For et par år siden lavede WSP Denmark ressourceplanlægning med regneark og forskellige Excel-filer, hvor personalet opdaterede deres egne arbejdstimer. Det, der var vigtigt, men manglende dengang, var oversigtsinformationen om forholdet mellem personer og projekter. WSP Denmark fandt ud af, at Silverbucket kunne hjælpe dem med at opfylde dette behov.
Det globale rådgivende ingeniørfirma WSP udvikler kreative, helhedsorienterede og bæredygtige ingeniørløsninger. WSP Denmark arbejder med alle slags projekter i deres tre forretningsenheder. Lasse Wilms, Head of BIM and ICT fra WSP Denmark fortæller om WSP Denmarks ressourcestyring med EG Silverbucket.
Målet med at implementere EG Silverbucket var ganske enkelt at lave bedre ressourceplanlægning og øge udnyttelsesgraden.
Generelt var målet at lette det ugentlige arbejde med regneark og få tingene sat i relation i samme database. "Vi ønskede også at finde en løsning, der ikke ville gøre for meget", siger Lasse og fortsætter: "Vi havde ikke brug for data på detaljeret niveau, og jeg er virkelig glad for, at EG Silverbucket har holdt det så enkelt".
Lasse nævner, at den største fordel ved EG Silverbucket er det forbindelsen mellem projekter og personer.
Det er virkelig vigtigt at have den information synlig for at kunne lave mere præcis ressourceplanlægning og planlægge bedre for fremtiden, fordi det holder forretningen i gang, siger han.
WSP Denmark begyndte først at bruge EG Silverbucket i en af de tre forretningsenheder; ejendomme og bygninger, som en selvstændig software kun til ressourceplanlægning, men med tanke på at de senere ville integrere den med Visma, fortæller Lasse Wilms. Omtrent et år senere, da integrationen med ERP var oppe at køre og alt fungerede for den første forretningsenhed, begyndte WSP Denmark at bruge EG Silverbucket bredt i hele organisationen til ressourceforvaltning.
Lasse Wilms, som har ledet implementeringen af EG Silverbucket hos WSP Denmark, fortæller, at WSP undervejs har udvidet omfanget af, hvad de vil bruge EG Silverbucket til. Udover ressourceplanlægning af produktionsprojekter bringer WSP Denmark nu også udbudsprojekter ind i EG Silverbucket. Lasse forklarer, at de tager dataene fra EG Silverbucket for rent faktisk at skabe en blød backlog for hele udbudsarbejdet. Den seneste beslutning var at tilføje kompetencer i EG Silverbucket. Ifølge Lasse er planen at kunne søge og se, om WSPs ressourcer har bestemte kompetencer. WSP Denmark har skabt en proces, hvor projektledere generelt kan tilføje og redigere allokeringer til projekterne. Tidligere, da man brugte regneark, tilføjede alle deres egne allokeringer. At tilpasse sig en ny måde at arbejde på er naturligvis ikke altid let. Set fra et projektledelsesperspektiv mener Lasse, at det er den rigtige vej at gå, fordi projektledere bør have kontrol over deres projekter og det økonomiske ansvar. "Dette lægger lidt mere pres på projektlederne og mere ansvar for at styre deres projekter. Den oversigten over projektet hjælper også projektlederne med at se, om ressourceplanlægningen bør gøres bedre", siger Lasse. Lasse understreger, at EG Silverbucket ikke blev implementeret for at erstatte kommunikation. I stedet er EG Silverbucket et værktøj, der hjælper folk med at kommunikere bedre
når de ønsker de samme personer i deres projekter. Mulige udfordringer med ressourcestyring hos WSP Denmark bliver taget op på de ugentlige ressourceplanlægningsmøder med hjælp fra EG Silverbucket-løsningen. Vi bruger data fra EG Silverbucket på tværs af alle, fra topledelsen og helt ned i organisationen.
Lasse Wilms, Head of BIM and ICT fra WSP Denmark
Lasse Wilms beskriver EG Silverbucket-værktøjet som meget tilgængeligt. \"Som standard er EG Silverbucket er intuitivt og virkelig let at gå til, og det tager kun få minutter at få folk til at begynde at bruge det og forstå, hvordan det fungerer\", siger han. Men selvfølgelig gør integrationen med ERP brugen en smule mere kompliceret nogle gange. Det vigtigste i implementeringsfasen er at få alle til at bruge løsningen. Lasse siger, at \"hvis dataene ikke er der, hjælper systemet ikke rigtig.\" Lasse mener, at der er små vigtige justeringer for projektledere at lære, såsom: \"Når du ser på et projekt, ser du projektets ressourcestyring. Og kun ved at klikke på den rigtige knap ser du personers akkumulerede timer.\"
Med EG Silverbucket finder Lasse Wilms, at WSP Denmark har opnået den bevidsthed som de søgte efter i projekter og synlighed længere ud i fremtiden,. De kan nu se cirka en måned frem, hvis der kommer ressourceproblemer på projekter. Den visning var ikke tilgængelig før. WSP Denmarks udnyttelsesgrad er faktisk steget. Men det er selvfølgelig meget svært at måle, om det kun er EG Silverbucket, der har øget udnyttelsesgraden. Sandsynligvis er det en kombination af mange ting.
Når vi også begynder at lægge alle vores tilbud ind i EG Silverbucket, giver det vores medarbejdere et endnu bedre billede af fremtiden, fordi de kan se, hvad der er i pipelinen også på tilbudsprojekter\", forklarer Lasse og tilføjer, at denne visning er en stor fordel, der giver en følelse af tryghed. Han fortsætter \"ofte i de større organisationer bliver folk på medarbejderniveau ikke involveret i tilbudsprojekterne
WSP Denmarks ejendoms- og bygningsforretningsenhed har været et opmuntrende eksempel på brugen af EG Silverbuckets ressourcestyring og dens værdi internt. De andre afdelinger kiggede på det, syntes det så rigtig godt ud og vil nu være en del af det, fortæller Lasse Wilms.
WSP ønsker at fastholde deres medarbejdere og bevare et godt arbejdsmiljø. Rentabilitet er selvfølgelig afgørende for enhver virksomhed. Lasse Wilms hævder \"det er helt centralt at planlægge sine ressourcer korrekt for at kunne drive en sund forretning og have et godt arbejdsmiljø\". WSP ønsker også at gøre en forskel globalt på miljøområdet. \"
Hvis du ikke er i stand til at drive en sund forretning og planlægge dine ting rigtigt, vil du ikke være i stand til at gøre nogen stor indvirkning\", afslutter Lasse.