I mange virksomheder kan ressourceplanlægning virke en smule kedelig og obligatorisk. Men hvis værktøjerne er up-to-date, kan ressourceplanlægning endda blive ret nemt og sjovt at lave. Man føler sig motiveret til at gøre det, når det grundlæggende er på plads. Næste vil jeg gennemgå de mest almindelige faldgruber ved ressourceplanlægning – og fortælle, hvordan du kan undgå dem med hjælp fra EG Silverbucket.
Den største faldgrube: der er ingen ressourceplanlægning
Gør vi noget? Hvad laver vi? Hvordan reagerer vi? Reagerer vi overhovedet? Hvilken slags information er tilgængelig? De mest væsentlige faldgruber ved ressourceplanlægning er relateret til disse spørgsmål.
Den største faldgrube er naturligvis, at der slet ikke foretages ressourceplanlægning. I så fald er projektplanlægningen ikke baseret på noget. Med lidt held kan projekterne gennemføres, men de vil sandsynligvis ikke være effektive eller produktive.
Hvis der ikke har været nogen ressourceplanlægning, og projektforventningerne ikke er dokumenteret, vil man aldrig vide, om projektet er gået som planlagt. I værste fald, hvis en konfliktsituation opstår, er det umuligt at reagere på den. Da korrekt ressourceplanlægning ikke er udført, vides det ikke, hvordan situationen kan løses.
Ressourceplanlægningen kan også være utilstrækkelig. Virksomheder kan f.eks. gøre det i Excel. I så fald er planerne i det mindste dokumenterede. Men informationen kan være forældet, så det vil være svært at udnytte den. Og når informationen er forældet, er den også svær at vedligeholde. I dette tilfælde bliver korrekt ressourceplanlægning muligvis ikke udført, hvilket fører os tilbage til det oprindelige problem. Ressourceplanlægning giver et overblik over den samlede situation i en virksomhed eller et projekt. Når et klart overblik mangler, er det svært at handle. Medarbejderne ved ikke, hvor de skal være, og hvad de skal gøre. Derudover ved ledelsen ikke, hvordan de skal styre dem, fordi der ikke findes nogen information om ressourceplanlægningen.
Når virksomhedens samlede situation er uklar
Nogle virksomheder laver måske ressourceplanlægning, men de er måske ikke klar over den overordnede situation for ressourceplanlægningen. Med EG Silverbuckets hovedgraf ser de dog med det samme, hvor de er på vej hen. Hvad er virksomhedens samlede kapacitet? Hvor meget af ressourcerne er reserveret? Er de allerede fuldt overbookede? Er der nok arbejde til alle? Hvilken information er tilgængelig om ressourcerne? Hvilken information er tilgængelig om de projekter, der har fået tildelt ressourcer?
"Det er sådan, vi gerne vil se det," siger nye kunder ofte, når de ser hovedgrafen i EG Silverbucket. Excel og andre værktøjer fortæller ganske enkelt ikke det samme.
Når den rette ressource ikke er tilgængelig
En faldgrube kan være, at de rette ressourcer ikke er tilgængelige på det rette tidspunkt. I ressourceplanlægning bør man altid se fremad og kende det store billede. På den måde er det muligt at få præcis de rigtige medarbejdere til projekterne. Medarbejderne ved også, hvor de skal være på et givet tidspunkt, og alle har noget at lave.
Hvis de rette ressourcer ikke er tilgængelige på det rette tidspunkt, har virksomheden reelt to muligheder. Den første mulighed er at omorganisere projekterne. En anden mulighed er, at hvis den nødvendige ressource ikke findes, kan man rekruttere en. Derfor er det vigtigt at kunne se ind i fremtiden. Virksomheden kan rekruttere den nødvendige ekspertise, som der vil være brug for i fremtiden. Under alle omstændigheder er det ikke hensigtsmæssigt at rekruttere præcis samme type ekspert som erstatning for en afgående medarbejder. Det kan være, at en ny form for ekspertise er nødvendig – og god ressourceplanlægning vil vise dette langt ud i fremtiden.
Det er dog vigtigt at huske, at intet værktøj er en automatisk løsning på ressourceplanlægning. Information skal flyde, og folk skal kommunikere med hinanden. EG Silverbucket er et fremragende værktøj til at gøre informationen tilgængelig for alle og holde den opdateret. Men folk må stadig tale med hinanden for at få de bedste ressourcer til de rette projekter og sikre, at alle er på det rigtige sted på det rigtige tidspunkt. Hvis man falder i en faldgrube, vil et godt værktøj til ressourceplanlægning altid hjælpe.