“Silverbucket är användarvänligt och har ett enkelt gränssnitt för resursplanering, samt många funktioner och rapporter som du kan studera när du blivit mer bekant med systemet.“
Bakgrund
Tidigare gjorde Tengbom sina resursallokeringar i Excel. Det var tidskrävande och fragmenterat, och de fick ingen överblick över sitt arbete. Tengbom hade ingen tydlig förståelse för företagets totala kapacitet, nuvarande och kommande projekt. Personallokering och prioritering av projekt baserades mest på gissningar, och de tyckte det var svårt att se luckor i sin resursplanering.
Varför Silverbucket?
Eftersom Tengbom har arbetat med Silverbuckets återförsäljare Sundbom & Partners under lång tid var det naturligt att använda deras kompetens som stöd i Tengboms resursplanering. Resurs- och projektinformation importeras från deras ERP. Dessutom tas alla faktiska timmar i beaktande, och på så sätt är det enkelt att jämföra utfall med plan, ända ner på individnivå.
Silverbucket är användarvänligt och har ett enkelt gränssnitt för resursplanering, samt många funktioner och rapporter som du kan bekanta dig med när du blivit mer van vid systemet.
Vi ville också ha en molnbaserad tjänst för att undvika installationer och få ut det mesta av den information som redan fanns i vårt ERP.
Introduktionen
Tengbom förde in all nödvändig information från sitt ERP till Silverbucket via integrationen. Inledningsvis valde de att bara aktivera vissa pilotavdelningar som började använda systemet. På så sätt fick de möjlighet att testa hela systemet och att starta i en takt som passade dem bäst.
Därefter började Charlotte besöka alla deras kontor för att introducera Silverbucket så att de alla kunde börja planera för sina projekt och resurser. Introduktionen varierade något beroende på behoven. Ibland introducerades systemet för hela personalen, ibland bara för kontorschefen och några administratörer, ofta med kompletterande genomgångar via Skype.
Den nuvarande situationen
Idag används Silverbucket i hela Tengbom-koncernen och tillsammans har de skapat ett arbetssätt som säkerställer kvaliteten i resursallokeringarna. Varje vecka har Tengbom ett möte för chefer som behöver antingen låna eller låna ut resurser.
“Det är lätt för oss att se resursallokeringarna i hela företaget, och Silverbucket gör det enkelt för oss att omfördela kapacitet. Vi har fördelat resurser tidigare, men nu har vi både rutinerna och verktygen som behövs.”
Slutsats
När resursplaneringen hade flyttats från Excel till Silverbucket insåg Tengbom att många av deras kontor inte hade kontroll över planeringen på det sätt man trott. Vissa enheter hade för mycket arbete medan andra hade för lite, och detta blev synligt i Silverbucket. Tidigare hade Tengbom god kontroll över vårt pågående arbete men förståelsen för framtiden var inte lika god som den är nu.
Idag har vi en unik överblick över våra projekt och personallokeringar. Eftersom Silverbucket inkluderar både resursplan och faktiska timmar visualiseras vår tidigare, nuvarande och framtida situation. På så sätt är det lätt för oss att se hur vi står i förhållande till våra planer.”