Ifølge Tim Russell håndterer Lumos Inc. forskellige projekter med varierende længde. Virksomheden håndterer projekter, der kan vare op til 6-8 år og involvere cirka et halvt dusin eller flere teammedlemmer. Derudover har de kortere projekter på omkring 3 måneder med et team på 2 personer, samt alt derimellem. Lumos & Associates bruger udelukkende Silverbucket´s moderne interface.
Vækst førte til et skift i værktøjer
Efterhånden som virksomheden voksede, håndterede vi vores allokeringer ved hjælp af et Excel-ark. Denne tilgang fungerede, da vi var omkring 30 personer. Men efterhånden som vi ønskede at vokse, havde vi brug for en mere delbar platform, der ville være lettere at holde styr på og opdatere uden at være afhængig af én person til at vedligeholde regnearket.
Tim forklarer, at Lumos & Associates først prøvede et andet planlægningsværktøj, men besluttede at skifte efter et år på grund af dets arbejdsintensive karakter. Han fortsætter \"Heldigvis identificerede vi EG Silverbucket som en løsning. I starten var der naturligvis en vis modstand på grund af fortrolighed med de gamle arbejdsmetoder, men folk begyndte hurtigt at tage EG Silverbucket til sig\".
Silverbucket opfylder vores formål ved at levere en løsning til strategisk planlægning. Det hjælper med at organisere personale ikke kun til igangværende projekter, men også til kommende. Derudover hjælper det med at fordele ressourcer, når projekter klynges, for at sikre optimal udnyttelse af personalet.
Opgraderet ressourceplanlægning
Lumos & Associates overvåger de oplysninger, de modtager fra EG Silverbucket ugentligt eller hver anden uge. Tim beskriver \"Med EG Silverbucket kan vi kontrollere, om personer i alle grupper er fuldt allokerede og konsultere ledere om muligheden for at omfordele dem til andre opgaver. Det er meget gavnligt at have et værktøj, der identificerer potentiel tilgængelighed blandt vores medarbejdere. Dette værktøj igangsætter diskussioner om, hvordan vi håndterer vores personale effektivt. Det fungerer som en fremragende facilitator for vigtige samtaler\". Tim tilføjer, at i øjeblikket har 40% af personalet mulighed for at opdatere og allokere ressourcer, mens 60% kun har visningstilgang.
Pålidelig support - trods tidsforskellen
Tidsforskellen mellem USA og Norden har slet ikke været et problem. For det første fordi Tim synes, at hjælpeguiden i EG Silverbucket er meget nyttig.
EG Silverbucket er ikke særligt tidsfølsom. Hvis mindre problemer opstår, som kræver løsning, hindrer de ikke vores daglige drift, produktproduktion eller ingeniøropgaver.
Derudover forklarer Tim \"Hvis vi sender en besked til EG Silverbucket-supporten i slutningen af dagen, forventer vi et svar næste morgen. Så tidsforskellen påvirker ikke vores processer i nævneværdig grad\".
Smart planlægning for fremtiden
Tim Russell er meget tilfreds med den effektive ressourcestyring, de nu har opnået: \"Værktøjernes rolle i ressourceprocessen er at hjælpe os med at planlægge hver medarbejders tid for de næste to til tre måneder. Ved at planlægge på forhånd bliver det lettere at omfordele medarbejdere om nødvendigt og flytte dem til andre projekter. Denne tilgang sikrer, at vores medarbejdere forstår, hvad der ligger foran dem, og gør, at de ikke behøver at spekulere over deres kommende opgaver.\"
Tim tilføjer, at Lumos & Associates også bruger EG Silverbucket til tilbud, for at sikre, at de rette medarbejdere er allokeret til projekter allerede på det stadie. Dette hjælper med at sørge for, at det rigtige personale er tilgængeligt til projektet.
EG Silverbucket værdsætter enkelhed
\"Hos Lumos & Associates foretrækker vi enkelhed. Tidligere havde vi svært ved at håndtere ressourcer effektivt uden at bruge for meget tid og energi,\" siger Tim. \"EG Silverbucket tilbød en løsning, der var både enkel og kraftfuld, så vi kunne styre alt klart og tilgængeligt uden en overdreven indsats.\"
Tim sætter pris på EG Silverbuckets intuitive og ligetil design. Der kræves ikke omfattende oplæring. Han siger: "Brugergrænsefladen er moderne og indbydende. Det grundlæggende niveau for tidsallokering er let at forstå, hvilket gjorde det nemmere for brugerne at tage det i brug med minimale oplæringskrav".
"Vi overvejer implementeringen af EG Silverbucket i andre afdelinger. Der er en mulighed for, at vores byggeafdeling kan komme til at anvende det i fremtiden", Tim Russell udtaler efter at have brugt EG Silverbucket i seks måneder.