Projekter kommer og går. Projekters varighed varierer, og der er brug for forskellig ekspertise. Et sted i organisationen kan der være masser af arbejdskraft tilgængelig, mens der et andet sted hurtigt mangles flere ressourcer. Udbud og efterspørgsel mødes ikke. Der kan være en ekspert med præcis de rette færdigheder et sted i organisationen, men informationen flyder ikke. Jo flere forskellige medarbejderlokationer der er, desto mere kompliceret bliver det. Dermed spildes ressourcer. Dette rammer især virksomheder, der arbejder med fakturerbare projekter. Lyder det genkendeligt?
Det er udfordrende, når medarbejdere og teams ikke befinder sig fysisk samme steder. Mængden af fjernarbejde stiger konstant. Kontorer ligger på den anden side af verden. Tavs viden er ikke altid synlig. Det medfører en lang række praktiske udfordringer i projektbaseret ekspertarbejde. Hvis data ligger forskellige steder (for eksempel i Excel-ark, harddiske og USB-nøgler), er informationen ikke særlig pålidelig. I denne blog vil jeg præsentere fire forskellige måder, hvorpå man kan øge informationsflowet gennem ressourcestyring mellem flere forskellige lokationer.
1. Hold overblikket klart i ressourcestyringen
Informationsflow er afgørende, når teams og eksperter befinder sig fysisk forskellige steder. Hvis virksomheden vil lykkes, skal projektarbejdet forløbe gnidningsfrit. Naturligvis er faktureringsgraden en væsentlig indikator. Som regel findes der dusinvis eller endda hundreder af løsrevne planer i Excel eller forskellige projektplaner, som bør udgøre et samlet billede af faktureringsgraden. Et godt og opdateret informationsflow indsamlet fra forskellige lokationer hjælper med at effektivisere driften og holde hele organisationen orienteret om, hvad der foregår i helhed. Overvågning af faktureringsgraden er vigtigt, så man kan se, hvordan virksomheden klarer sig.
Et eksempel på en dashboard-sektion med målere for udnyttelsesgrader på organisationsniveau. Man kan se faktureringsgraden ved et øjekast.
2. Gensidig resourcetildeling, fælles grundregler
Hvad nu hvis alle havde de samme grundregler i projektarbejdet? I så fald vil den stærkeste, mest overbevisende eller højlydte ikke vinde kapløbet om eksperterne; alle vil have lige mulighed for at få arbejdskraft til deres projekter. Desuden behandles forskellige kontorer og lokationer mere lige. Med det rette værktøj til ressourcestyring behøver man ikke længere råbe på kontorgangen "hvem vil indgå i mit projektteam?". Oplysninger om ressourceallokering kan findes i et centraliseret system. For projektledere gør god resourcestyring arbejdet mere effektivt. Det vil også forhindre, at en nøgleekspert flyttes til et andet projekt, mens det første kun er halvvejs. Projektlederen får ro i sindet og stabilitet i projektteamet, fordi der ikke vil komme overraskende ændringer i eksperternes ressourceplanlægning.
3. Kinesisktalende broingeniør? Gør færdighederne synlige!
Der kan være meget tavs viden, når medarbejdere ikke er fysisk til stede. Der kan for eksempel opstå uformelle samtaler i kaffestuen om projekter og erfaringer fra tidligere job. Når eksperterne arbejder på distancen, er der mindre daglig snak blandt kolleger. Derved mindskes informationsflowet. I så fald kan det gå ubemærket hen, at der findes faglig viden, som ville være nødvendig lige nu i et andet kontor i en naboby eller endda på den anden side af kloden. Det er meget nyttigt for ledere og HR at kunne se medarbejdernes ekspertise samlet ét sted. Har vi kinesisktalende kolleger? Kommer der et nyt broprojekt? Hvis der er passende ekspertise, finder lederne det hurtigt. Hvis der ikke er passende ekspertise, kan man rekruttere nyt personale eller benytte underleverandører. Derudover kan medarbejderne få tilbudt træning i populære emner. Det er også lettere at finde en afløser for en syg person, selv fra et andet kontor.
Med EG Silverbucket er det nemt at finde netop de rette færdigheder til hvert projekt - hvad enten det er et bestemt sprog, et designprogram eller et programmeringssprog.
4. Giv dine eksperter ro i sindet
Alle ønsker information om deres eget arbejde og projekter, uanset om de arbejder på afstand eller på arbejdspladsen. Hvor længe kommer jeg til at arbejde på dette projekt? Hvad skal jeg lave næste måned? Hvilke slags projekter er jeg blevet tildelt til i efteråret? God resourcestyring giver eksperterne ro i sindet. Når man kan se kommende projekter ved et enkelt blik, forsvinder usikkerheden om ens eget arbejde. Desuden kan ingen uden videre trække eksperten ind i andre, uplanlagte projekter. Projekter vist på en tidslinje. Det er nemt for medarbejderne at se indholdet og varigheden af deres egne projekter ved et enkelt blik.
Med sigte på mere fleksibelt projektarbejde
EG Silverbucket matcher præcist behovene i projektorienterede organisationer. Når man bruger EG Silverbucket, kan man fokusere på ressourcetildeling ud fra perspektivet af en enkelt ekspert, et projekt, en hel projektportefølje, bestemte kompetencer eller en kunde. Ressourceplanlægning er ledestjernen i hele vores værktøj. God ressourceplanlægning vil gøre projektarbejdet mere fleksibelt i fremtiden. Når man opbygger ekspertteams, betyder det ikke længere noget, hvem der arbejder på hvilket kontor. I stedet bygges teams ud fra, hvem der har de mest relevante færdigheder – uanset lokation.
Læs mere om EG Silverbuckets ressourceplanlægningsværktøj her.