Mange organisationer bruger stadig Excel-skabeloner til projektressourcering, og det er ikke svært at forstå hvorfor. Excel er velkendt, fleksibelt og nemt at tilpasse. Når det "officielle ressourceværktøj" frustrerer dig og får dig til at rive dig i håret, føles det som den oplagte løsning at åbne et regneark, du kender og stoler på.
Set fra en individuel resource manager eller projektleders perspektiv fungerer det fint nok. Men set fra et organisatorisk synspunkt falder det hurtigt fra hinanden. Hvordan får man et samlet overblik over ressourcetildelinger, når de ligger spredt i dusinvis af separate filer? At sammenstille dem svarer til en hård træning uden det rigtige udstyr.
Så hvorfor overveje at gå videre fra ressourcestyring i Excel? Her er et par iagttagelser — fra os og vores kunder — set fra tre vinkler: deling, prognoser og værktøjer.
Ressourcestyring med Excel
Distributionen af ressourceoplysninger sker via e-mail, Google Sheets og møder.
Udarbejdelse af fremtidige tildelingsplaner baseres på ressourceringsfiler i Excel, som nogen manuelt har samlet.
Når ressourcestyringen ligger i flere Excel-filer, bliver det en opgave i sig selv at holde dem ajour. Versionsstyring er en konstant hovedpine, og afhængigt af hvor filerne er gemt, kan det være en udfordring blot at få adgang til det rigtige regneark på det rigtige tidspunkt.
Ressourcestyring med EG Silverbucket
Opdaterede oplysninger er altid tilgængelige for brugerne uden tidsforsinkelse.
Prognoser er nemmere, når systemet viser alle tildelingsplaner, som også opdateres i realtid, efterhånden som data redigeres eller ændres.
Al data er samlet ét sted, så alle ændringer er synlige med det samme. Det er nemt for brugeren at foretage ændringer i planerne, hvilket bidrager til motivationen for at opdatere dem.
Excel er et alsidigt værktøj, som kan være velegnet til ressourcetildeling i små virksomheder. Når antallet af projekter og medarbejdere stiger, er Excel ikke altid den bedste løsning til projektressourcering.
Ressourcestyring med Excel
Hvordan holder du ressourceoplysningerne ajour, når de ligger i flere Excel-filer? Folk prøver alle mulige løsninger — en "Excel-gud", der manuelt samler det hele til et ugentligt overblik, distribution via e-mail, tilbagevendende møder eller synkronisering til Google Sheets. Disse tiltag virker fornuftige, men holder sjældent på længere sigt. Hvor ofte har de mest opdaterede ressourceoplysninger egentlig været tilgængelige, når du havde mest brug for dem?
Planlægning af fremtidige ressourcebehov i Excel er heller ikke nogen let opgave. Kan du med sikkerhed lave ressourceplaner for kommende eller potentielle projekter? Er det samlede billede pålideligt nok til at stole på? I de få tilfælde hvor du rent faktisk har helt aktuelle data, bliver prognoserne markant nemmere — ingen mavefornemmelse nødvendig. Men risikoen er altid til stede: at de beslutninger, du træffer, er baseret på oplysninger, der allerede er forældede.
"Svarer ikke." Lige som du er færdig med at opdatere din ressourceplan og er ved at gemme, beslutter Excel sig for at fryse. I værste fald går hele din computer ned sammen med det, og du er nødt til at genstarte. Klinger det bekendt? Eller måske har du brug for et bestemt regneark, men det ligger et sted, du ikke kan få adgang til. Og når du endelig finder det, viser det sig alligevel at være en gammel version.
Ressourcestyring med EG Silverbucket
I EG Silverbucket er opdaterede ressourceoplysninger altid inden for rækkevidde — uanset hvor brugerne befinder sig eller hvilken enhed de bruger. Adgang styres af kunden, og brugerrettigheder bestemmer, hvad hver person kan se. Som minimum kan alle se deres egne projektfordelinger. Projektledere kan opdatere deres planer løbende, og ledelsen får et realtidsoverblik over hele billedet. Ikke mere venten på den ugentlige opsummerings-e-mail — opdateringer kan laves og gennemgås midt i et møde, i det øjeblik de er nødvendige.
Ressourcetildelinger kan planlægges langt ud i fremtiden, hvilket gør en væsentlig forskel for prognosernes nøjagtighed. Det bliver let at se, om kapaciteten er fuldt udnyttet, hvor der er huller, og om de rette kompetencer er til stede til det kommende arbejde — uden at skulle samle billedet fra separate filer.
Silverbucket leveres som en cloudtjeneste, så for at få adgang til dine ressourceoplysninger kræves blot en internetforbindelse og en enhed. Planlægning er ikke bundet til et bestemt kontor, en bestemt computer eller en bestemt filplacering. Én ting kunder konsekvent fremhæver er trygheden ved at vide, at data altid er aktuelle — ikke mere gætterier om, hvorvidt du ser den nyeste version. Ressourceplanlægning bliver simpelthen mere ligetil
I det første afsnit nævnte vi nogle få gode pointer om Excel-filer i ressourceplanlægning. Men ærligt talt er de ikke mest egnede til at styre det samlede billede af ressourcestyring, især når der er mange mennesker og projekter. Der er nogle få nøglepunkter, som bør overvejes, når man tænker på at håndtere projektressourceplaner i Excel. Hvem skal samle alle data fra filerne til et samlet overblik? Hvor afgørende er det at få de seneste og opdaterede ressourceoplysninger for at finde den rigtige ressource til projekter og data til det store billede? Hvordan ville et passende værktøj bidrage til at administrere og revidere ressourceplanerne, og hvilke andre fordele er mulige?
EG Silverbucket alene vil selvfølgelig ikke gøre alting bedre, fordi et nyt værktøj altid kræver ekstra indsats og tid for at gøre den nye procedure til en del af projektledelseskulturen. Baseret på den feedback, vi har fået, anbefaler vi at drøfte og vurdere, om Excel er den mest fornuftige løsning, eller om I bør undersøge forskellige værktøjer til ressourcestyring og kigge på de fordele, de tilbyder.