Vi har set adskillige kunder, der ser på ressourceplanlægning som en sur pligt. Men gode venner, lad være med at se det sådan! Tag det alvorligt. Ressourceplanlægning er en af hjørnestenene i projektforretningen – det er faktisk alfa og omega.
Ressourceplanlægning er ikke det samme som den ene Excel-fil et eller andet sted i en mappe. Projektlederne indtaster derindefra af og til, hvem der gør hvad i projektet. Excel kan nogle gange være ajour – eller også ikke. Måske læser nogen den ind imellem – eller også ikke. Ressourceplanlægning er langt mere end blot at notere tildelte timer.
Effektiv ressourceplanlægning handler om at tage hensyn til mennesker
Hvad nu hvis et ressourceværktøj også kunne tage sig af medarbejdernes trivsel? I Silverbucket er medarbejderens samlede belastning hele tiden synlig i realtid – både for lederen og for medarbejderen selv. Når en person tydeligt kan se sin egen belastning, giver det ro i sindet. Effektiv ressourceplanlægning handler også om restitution. I ressourceværktøjet fremgår det, hvornår medarbejderen holder ferie eller har andre længerevarende fravær.
Belastningen viser på den ene side timebaseret status, men også om der er for mange projekter i gang samtidigt. Bruges ekspertens tid bare på at skifte fra projekt til projekt uden at kunne orientere sig eller koncentrere sig ordentligt? Med et velfungerende ressourceværktøj tager organisationen sig af sine eksperter, så belastningen ikke bliver for stor på nogen måde.
Effektiv ressourceplanlægning handler om at forstå kompetencerne
For salget er effektiv ressourceplanlægning også ekstremt vigtig – i en projektorganisation sælger sælgerne fremtidige ressourcer – kompetencer. Derfor er det vigtigt, at sælgerne forstår, hvilke kompetencer der er til rådighed, hvilke der ikke er, og hvilke kompetencer der overhovedet findes. Det skaber problemer for virksomheden, hvis sælgerne sælger noget, som ikke findes eller ikke er tilgængeligt.
Når sælgerne er godt involveret i ressourceplanlægningen, kan virksomheden aflæse, om visse kompetencer vil være tilstrækkelige. Hvis de ikke er, kan virksomheden reagere fremadrettet med rekruttering. I ressourceværktøjet ses også tydeligt en tendens i, hvilke projekter der sælger særligt godt. Også i sådanne tilfælde er det en god idé at rekruttere eller uddanne flere med den pågældende kompetence.
Udover at Silverbucket viser eksperternes kompetencer, er det også muligt at registrere deres udviklingsønsker. Dermed kan personalet tildeles passende arbejdsopgaver og projekter, så de lærer mere om det ønskede område. Hvis for eksempel en bestemt ekspert taler engelsk på niveau 2, men gerne vil op på niveau 4, kan vedkommende sættes på et projekt, der matcher hans/hendes udviklingsønsker.
Sikke en ressource for en virksomhed, hvis medarbejdernes lyst til at udvikle sig er tydeligt synlig i ressourceplanlægningen! Denne mulighed findes ikke i ret mange andre ressourceværktøjer.
Effektiv ressourceplanlægning ser også tilbage
I et godt ressourceværktøj kan timeforbrug kobles til ressourceplanerne. Hvad er der reelt blevet gjort, og hvilke timetal er blevet realiseret? På den måde kan man endda se tilbage og få yderst vigtige data. Vurderer vi gentagne gange visse typer projekter 20 % for småt? Dette er et opvågningssignal til at begynde at planlægge sin forretning bedre.
Derudover har nogle organisationer bemærket, at de har langt mere småopgavearbejde uden for projektaktiviteten, end man troede. Når timeforbruget ses efterfølgende, kan ekspertens arbejdstid blive afsat mere realistisk til fakturerbare projekter. På den anden side kan man også overveje, hvorfor småopgaver tager f.eks. 30 % af ekspertens arbejdstid. Det nytter ikke at kæmpe imod sandheden, men man bør lære af timeforbruget.
Effektiv ressourceplanlægning gør virksomhedens smertepunkter synlige
Vi, ressourceplanlægningseksperterne hos Silverbucket, er nogle gange bekymrede over, at nogle betragter værktøjet som den alt-løsende visdomssten. Det er det ikke. Værktøjets opgave er at hjælpe organisationer med at tale om de svære emner, der vedrører ressourceplanlægning. Intet værktøj alene driver ressourceplanlægningen – og det er heller ikke meningen.
Rod i Excel har intet at gøre med kompetence eller kommunikation – eller evnen til at forudsige behov. Effektiv ressourceplanlægning er ikke en støttefunktion, der bare skal klares af vejen. Ressourceplanlægning er kernen i hele forretningen. Den svarer på, hvad vi skal kunne gøre. Hvem kan gøre det? Rækker vores tid? Rækker vores kompetencer? Organisationen skal kunne løse problemer gennem ressourceplanlægning. Hvis problemer er fejet ind under gulvtæppet, er der brug for et værktøj, der realistisk bringer smertepunkterne frem. Dette behov forsøger vi hos Silverbucket at imødekomme.