Arrangementmodul til foreninger: Det skal dit eventmodul kunne

Fysiske møder som kurser, generalforsamlinger, netværksmøder og faglige arrangementer skaber gode relationer i foreningen, men de kræver håndtering af tilmelding, betaling, deltagerlister og kommunikation. 

Om opgaven belaster sekretariatet, afhænger blandt andet af, om disse arbejdsgange er samlet i eventmodulet eller fordelt på flere systemer. 

Manuel administration af arrangementer kræver koordinering på tværs af systemer 

Manuel arrangementsadministration er tidskrævende, fordi tilmelding, deltagerliste, bekræftelse, betaling og deltagerkommunikation ofte håndteres i hver sit system. Sekretariatet skal derfor overføre og kontrollere oplysninger mellem e-mail, regneark, betalingsløsning og kommunikationsværktøj. 

De enkelte trin er overskuelige, men tilsammen skaber de en arbejdsgang, som binder kapacitet ved hvert arrangement og gentager sig fra gang til gang. Dermed får sekretariatet mindre tid til selve arrangementet og de relationer, det skal understøtte. 

"Mange foreninger bruger uforholdsmæssigt meget tid på at koordinere tilmeldinger til deres arrangementer. Det er tid, der med de rigtige værktøjer kunne gå til det, foreningen egentlig er til for: fællesskabet",

Hvad et godt eventmodul til foreninger skal kunne 

Et dedikeret arrangementmodul adskiller sig fra et generisk bookingsystem eller en enkelt tilmeldingsformular ved at være integreret med foreningens datamodel og sekretariatets øvrige arbejdsgange. 

Konkret bør et eventmodul til foreningsadministration kunne håndtere disse opgaver: 

• Tilmelding uden manuel behandling. Medlemmet tilmelder sig via selvbetjening, og oplysningerne overføres til systemet på grundlag af de data, der allerede er registreret på profilen. Dermed undgår sekretariatet dobbeltindtastning og manuelle bekræftelser. 

• Integreret betaling. Betalte arrangementer bør koble tilmelding og fakturering i ét flow. Når et medlem tilmelder sig, oprettes fakturaen automatisk og sendes uden manuel indgriben fra sekretariatet. 

• Kommunikation til relevante målgrupper. Invitationer og opdateringer bør kunne sendes direkte fra det samme system, der håndterer tilmeldingen, til præcis de medlemsgrupper, arrangementet er relevant for. 

• Understøttelse af valg og generalforsamling. Foreningens demokratiske processer stiller særlige krav til adgangsstyring, dokumentation af stemmer og kommunikation til de rette medlemsgrupper. Et generisk eventmodul kan derfor kræve supplerende funktioner eller integrationer. 

Sådan håndterer EG Membercares arrangementmodul hele flowet 

I EG Membercare samles arrangementsadministration, tilmelding og kommunikation i ét integreret system. Arrangementmodulet dækker events, valg og afstemninger og er koblet direkte til Membersite, foreningens selvbetjeningsplatform. 

Det betyder, at medlemmet kan tilmelde sig arrangementer via sin profil, og at tilmeldingen automatisk registreres i systemet med de oplysninger, der allerede er knyttet til profilen. Integrationen til fakturering og bogføring sikrer, at betalte arrangementer håndteres i ét sammenhængende flow frem for to separate processer. 

Sekretariatet kan invitere, bekræfte og følge op fra den samme platform, som bruges til foreningens øvrige medlemskommunikation, og undgår dermed at skifte mellem flere systemer. 

Valg og generalforsamling: når eventmodulet skal mere end koordinere 

For fagforeninger og interesseorganisationer er generalforsamlinger og interne valg demokratiske processer med særlige krav til præcis adgangsstyring, dokumentation af stemmer og målrettet kommunikation. 

EG Membercares arrangementmodul er udviklet til at håndtere disse krav som en del af standardløsningen, hvor valg og afstemninger indgår som integrerede funktioner. 

Hvornår er det tid til at skifte? 

Er arrangementadministrationen begyndt at tage uforholdsmæssigt meget tid, opstår der fejl i tilmeldingslister, eller håndteres betaling og tilmelding i separate systemer, er det tid til at se nærmere på, hvad et integreret eventmodul konkret kan ændre. 

Se hvad EG Membercares arrangementmodul kan 

Vil I have et overblik over, hvilke funktioner EG Membercare tilbyder inden for arrangementer, events og foreningsadministration? Se en samlet oversigt.

Relaterede produkter