De kontorer, der vælger advokatsystem ud fra en demo og en prisliste, betaler prisen senere. Tekniske valg truffet uden strategisk fundament, bremser væksten i stedet for at understøtte den.

Hvert år skifter et betydeligt antal advokatkontoer i Norden til et nyt advokatsystem. Nogle gør det, fordi det gamle system ikke længere hænger sammen. Andre fordi de er vokset fra det. Og nogle, fordi de valgte forkert første gang.

Det sidste sker desværre langt oftere, end det burde.

"Vi ser mange kontorer, der vælger et system baseret på en produktdemo og en prisliste. Det er for tyndt et grundlag", siger Vice President Lisbeth Bekker, EG Member & Legal: "Det rigtige spørgsmål er nemlig ikke, hvad systemet kan i dag. Det er, om det understøtter den måde, kontoret vil arbejde om tre år".

Systemvalget begynder inden for kontorets egne vægge

Mange kontorer begynder deres systemvalg med at indhente tilbud fra en række leverandører, men det er ikke nødvendigvis den bedste rækkefølge.

Inden nogen leverandør overhovedet kontaktes, bør ledelsen kunne svare på tre spørgsmål:

  • Hvad er de største ineffektiviteter i vores nuværende arbejdsgange?

  • Hvad forhindrer os i at betjene klienter bedre?

  • Og hvad skal teknologien understøtte, når vi vokser?

Svaret på disse spørgsmål kræver en kortlægning, som mange kontorer springer over. Ikke fordi de ikke har tid, men fordi de ikke er vant til at anskue teknologivalget som et ledelsesansvar. Det er en fejl.

"Den kortlægning, som mange kontorer springer over, er præcis den, der afgør, om implementeringen bliver en succes", siger Lisbeth Bekker: "For et advokatsystem er kun så godt som den arbejdsgang og den type advokatfirma, det understøtter."

Det kan virke enkelt, men i praksis er det mere krævende. Mange advokatkontoer har arbejdsgange, der er opstået organisk over årtier, og ingen har stillet spørgsmålstegn ved dem, fordi de altid har fungeret nogenlunde. Det er netop her, et systemskifte kan gøre en reel forskel, men det kræver, at ledelsen er villig til at se kritisk på sine egne processer, ikke bare på leverandørernes brochurer.

Tidsregistrering er ikke et teknisk problem

De fleste steder er tidsregistrering fx rygraden i advokatkontors økonomi.

"Alligevel viser erfaringen, at mange advokater aldrig fakturerer op til 20 procent af deres arbejdstid, simpelthen fordi den ikke fanges. Timer brugt på e-mails, korte opkald og hurtige afklaringer forsvinder i mængden" siger Lisbeth Bekker, der understreger, at det ikke er et spørgsmål om disciplin men et problem med systemdesignet.

Et moderne advokatsystem bør registrere fakturerbar tid automatisk, knytte den til den relevante sag og gøre det på tværs af alle enheder, uden at advokaten skal huske at starte en timer. Hvis det ikke sker i baggrunden, sker det ikke konsekvent.

"Spørg de potentielle leverandører, om systemet registrerer tid automatisk via kalender, e-mail og telefonopkald, og om det fungerer på smartphone og tablet på samme måde som på desktop. Svaret fortæller mere om systemets reelle modenhed end en præsentation med farverige grafer".

Fortrolighed er ikke et tillæg

I juridisk arbejde er adgangskontrol ikke noget, der kan håndteres overfladisk. Et advokatkontor med flere afdelinger eller specialer har brug for et system, der styrer præcis, hvem der ser hvad. En advokat på familieretsafdelingen må ikke have adgang til sagerne på erhvervsafdelingen. Det er hverken et teknisk detalje eller en selvfølge.

Systemet skal kunne håndtere adgangsstyring på bruger- og rolleniveau med et komplet revisionsspor, der dokumenterer enhver handling. Det er også forudsætningen for GDPR-compliance og interessekonflikt-håndtering.

Med NIS2-direktivet er kravene til informationssikkerhed for juridiske virksomheder skærpet markant. Et advokatsystem, der ikke er bygget på en sikker cloudinfrastruktur med kryptering, adgangskontrol og løbende opdateringer, er i dag en sårbarhed, ikke en ressource.

Data er ikke leverandørens ejendom

Ejer kontoret selv sine data? Kan de eksporteres i et åbent format? Og hvem hoster dem, og under hvilke vilkår? Det er spørgsmål, for få stiller, inden de skriver under.

"Dataejerskab er ikke et teknisk spørgsmål. Det er et spørgsmål om suverænitet," siger Lisbeth Bekker: "Kontoret skal altid vide, hvor data befinder sig, og hvordan man kan tage sine data med sig, hvis der er brug for det."

En leverandør, der ikke kan besvare dette spørgsmål klart og uden forbehold, bør ikke komme videre i evalueringsprocessen.

Skalering er ikke et fremtidsproblem

Et system, der passer til kontoret i dag, men ikke kan håndtere vækst, er et problem, der er bare er udsat, men ikke løst. Flervaluta-fakturering, understøttelse af flere kontorer og integration med externe BI-værktøjer som Power BI eller Tableau er ikke luksus for store firmaer. Det er forudsætningen for at kunne ekspandere uden at skifte platform midt i vækstfasen.

Det modulopbyggede princip giver mening her: kontoret betaler ikke for mere, end det har brug for, men skifter heller aldrig platform, fordi det er vokset fra sit system.

Valget er ledelsens ansvar

Nok så vigtigt bør valget af advokatsystem aldrig uddelegeres til IT-afdelingen eller en enkelt superbruger. Det er en beslutning, der berører alle funktioner på kontoret: advokaternes sagsarbejde, sekretærernes administration, økonomimedarbejdernes fakturering og ledelsens beslutningsgrundlag.

"Et forkert valg koster ikke blot penge. Det koster tid, motivation og i værste fald klienter.

De kontorer, der bruger tid på at forstå deres egne behov, stille de rigtige spørgsmål til leverandørerne og vælge en platform, der kan vokse med dem, har et markant forspring. Ikke fordi de er mere teknologisk orienterede, men fordi de behandler systemvalget som det strategiske valg, det er", siger Vice President, Lisbeth Bekker, Member & Legal, EG.

EG Lex247 er et cloud-native advokatsystem, der samler sagsstyring, tidsregistrering, fakturering, dokumenthåndtering og business intelligence i én modulopbygget platform. Vil du se, hvordan det matcher jeres kontor?