Kaskas är en kommunikationsbyrå som specialiserar sig på forskning, inkludering och hållbarhet. 2017 letade Kaskas Media efter ett lämpligt verktyg för tidrapportering och beslutade sig för att använda EG Silverbucket.
Gradvis utökades dock användningen av verktyget till att omfatta resurshantering, så att fragmenterat projektarbete bättre kunde planeras utifrån personalens belastning.
“De främsta skälen till att införa resurshanteringsfunktionerna var företagets tillväxt, viljan att utveckla våra arbetssätt och att få rutinerna att fungera smidigare,” säger Laura Tahkokallio, operativ chef på Kaskas Media, som fortsätter:
Investeringar i personalens välmående, arbetsengagemang och lönsamhet är några av de aspekter som EG Silverbucket är perfekt för.
På Kaskas Media är resurshantering ett pussel där alla får rätt typ av uppgifter och en lämplig arbetsmängd. Laura Tahkokallio ansvarar för den övergripande resurshanteringen, eller ”bucketing”, som de kallar det på Kaskas Media.
Resurshantering underlättas av färgkodningssystemet, som omedelbart visar om det finns för mycket eller för lite arbete. Rött kräver åtgärd, och ljusgrönt visar att personen i fråga har kapacitet att ta på sig ett nytt projekt. En prestationsrapport från EG Silverbucket diskuteras med varje medarbetare varannan vecka; rapporten visar deras nuvarande arbetssituation och hur den kommande månaden ser ut.
Laura Tahkokallio säger att EG Silverbucket spelar en viktig roll i att förena tidsresurser och kompetenser på Kaskas Media.
De viktigaste projekten i försäljningsfasen registreras också i EG Silverbucket som preliminära reservationer. Detta säkerställer att Kaskas Media är uppdaterat om arbetsbelastningen vid varje givet ögonblick och när företaget har kapacitet att ta emot nya projekt. Det gör det lättare att planera och styra säljarbetet. Personalens interna arbete registreras också i systemet så att de inte blir överbelastade av kundarbete på heltid. Debiteringsgraden övervakas också via EG Silverbucket, och projektledare kan säkerställa att deras projekt håller sig inom uppgiftsbudgeten.
Laura Tahkokallio påpekar också att välmående på jobbet är en viktig drivkraft för att använda EG Silverbucket på alla nivåer.
Systemet visar omedelbart om en person har för mycket arbete, samtidigt som det också kan väcka en diskussion om någon är för upptagen även om deras arbetsbelastning verkar vara på en lämplig nivå. Problem kan tacklas och vissa uppgifter kan till exempel överföras till kollegor. Som ett resultat kan Kaskas Media använda EG Silverbucket för att främja välmående på jobbet samtidigt som man bygger en lönsam verksamhet.