Det siges ofte, at ressourcestyring kun er et problem i store virksomheder, og at mindre virksomheder ikke behøver at bruge tid på det. Det er ikke sandt. Mennesker og projekter i små virksomheder er også vigtige og fortjener den bedst mulige omsorg.
Ressourcestyring er mere end blot at tildele folk til forskellige opgaver. Frem for alt handler det om at sikre, at mennesker og projekter får succes og om at forberede fremtiden. Vi har listet syv vigtige grunde til, hvorfor bemanding gavner alle organisationer, der arbejder med projekter.
1. Kompetencekrav må dækkes af færre personer i små teams
I små organisationer kan det være svært at forene projektkrav og teammedlemmers ønsker. At sikre, at de rette kompetencer er tilgængelige på rette tid kan afgøre et projekts succes, især hvis kun en bestemt person har den nødvendige erfaring. Det er ofte tilfældet i små virksomheder. At fordele menneskers kompetencer til projekter på passende vis er afgørende, men ofte også vanskeligt og derfor kan det mangle systematik.
2. Medarbejdernes trivsel er altid vigtig
Uanset virksomhedens størrelse og omfanget af dens projektaktiviteter bør medarbejdernes trivsel altid være en prioritet. Succesfuld ressourcestyring kan også bruges til at overvåge hver persons samlede arbejdsbyrde og ikke kun fra perspektivet af projektaktiviteter.
Den kan bruges til at besvare spørgsmål som hvem der har for meget arbejde, om visse personer altid tager sig af bestemte opgaver, om nogle personer i lang tid har haft for lidt at lave, og om personer bliver udpeget til projekter, der matcher deres kompetencer eller læringsbehov.
3. Faktureringstaksten er brændstoffet for projektarbejde
En projektorganisation, der udfører fakturerbare opgaver, skal kunne overvåge sin faktureringstakst. Det er også vigtigt at kunne forudsige faktureringstaksten for kommende opgaver. I mindre organisationer kan selv en lille ændring i en enkelt persons faktureringstakst have betydelig indvirkning på virksomhedens situation.
Et prediktivt planlægningssystem, der tager højde for faktureringspriser og forskellige fremtidige projektkrav, kan give et estimat for faktureringstaksten. Det kan bruges til at styre salg, rekruttering og eventuelt nødvendige omkostningsjusteringer.
4. En prognose for produktionsaktiviteter bør suppleres med en salgsprognose
Succesfuld ressourcestyring tager også højde for salgsprognoser, hvor medarbejdere til nye potentielle projekter fordeles efter kravene og planlægges i fremtiden.
Ved at forudsige projektsalgssucceser på rolleniveau og med sandsynligheder er det muligt at forfine prognosen for faktureringstaksten og overvåge, om medarbejdernes kompetencer svarer til fremtidige krav. Det er vigtigt at kombinere projektsalg og tildelinger i ét centraliseret system.
5. Prioritering af projektporteføljen og udnyttelsesgrad
Implementeringen af en projektportefølje er ofte en balancegang mellem omkostninger, projektpersonale og tidsplaner. Ved at kombinere projektprioritering og ressourcestyring er det muligt at optimere gennemførelsen og budgettet for forretningskritiske projekter.
Projektaktiviteter handler ikke altid om faktureringstaksten, i hvilket tilfælde ressourcestyring også må kunne understøtte beregninger af den faktiske udnyttelsesgrad, relaterede prognoser og optimering af alle elementer. Hvis rækkefølgen af planlagte projekter bestemmes ud fra tilgængelige kompetencer, er det muligt at opnå betydelige fordele både i forhold til projektaktiviteter og personale.
6. Der findes ikke noget, der hedder for meget kommunikation
Kommunikation og gennemsigtighed – nævnt af mange virksomheder som en af deres værdier – kan forbedres ved at samle ressourcestyring og give adgang til tilstrækkelig information.
Det er ikke tilstrækkeligt blot at tildele ressourcer til et planlagt projekt; dette skal understøttes af registrering og prognoser for ferier, fravær og eventuelle interne opgaver. Det sikrer også, at alles samlede arbejdsbyrde kan overvåges og ikke kun består af et bestemt udvalg af opgaver udført af en enkeltperson.
Hvis information om alles ferier, fravær og samlede arbejdsbyrde og plan er klart kommunikeret, er det muligt at forudsige den reelle tilgængelighed af kompetencer for hele organisationen og at styre forventningerne hos både medarbejdere og projekter.
7. Ingen smerte, ingen vækst
At rekruttere nye medarbejdere er altid en betydelig risiko, især for mindre virksomheder – men det er selvfølgelig også en mulighed. Risici kan reduceres, og projekter kan gennemføres mere succesfuldt med de planlagte personaleallokeringer, hvis beslutninger understøttes af opdaterede prognosedata.
Ressourcestyring muliggør forskellige analyser, herunder vurderinger af tilstrækkelig tilgængelighed af bestemte kompetencer i fremtiden. Baseret på en forudsigende analyse af behov kan rekrutteringsindsatser proaktivt initieres, eller det er muligt at vurdere hvilken rolle underleverandører kan spille i den nærmeste fremtid. Det er vigtigt konstant at indsamle og analysere information.
Afslutningsvis
At styre med information kræver netop det: information – også i små virksomheder. Det er godt at have de væsentlige processer på plads langt før manglen på disse processer forårsager betydelige problemer, efterhånden som driften udvides.
Et gennemtænkt og implementeret, succesfuldt ressourcestyringssystem vil ikke kun støtte virksomheder i vækstfasen, men også fremskynde processen med at nå denne fase. Ressourceringsaktiviteter understøttes af et omfattende ressourceringsværktøj, der også hjælper med at gøre driften mere effektiv end før.