Som Head of Digital leder Arno De Ryst den digitale udvikling hos LINK Arkitektur i Sverige. Siden LINK Arkitektur implementerede EG Silverbucket for cirka et år siden, har Arno fulgt den positive indvirkning, EG Silverbucket har haft på virksomhedens effektivitet. Før de begyndte at lave ressourceplanlægning med EG Silverbucket, kæmpede virksomheden med forskellige Excel-ark for syv kontorer i Sverige, og folk kunne ikke se hinandens tildelinger.
Effektiv ressourceplanlægning med den skalerbare EG Silverbucket
LINK Arkitektur arbejder på alle slags arkitekturprojekter, både offentlige og private. Størrelsen på disse projekter varierer fra korte to-personers projekter til projekter, der beskæftiger mange mennesker i mange år. Især i økonomisk udfordrende tider er det afgørende at sikre, at virksomhedens ressourcer udnyttes bedst muligt. Derfor har EG Silverbucket været en stor hjælp for LINK Arkitektur, siger Arno De Ryst.
"Med regneark var det svært at håndtere syv kontorer, især når vi ønskede at låne ressourcer fra et kontor til et andet", siger Arno. Tidligere sendte de i sådanne tilfælde en e-mail med anmodningen til det andet kontor. Det tog selvfølgelig tid og var ineffektivt.
Overblik over hele virksomheden
Vi er mere end tilfredse med måden, EG Silverbucket har løst vores ressourcestyringsproblemer på
Arno siger og forklarer, at der som en bonus også var andre problemer, som EG Silverbucket løste: Før skrev man meget flere rapporter om, at folk havde noget at lave. Alle syv kontorer havde deres eget Excel-ark over personer og projekter og et andet Excel-ark med kommende projekter. Alle disse ting skulle rapporteres. "I stedet for det sætter vi nu alt ind i EG Silverbucket, og det giver os ét resultat. Det hjælper os også med at følge op på projekterne og giver os et godt overblik over virksomheden. Vi ser både fortid og fremtid i ét værktøj." siger Arno.
Fuld udnyttelse af specialkompetencer
LINK Arkitektur arbejder med krydsressourcering mellem kontorerne på alle niveauer. Nogle af ressourcerne er meget specialiserede; for eksempel kan visse personer lave teknisk dokumentation. Denne særlige kompetence er svær at finde. Derfor er det vigtigt, når der er meget arbejde, at sikre, at denne ekspertise bruges så effektivt som muligt. "Vi har brugergrupper i EG Silverbucket for de personer med specialkompetence, så vi nemt kan se på tværs af kontorerne, hvem der har denne specialkompetence, hvem der kan hjælpe, og hvem der har for meget at lave," fortæller Arno.
"Det hjælper os meget, når vi kan se, om et kontor har brug for støtte. I økonomisk udfordrende tider hjælper det virkelig at se toppene og dalene i graferne i EG Silverbucket. Værktøjet kan også hjælpe med at minde folk om, at vi må fortsætte med at sælge nye projekter for at holde os beskæftigede.
Bedre data gør os til en bedre virksomhed.
Forskellige kontorer arbejder tæt sammen
Ifølge Arno var implementeringen af EG Silverbucket let hos LINK Arkitektur. Alle var så godt som færdige med Excel-ark. "Som virksomhed forstod vi, at vi var nødt til at gøre noget for at forbedre effektiviteten og resultaterne og arbejde bedre sammen," husker han og fortsætter
EG Silverbucket er faktisk det værktøj, der gør, at vi kan arbejde sammen endnu mere end før.
Når det kommer til grundlæggende tildeling af tid og projekter, var implementeringen hurtig. Tankegangen og forståelsen af værktøjet på et mere detaljeret niveau tager naturligvis længere tid.
Vi er meget tilfredse med, hvordan EG Silverbucket viste sig at være.Der er intet, jeg savner fra Excel-arkene.
Ressourcer og budget i ét værktøj
Hvad Arno bedst kan lide ved EG Silverbucket er resultatet mellem tildelinger og faktisk forbrug. "Jeg kan også virkelig godt lide, at vi kan samle hele projektøkonomien i EG Silverbucket",: Vi kan følge op på budgettet. Ressourcer og budget er forbundet, og det er vigtigt, at vi har helheden. Hvordan vi bemander et projekt, er vigtigt for hele budgettet og det økonomiske resultat af projektet," udtaler Arno. Som virksomhed har LINK Arkitektur været glade for at se, at kurverne for planlagt og faktisk ligner hinanden meget - så de har været meget gode til planlægning. At have alting i ét værktøj er meget nyttigt, siger Arno og fortsætter: EG Silverbucket er også et undervisningsværktøj for projektlederne.Den overraskende ekstra fordel
The surprising additional benefit
Så har ressourceplanlægningen med EG Silverbucket givet den længe ønskede effektivitet. "Da vi lancerede EG Silverbucket, handlede det i høj grad om ressourcetildelinger og planlægning. Hvad der overraskede mig er det faktum, at vi kan følge projekternes budget så godt i EG Silverbucket." Arno forklarer og fortæller, at det havde været en udfordring for LINK Arkitektur at finde et værktøj, som kunne hjælpe med at følge projekterne op på den måde, de ønsker:
Jeg har erfaret, at EG Silverbucket er den bedste måde, vi kunne forestille os til at kombinere ressourcer og budgettering.
EG Silverbucket gør livet lettere
"EG Silverbucket har gjort vores ressourcemøder lettere, fordi vi har graferne og oplysningerne lige foran os.
Takket være EG Silverbucket har vi sparet meget tid.
Og vi bruger vores tid mere effektivt end før." gentager Arno De Ryst. "Vi ved, hvornår projekter slutter, og vi kan tildele folk til nye projekter meget nemmere. Også ved at følge op på resultatet af tildelinger ved vi, om noget skal justeres." siger han.
Ressourcestyring med EG Silverbucket er næsten som en ferie
“Det er som et sjovt spil at lege med forskellige klodser i EG Silverbucket og få grafen til at fungere. I EG Silverbucket er det meget tydeligt, når nogen arbejder for hårdt eller ikke har nok projekter.
Resultatet af, hvor stor en effektivitet EG Silverbucket har givet LINK Arkitektur, og hvor nemt det er at arbejde mellem kontorerne med værktøjet, har været mere positivt, end vi forventede.