Som Head of Digital leder Arno De Ryst den digitala utvecklingen på LINK Arkitektur i Sverige. Sedan LINK Arkitektur införde EG Silverbucket för ungefär ett år sedan har Arno följt den positiva påverkan EG Silverbucket haft på företagets effektivitet. Innan man började göra resursplanering med EG Silverbucket kämpade företaget med olika Excel‑ark för sju kontor i Sverige och folk kunde inte se varandras tilldelningar.
Det Arno tycker bäst om med EG Silverbucket är samspelet mellan tilldelningar och verkliga utfall. "Jag gillar också verkligen att
LINK Arkitektur arbetar med alla slags arkitekturprojekt, både offentliga och privata. Projektens storlek varierar från korta projekt med två resurser till projekt som sysselsätter tiotals personer under många år. Särskilt i ekonomiskt utmanande tider är det avgörande att se till att företagets resurser utnyttjas på bästa möjliga sätt. Med det har EG Silverbucket varit till stor hjälp för LINK Arkitektur, säger Arno De Ryst.
"Med kalkylark var det svårt att hantera sju kontor, särskilt när vi ville låna resurser från ett kontor till ett annat", säger Arno. Tidigare i sådana fall brukade de skicka ett mejl med förfrågan till det andra kontoret. Det tog förstås tid och var ineffektivt.
Överblick över hela företaget
Vi är mer än nöjda med hur EG Silverbucket har löst våra problem med resursplanering
Arno säger och förklarar att det som bonus även fanns andra problem som EG Silverbucket löste vid sidan om: Före var det mycket mer rapportskrivande om att folk hade något att göra. Alla sju kontor hade sitt eget Excel för personer och projekt och ett annat Excel för kommande projekt. Alla dessa saker behövde rapporteras. "Istället lägger vi nu allt i EG Silverbucket och det ger oss ett resultat. Dessutom hjälper det oss att följa upp projekten och ger oss en fantastisk överblick över företaget. Vi ser både det som varit och det som kommer i ett verktyg." säger Arno.
Full nytta av specialkompetens
LINK Arkitektur gör tvärresursallokering mellan kontoren på alla nivåer. Några av resurserna är verkligen specialiserade, till exempel kan vissa personer ta fram teknisk dokumentation. Denna specialkompetens är svår att hitta. Så när det är mycket arbete är det viktigt att se till att använda denna kompetens så effektivt som möjligt. "Vi har användargrupper i EG Silverbucket för personer med specialkompetens, så att vi enkelt kan se, över de olika kontoren, vem som har denna specialkompetens, vem som kan hjälpa och vem som har för mycket att göra." berättar Arno.
"Det hjälper oss mycket när vi kan se om något kontor behöver stöd. I ekonomiskt utmanande tider hjälper det verkligen att se topparna och dalarna i graferna i EG Silverbucket. Verktyget kan också hjälpa till att påminna folk om att vi måste fortsätta sälja nya projekt för att hålla oss sysselsatta.
Bättre data gör oss till ett bättre företag.
Kontor som samarbetar nära varandra
Enligt Arno var implementeringen av EG Silverbucket enkel på LINK Arkitektur. Alla var i stort sett klara med Excel‑ark. "Vi förstod som företag att vi behövde göra något för att förbättra effektiviteten och resultaten och arbeta bättre tillsammans." minns han och fortsätter
EG Silverbucket är verkligen verktyget som gör att vi kan arbeta tillsammans ännu mer än tidigare.
När det gäller grundläggande tids- och projektallokering var implementeringen snabb. Mindset och att förstå verktyget på en mer detaljerad nivå tar förstås mer tid.
Vi är mycket nöjda med hur EG Silverbucket blev. Det är inget jag saknar från Excel.
Resurser och budget i ett verktyg
Det Arno tycker bäst om med EG Silverbucket är samspelet mellan tilldelningar och verkliga utfall. "Jag gillar också verkligen att vi kan samla hela projektens ekonomi i EG Silverbucket",": Vi kan följa upp budgeten. Resurser och budget är kopplade, och det är viktigt att vi har en helhet. Hur vi resurssätter ett projekt är viktigt för hela budgeten och projektets ekonomiska utfall." säger Arno. Som företag har LINK Arkitektur varit glada att se att de planerade och faktiska kurvorna är mycket lika - så de har varit väldigt bra på planering. Att ha allt i ett verktyg är mycket användbart, säger Arno och fortsätter: EG Silverbucket är också ett utbildningsverktyg för projektledarna.Den överraskande ytterligare fördelen
The surprising additional benefit
Så har resursplaneringen med EG Silverbucket gett efterlängtad effektivitet. "När vi lanserade EG Silverbucket handlade det mycket om tilldelningar och planering. Det som överraskade mig är det faktum att vi kan följa upp projektens budget så väl i EG Silverbucket." förklarar Arno och berättar att det har varit utmanande för LINK Arkitektur att hitta ett verktyg som kan hjälpa till att följa upp projekten på det sätt de vill:
Jag har kommit fram till att EG Silverbucket är det bästa sätt vi kunde föreställa oss för att kombinera resurser och budgetering.
EG Silverbucket gör livet enklare
"EG Silverbucket har gjort våra resursmöten enklare eftersom vi har graferna och informationen direkt framför oss.
Tack vare EG Silverbucket har vi sparat mycket tid.
Och vi använder vår tid mer effektivt än tidigare." upprepar Arno De Ryst. "Vi vet när projekten kommer att avslutas, och vi kan fördela folk till nya projekt mycket enklare. Dessutom, genom att följa upp resultatet av tilldelningarna vet vi om något behöver justeras." säger han.
Resursplanering med EG Silverbucket är nästan som en semester
“Det är som ett roligt spel att leka med olika byggklossar i EG Silverbucket och få grafen att fungera. I EG Silverbucket är det mycket tydligt när någon jobbar för hårt eller inte har tillräckligt med projekt.
Resultatet av hur mycket effektivitet EG Silverbucket har gett LINK Arkitektur och hur lätt det är att arbeta mellan kontoren med verktyget har varit mer positivt än vi förväntade oss.