“Silverbucket er brugervenligt og har et simpelt interface til ressourceplanlægning, samt adskillige funktioner og rapporter, som du kan studere, når du bliver mere fortrolig med systemet.“
Baggrund
Tidligere foretog Tengbom deres ressourceallokeringer i Excel. Det var tidskrævende og fragmenteret, og de fik ikke et overblik over deres arbejde. Tengbom havde ikke en klar forståelse af virksomhedens samlede kapacitet eller af nuværende og kommende projekter. Personallokering og prioritering af projekter var hovedsageligt baseret på gæt, og de havde svært ved at se huller i deres ressourceplanlægning.
Hvorfor Silverbucket?
Fordi Tengbom har arbejdet sammen med Silverbuckets forhandler Sundbom & Partners i lang tid, var det kun naturligt at bruge deres ekspertise som støtte i Tengboms ressourceplanlægning. Ressource- og projektinformation importeres fra deres ERP. Desuden tages alle faktiske timer i betragtning, og på den måde er det nemt at sammenligne faktisk forbrug med planen helt ned på den enkelte medarbejders niveau.
Silverbucket er brugervenligt og har et simpelt interface til ressourceplanlægning samt adskillige funktioner og rapporter, som du kan studere, når du bliver mere fortrolig med systemet.
Vi ønskede også en cloud-baseret tjeneste, så vi kunne undgå installationer og få mest muligt ud af den information, der allerede findes i vores ERP.
Introduktionen
Tengbom overførte al nødvendig information fra deres ERP til Silverbucket via integrationen. Indledningsvis valgte de kun at aktivere visse pilotafdelinger, som begyndte at bruge systemet. På den måde havde de mulighed for at teste hele systemet og starte i et tempo, der passede dem bedst.
Derefter begyndte Charlotte at besøge alle deres kontorer for at introducere Silverbucket, så de alle kunne begynde at planlægge deres projekter og ressourcer. Introduktionen varierede lidt afhængigt af de forskellige behov. Nogle gange blev systemet introduceret til hele personalet, nogle gange kun til kontorchefen og nogle administratorer, ofte suppleret via Skype.
Den nuværende situation
I dag bruges Silverbucket i hele Tengbom-organisationen, og sammen har de skabt en arbejdsmetode, der sikrer kvaliteten af ressourceallokeringerne. Hver uge har Tengbom et møde for de ledere, der har brug for enten at låne eller udlåne ressourcer.
“Det er let for os at se ressourceallokeringerne i hele virksomheden, og Silverbucket gør det nemt for os at omfordele kapacitet. Vi har fordelt ressourcer før, men nu har vi både de rutiner og de værktøjer, der er nødvendige.”
Konklusion
Da ressourceplanlægningen var blevet flyttet fra Excel til Silverbucket, indså Tengbom, at mange af deres kontorer ikke havde haft kontrol over planlægningen, som man troede. Nogle enheder havde for meget arbejde, mens andre havde for lidt, og det blev synligt i Silverbucket. Tidligere havde Tengbom god kontrol over det igangværende arbejde, men forståelsen af deres fremtid var ikke så god som nu.
I dag har vi et unikt overblik over vores projekter og personallokeringer. Da Silverbucket inkluderer både ressourceplanen og de faktiske timer, er vores fortid, nutid og fremtid visualiseret. På den måde er det nemt for os at se, hvordan vi står i forhold til vores planer.”