Kaskas er et kommunikationsbureau, der specialiserer sig i forskning, inklusion og bæredygtighed. I 2017 søgte Kaskas Media et egnet værktøj til tidsregistrering og valgte EG Silverbucket.
Gradvis udvidede brugen af værktøjet sig dog til også at omfatte ressourceplanlægning, så fragmenteret projektarbejde bedre kunne planlægges set i forhold til personalets arbejdsbelastning.
“De vigtigste grunde til at indføre ressourceplanlægningsfunktionerne var virksomhedens vækst, ønsket om at udvikle vores praksis og få rutinerne til at køre mere smidigt,” siger Laura Tahkokallio, driftsdirektør for Kaskas Media, som fortsætter:
Investeringer i medarbejdernes trivsel, arbejdsglæde og rentabilitet er nogle af de aspekter, som EG Silverbucket er perfekt til.
Hos Kaskas Media er ressourceplanlægning et puslespil, hvor alle får den rigtige type opgave og en passende arbejdsbyrde. Laura Tahkokallio er ansvarlig for den overordnede ressourceplanlægning, eller “bucketing”, som de kalder det hos Kaskas Media.
Ressourceplanlægningen bliver lettere med farvekodningssystemet, som straks viser, om der er for meget eller for lidt arbejde. Rødt kræver handling, og lysegrønt indikerer, at den pågældende har kapacitet til at tage et nyt projekt. En performance-rapport fra EG Silverbucket drøftes med hver medarbejder hver anden uge; rapporten viser deres nuværende jobsituation og hvordan den kommende måned ser ud.
Laura Tahkokallio siger, at EG Silverbucket spiller en vigtig rolle i at samle tidsressourcer og kompetencer hos Kaskas Media.
De vigtigste projekter i salgsfasen bliver også indtastet i EG Silverbucket som foreløbige reservationer. Det sikrer, at Kaskas Media er opdateret med arbejdsbelastningen på ethvert givent tidspunkt og ved, hvornår de har kapacitet til at påtage sig nye projekter. Det gør det lettere at planlægge og målrette salgsindsatsen. Personalets interne arbejde bliver også indtastet i systemet, så de ikke bliver overbelastede af at arbejde med kunder på fuld tid. Faktureringsgraden overvåges også gennem EG Silverbucket, og projektledere kan sikre, at deres projekter holder sig inden for opgavebudgettet.
Laura Tahkokallio påpeger også, at trivsel på arbejdspladsen er en væsentlig motivation for at bruge EG Silverbucket på alle niveauer.
Systemet viser straks, hvis en person har for meget arbejde, samtidig med at det også kan sætte gang i en dialog, hvis nogen er for travle, selvom deres arbejdsbyrde ser ud til at være på et passende niveau. Problemer kan tages op, og nogle opgaver kan for eksempel overføres til kolleger. Som resultat heraf kan Kaskas Media bruge EG Silverbucket til at fremme trivsel på arbejdspladsen samtidig med, at de opbygger en profitabel forretning.