Vi har sett många kunder som ser på resursering som ett nödvändigt ont. Men kära vänner, se inte på det så! Ta det på allvar. Resursering är en av hörnstenarna i projektverksamheten – det är faktiskt A och O i allt.
Resursering är inte samma sak som den där ena Excel-filen djupt inne i någon mapp. Projektledarna klickar dit då och då för att ange vem som gör vad i ett projekt. Excel kan ibland vara uppdaterad – eller så är den inte det. Någon kanske läser den ibland – eller så gör de inte det. Resursering är mycket mer än att bara skriva upp tilldelade timmar.
Fungerande resursering handlar om att ta hänsyn till människor
Tänk om ett resurseringsverktyg också kunde ta hand om de anställdas ork? I Silverbucket syns en anställds totala belastning hela tiden i realtid – både för chefen och för den anställde själv. När personen ser sin egen belastning tydligt ger det lugn åt denne. Fungerande resursering handlar också om återhämtning. I resurseringsverktyget framgår när en medarbetare är på semester eller har andra längre frånvaroperioder.
Belastningen visar å ena sidan en timbaserad situation, men också om det är för många projekt igång samtidigt. Går en experts tid åt till att växla mellan projekt utan att kunna orientera sig eller koncentrera sig ordentligt? Med ett fungerande resurseringsverktyg tar organisationen hand om sina experter så att belastningen inte blir för stor ur någon aspekt.
Fungerande resursering är att förstå kompetenser
För försäljningen är också fungerande resursering oerhört viktigt – i en projektorganisation säljer säljarna framtida resurseringar – kompetenser. Därför är det viktigt att säljare förstår vilken kompetens som är tillgänglig, vilken som inte är tillgänglig och vilken kompetens som överhuvudtaget finns. Företaget får problem om säljarna säljer något som inte finns eller inte går att tillhandahålla.
När säljarna är väl engagerade i resurseringen kan företaget bra spegla om vissa kompetenser kommer att räcka. Om de inte kommer att det kan företaget reagera inför framtiden med rekryteringar. I resurseringsverktyget syns också tydligt trenden över vilka typer av projekt som säljer särskilt bra. Även då är det bra att rekrytera eller vidareutbilda mer av den aktuella kompetensen.
Förutom att experters kompetenser syns i Silverbucket går det även att registrera deras utvecklingsönskemål där. Då kan personalen tilldelas lämpliga arbetsuppgifter och projekt så att de lär sig mer om det ämne de önskar. Om till exempel en viss expert talar engelska på nivå 2 men vill nå nivå 4 kan hen knytas till ett projekt som motsvarar hens utvecklingsönskemål.
Vilken tillgång för ett företag om personalens vilja att utveckla kompetens är klart synlig vid resursering! Denna möjlighet finns inte i särskilt många andra resurseringsverktyg.
Fungerande resursering ser också bakåt
I ett bra resurseringsverktyg kan man länka timrapporteringar till resurseringarna. Vad har faktiskt gjorts och vilka timmängder har realiserats? På så sätt kan man till och med titta bakåt och få extremt viktig data. Bedömer vi upprepade gånger vissa typer av projekt 20 % för lågt? Detta är ett väckande sätt att börja planera sin verksamhet bättre.
Dessutom har vissa organisationer märkt att de har mycket mer småjobb utanför projektverksamheten än man trott. När timutfallen granskas i efterhand kan expertresursernas arbetsinsats fördelas mer realistiskt till fakturerbara projekt. Å andra sidan kan man också fundera över varför småjobben tar till exempel 30 % av en experts arbetstid. Man bör inte kämpa mot sanningen, utan lära av timutfallen.
Fungerande resursering synliggör företagets smärtpunkter
Vi som är resurseringsexperter på Silverbucket oroar oss ibland över att vissa ser verktyget som en alltavgörande, magisk lösning. Det är det inte. Verktygets uppgift är att hjälpa organisationer att prata om svåra frågor som rör resursering. Inget verktyg ensam sköter resurseringen – och det är inte meningen heller.
Att hålla på med Excel har inget med kompetens eller kommunikation – eller behovsprognoser – att göra. Fungerande resursering är inte en stödfunktion som bara måste tas om hand. Resursering är kärnan i hela verksamheten. Det svarar på vad vi måste kunna göra. Vem kan göra det? Räcker vår tid? Räcker vår kompetens? Organisationen måste kunna lösa problem med resursering. Om problemen sopas under mattan behövs ett verktyg som realistiskt synliggör smärtpunkterna. Det är detta behov vi på Silverbucket försöker möta.