Tidsregistrering og sagsstyring kører i to systemer hos rigtig mange advokatfirmaer. Tidsregistrering ét sted, sager et andet. På månedsbasis bliver det hele samlet manuelt, ofte af en case manager eller en bookkeeper, der bruger en hel arbejdsdag på at få timerne til at matche sagerne.
Det er ikke et problem, før man måler det. Men når man gør, viser det sig at være dyrt. Meget dyrt.
Hvor pengene forsvinder
Når tidsregistrering og sagsstyring er adskilt, ligger fakturerbar tid tre steder:
Glemt tid: Advokater registrerer tid bagudrettet, ofte fredag eftermiddag eller mandag morgen. Mellem 5 og 15 % af den faktiske fakturerbare tid bliver aldrig fanget. Alene det er værd 200.000 kr. om året pr. advokat i et almindeligt setup.
Forkert sag: Når en advokat skal vælge sag fra en lang dropdown to dage senere, bliver tiden allokeret forkert. Klienten betaler for én sag, mens arbejdet skete på en anden eller omvendt.
Reconciliation-arbejde: Hver måned bruger nogen i firmaet timer på at matche tidsregistreringer mod sager, finde uoverensstemmelser, rette og godkende. Det er ufaktureret arbejde, der ikke faktureres.
Tidsregistrering, der ikke er knyttet til sagen i det øjeblik, arbejdet sker, er en omtrentlig dokumentation. Ikke et regnskab
Hvad der ændrer sig, når timeregistrering og sagsstyring er ét system
Det handler ikke om at automatisere registreringen for at spare advokaten besvær. Det handler om at fange den rigtige tid på den rigtige sag, mens arbejdet sker.
Tid følger handlingen
Når en advokat åbner en sag og begynder at arbejde på et dokument, en e-mail eller et opkald ved systemet, hvad der foregår. Tiden registreres automatisk i baggrunden, knyttet til den rigtige sag, klar til godkendelse senere.
Ingen manuel matching
Når tid og sag er ét, er der ingen reconciliation. Ingen "hvilken sag var det her egentlig? ”. Ingen partner, der skal gætte sig til, hvilket arbejde der dækker den her time.
Realtidsoverblik over sagsøkonomi
Partneren ser status på en sag og ser ikke kun, hvad der er gjort, men også hvad det har kostet, hvor meget der er tilbage på budgettet, og om sagen er på vej til at blive fakturerbar eller ej. Beslutninger tages tidligere. Korrektioner sker i realtid, ikke i bagklogskabens lys.
Bedre data til prissætning
Når al tid er registreret korrekt på sager, har firmaet for første gang reelle data om, hvad forskellige typer sager faktisk koster. Den indsigt er guld værd ved næste års prissætning ved fastprisaftaler og ved evaluering af profitable klientsegmenter.
Den dyreste tid er den, der ikke registreres
Mange firmaer underestimerer, hvor stort potentialet er. Her er et regnestykke til at tage med ind i evalueringen:
10 advokater × 200.000 kr. i mistet fakturerbar tid pr. advokat pr. år = 2 millioner kr. Hvert år. Hver gang.
Det er forskellen mellem et godt år og et fantastisk år. Det er årslønnen for en juniorpartner. Det er en helt ny kontorlokation.
Når tidsregistrering og sagsstyring er ét system, vinder firmaet de penge tilbage. Ikke ved at presse advokaterne, men ved at fjerne den friktion, der fik tiden til at forsvinde i første omgang.
Det starter med en ærlig måling
Hvis I vil vide, hvor meget I taber i dag, så lav øvelsen i en uge: Bed alle advokater registrere tid i realtid, ikke bagudrettet. Sammenlign med en typisk uge fra sidste måned. Forskellen er det, I taber hver eneste uge.
Når tallet ligger på bordet, er beslutningen om at samle tidsregistrering og sagsstyring sjældent svær.