rättare sagt hela projektorganisationen — ska lyckas när mätetal är pengar? Vi lämnar andra faktorer utanför granskningen, såsom gott ledarskap, vilket förstås har stor betydelse för organisationens framgång. Låt oss nu särskilt undersöka vad som är flaskhalsen för framgång i både utvecklings- och leveransprojekt. Måtten är alltså kall, hård kassa.
Flaskhalsen för framgång i utvecklingsprojekt
I organisationer som genomför utvecklingsprojekt finns en mängd projekt i olika faser. En del är redan långt i genomförandefasen och en del är endast i förstudie, det vill säga deras igångsättning är ännu osäker (projektkandidater eller -idéer). För varje sådan projektidé bör man göra ett eget business case eller en lönsamhetsprognos. Det kan man göra formellt till exempel med hjälp av en kassaflödesanalys eller på annat sätt som identifierar varje projekts förväntade lönsamhet.
Nu når vi utvecklingsorganisationens huvudtema i den här artikeln, nämligen framgångens flaskhals. I en utvecklingsorganisation bör man alltid välja de utvecklingsprojekt som ska genomföras utifrån de med bäst business case. Man bör alltså se över hela projektmassan vilka projekt som kan tas i genomförande. Från toppen av högen bör man plocka de allra bästa och mest lockande projektkandidaterna. Detta är naturligtvis en förenklad modell, eftersom det alltid finns projekt som är obligatoriska, såsom lagstiftning. Den här våren är GDPR ett tydligt exempel som säkerligen känns bekant för alla och som träder i kraft våren 2018. I detta fall går det inte att välja huruvida de utvecklingsprojekt som rör detta ska genomföras eller inte.
I utvecklingsprojekt är flaskhalsen alltså hur många projekt som kan genomföras samtidigt. Sämre business cases för utvecklingsprojekt blir, eller åtminstone borde bli, helt enkelt inte genomförda.
Flaskhalsen för framgång i leveransprojekt
Världen för en leveransprojektorganisation är återigen helt annorlunda än den för en utvecklingsprojektorganisation som beskrevs ovan. Inte ett enda projekt lämnas i regel ogjort. Jurister säger om detta "Pacta sunt servanda" — avtal ska hållas. När namnet finns på papper så genomförs projektet. Detta styrs bland annat av affärsetik och avtalsstraff. Ur ett övergripande perspektiv är business caset för leveransprojekt helt annorlunda. För en leveransorganisation kan företagets omsättning beräknas som produkten av tre faktorer: antalet anställda multiplicerat med genomsnittlig beläggningsgrad och genomsnittligt timpris. Ganska enkelt och rakt på sak.
En viktig fråga för leveransorganisationen är: vad är det enklaste sättet att börja förbättra lönsamheten?
Omsättningen kan ökas genom att anställa fler personer, men samtidigt ökar också kostnaderna, så lönsamheten i sig förändras knappast. Timpriset skulle också kunna höjas, men det kan leda till att framgången i anbudstävlingar försämras. Och en höjning av timpriset höjer inte lönsamheten avsevärt. Genom att höja beläggningsgraden går det däremot att förbättra siffrorna avsevärt. Här når vi leveransorganisationens flaskhals för framgång — genom att optimera leveransorganisationens beläggningsgrad kan lönsamheten hamna i helt andra sfärer.
Om man summerar lärdomarna kan man konstatera att det i båda typerna av projektorganisationer i grunden handlar om resurserna och deras optimering. I utvecklingsprojektorganisationen är flaskhalsen för framgång den samtidiga genomförandekapaciteten för projekten, medan det i leveransprojektorganisationer är ökningen av lönsamheten, det vill säga beläggningsgraden, som utgör framgångens flaskhals.