Det er svært at drive en rentabel projektvirksomhed uden prognoser. Analyse af ressourcesituationen spiller en vigtig rolle, og den omfatter at undersøge, hvor mange personer der er reserveret til kommende projekter, hvor rentable projekterne er, og om virksomheden har en kompetencemangel. Ved at identificere potentielle problemer er det muligt at reagere i tide, hvilket øger sandsynligheden for, at projekter lykkes.
Projektrentabilitet
I mange projektorganisationer er medarbejdere den største omkostningspost. Derfor er det vigtigt at sikre, at de rette personer er tilgængelige på det rette tidspunkt for at holde omkostningerne nede. I sig selv fører tildeling af menneskelige ressourcer til projekter ikke til højere indtægter. I værste fald har de personer, der arbejder på et projekt, ikke den nødvendige ekspertise, eller omvendt kan folk være overkvalificerede, hvilket kan påvirke projektets omkostningsstruktur.
Udnyttelses- og faktureringssatsener er blandt de vigtigste indikatorer for ressourceanvendelsen. Det er dog afgørende at forstå, hvilke typer projektarbejde folk er involveret i nu og i fremtiden. Virksomheder bør forsøge at allokere arbejdstid til projekter, der enten kan faktureres eller er mest relevante i forhold til virksomhedens strategi. Hvis virksomheden bemærker, at dets personale bruger meget tid på arbejde, der ikke kan faktureres, er det passende at flytte fokus til projekter, der er mere relevante for virksomhedens forretning.
Løbende overvågning af kritiske finansielle indikatorer, såsom projektomkostninger, indtægter og profitmarginer, sikrer, at projektbudgetter ikke overskrides og gør prognoser lettere. Et af de væsentlige aspekter ved succesfuld projektstyring er at sammenligne de faktiske arbejdstimer med planerne. Hvis projekter regelmæssigt overskrider det planlagte antal timer, vil det gøre prognoserne vanskeligere. At reagere på dette kan forbedre projektvirksomheden og tilpasse fremtidige tilbud tættere til projektets omkostningsstruktur.
Håndtering af kompetencekrav
Salgspipelinen bør tages i betragtning under prognosearbejdet for at sikre, at fremtidige kompetencebehov er klare i god tid. Dette hjælper også med kapacitetsplanlægning og gør det muligt at undgå rekruttering i sidste øjeblik og tidsplanoverskridelser. Jo tidligere kravene er kendt, desto bedre kan fremtidig rekruttering planlægges.
I nogle situationer kan der være ledig kapacitet, fordi medarbejdernes færdigheder ikke matcher virksomhedens behov. I sådanne tilfælde er det muligt at reagere mere effektivt, når ressourcestyringsoplysningerne er opdaterede. Kompetencer kan udvikles og udvides gennem forskellige former for uddannelse. Salg kan også prioritere projekter, for hvilke organisationen har ledigt personale.
Sådan forbedres prognoser
Pålidelige prognoser kræver nøjagtige, opdaterede oplysninger. Et alsidigt og effektivt ressourcestyringsværktøj giver de nødvendige informationer om forhold som, hvor meget fakturerbart arbejde der er i salgspipelinen, hvor mange ledige personer der er tilgængelige med specifikke kompetencer, og sammenligninger af realiserede arbejdstimer i forhold til planlagt arbejdstid. Når al forretningsrelevant information er samlet, kan beslutninger træffes på baggrund af fakta frem for følelser.
Fremtidsprognoser omfatter alle følgende:
Optimering af personalets tidsanvendelse for at maksimere effektiviteten, hvilket fører til øget fakturering og i sidste ende overskud.
Proaktiv tilpasning til markedstendenser og ændringer gennem oplæring af personale og vedligeholdelse af kompetencer. På længere sigt øger det virksomhedens omsætning.
Evnen til fleksibelt at tilpasse sig ændringer i efterspørgslen.
Minimering af overdreven arbejdsbyrde og den deraf følgende udmattelse.
Sikring af, at de rette personer er tildelt de rette opgaver og undgå tomgang.
At give de rette oplysninger til ledere, så de kan lede deres teams bedre.
Reagere på ændringer i udnyttelses- og faktureringssatser. Sikre, at projekterne forbliver inden for budget, og foretage ændringer baseret på erfaringer.
Sikre, at projekter lykkes og tidsplaner overholdes. Dette holder kunderne tilfredse, hvilket betyder forretningssucces og vækst på lang sigt.
Overvågning af, hvordan planerne sammenligner sig med de faktiske arbejdstimer.
Vi har udarbejdet en guide om effektiv ressourcestyring. Hvis du vil vide mere om, hvordan du kommer i gang med effektiv ressourcestyring og laver bedre prognoser.