För några år sedan gjorde WSP Danmark resursplanering med kalkylblad och olika Excel-filer där personalen uppdaterade sina egna arbetstider. Det som var viktigt men saknades då var översiktsinformationen om relationen mellan personer och projekt. WSP Danmark upptäckte att Silverbucket kunde hjälpa dem att tillgodose det behovet.
Det globala teknikkonsultföretaget WSP utvecklar kreativa, heltäckande och hållbara ingenjörslösningar. WSP Danmark arbetar med alla typer av projekt i sina tre affärsenheter. Lasse Wilms, chef för BIM och ICT på WSP Danmark, berättar om WSP Danmarks resursförvaltning med EG Silverbucket.
Målet med att införa EG Silverbucket var helt enkelt att bättre kunna resursplanera och öka utnyttjandegraden.
Generellt var målet att underlätta det veckovisa arbetet med kalkylblad och att få saker i relation i samma databas. \"Vi ville också hitta en lösning som inte gjorde för mycket\", säger Lasse och fortsätter: \"Vi behövde inte detaljnivådata och jag är verkligen glad att EG Silverbucket har hållit det så här enkelt\".
Lasse nämner att den största fördelen med EG Silverbucket är den kopplingen mellan projekt och personer. Det är verkligen viktigt att ha den informationen synlig för att kunna göra mer exakt resursplanering och planera bättre för framtiden, eftersom det håller verksamheten igång, säger han.
WSP Danmark började först använda EG Silverbucket i en av de tre affärsenheterna; fastigheter och byggnader, som en fristående programvara enbart för resursplanering men med tanken att de senare skulle integrera det med Visma, berättar Lasse Wilms. Ungefär ett år senare, när integrationen med ERP var igång och allt fungerade för den första affärsenheten, började WSP Danmark använda EG Silverbucket i stor utsträckning i hela organisationen för resursförvaltning.
Lasse Wilms, som har lett implementeringen av EG Silverbucket på WSP Danmark, berättar att WSP under tiden har ökat omfattningen av vad de vill använda EG Silverbucket till. Utöver resursplanering av produktionsprojekt tar WSP Danmark nu även in anbudsprojekt i EG Silverbucket. Lasse förklarar att de använder data från EG Silverbucket för att faktiskt skapa ett mjukt backloggunderlag för hela anbudsprocessen. Det senaste beslutet var att lägga in kompetenser i EG Silverbucket. Enligt Lasse är planen att kunna söka och se om WSPs resurser har vissa kompetenser.
WSP Danmark har skapat en process där projektledare i allmänhet kan lägga till och redigera tilldelningarna för projekten. Tidigare, när man använde kalkylblad, lade alla in sina egna tilldelningar. Att anpassa sig till ett nytt arbetssätt är förstås inte alltid lätt. Ur projektledningsperspektiv tycker Lasse att det är rätt väg att gå, eftersom projektledarna bör ha kontroll över sina projekt och det ekonomiska ansvaret. \"Detta lägger lite mer press på projektledarna och mer ansvar att kontrollera sina projekt. Översikten över projektet hjälper också projektledarna att se om resursplaneringen borde göras bättre\", säger Lasse. Lasse betonar att EG Silverbucket inte implementerades för att ersätta kommunikation. Istället är EG Silverbucket ettverktyg som hjälper människor att kommunicera bättre när de vill ha samma personer i sina projekt. Möjliga utmaningar med resursförvaltning på WSP Danmark tas upp i de veckovisa resursmötena med hjälp av EG Silverbucket-lösningen.
Vi använder data från EG Silverbucket för alla, från högsta ledningen ända neråt. Det är inte bara projektledarna som använder EG Silverbucket på WSP Danmark. Den högsta ledningen drar också nytta av EG Silverbucket. Särskilt när det gäller anbudsprojekt är idén att ha översikt över resursläget för de ansvariga cheferna på huvudkontoren i Sverige och Kanada.
Denna resursinformation från EG Silverbucket är integrerad i PowerBI och används för prognoser och rapportering.
Lasse Wilms beskriver EG Silverbucket-verktyget som mycket lättillgängligt. "Som standard är EG Silverbucket är intuitivt och verkligen lätt att använda, och det tar bara några minuter innan folk börjar använda det och förstår hur det fungerar", förmedlar han. Men förstås gör integrationen med ERP användningen ibland något mer komplicerad. Det viktigaste i implementeringsfasen är att få alla att använda lösningen. Lasse säger att "om inte uppgifterna finns där, hjälper inte systemet riktigt." Lasse tycker att det finns små viktiga justeringar som projektledare måste lära sig, till exempel: "När du tittar på ett projekt, tittar du på projektets resursplanering. Och först genom att klicka på rätt knapp ser du personens ackumulerade timmar."
Med EG Silverbucket finner Lasse Wilms att WSP Denmark har uppnått den medvetenhet som de letade efter i projekten och överblick längre fram i tiden. Nu kan de se ungefär en månad framåt om det kommer resursförvaltningsproblem i projekten. Den vyn fanns inte tidigare. WSP Denmarks beläggningsgrad har faktiskt ökat. Men det är förstås mycket svårt att mäta om det är enbart EG Silverbucket som ökat beläggningen. Förmodligen är det en kombination av många saker.
När vi även börjar lägga in alla våra anbud i EG Silverbucket ger det våra anställda en ännu bättre bild av framtiden, eftersom de kan se vad som ligger i pipelinen även för anbudsprojekt", förklarar Lasse och tillägger att denna vy är en stor fördel som ger en känsla av trygghet. Han fortsätter "ofta i de större organisationerna blir inte folk på medarbetarnivå involverade i anbudsprojekten
WSP Denmarks affärsenhet för fastigheter och byggnader har varit ett uppmuntrande exempel på EG Silverbuckets användning för resursförvaltning och dess nytta internt. De andra avdelningarna tittade på det och tyckte det såg mycket bra ut och vill nu vara en del av det, berättar Lasse Wilms.
WSP strävar efter att behålla sina medarbetare och hålla arbetsmiljön god. Lönsamhet är förstås avgörande för varje företag. Lasse Wilms hävdar "det är avgörande att planera sina resurser på rätt sätt för att kunna driva ett sunt företag och ha en bra arbetsmiljö". WSP vill också göra en förändring globalt när det gäller miljöfrågor. "
Om du inte kan driva ett sunt företag och planera rätt kommer du inte kunna göra någon större påverkan", avslutar Lasse.