Regnskabsprogram eller medlemssystem til kontingentopkrævning?

Kontingentopkrævningen i et almindeligt regnskabsprogram er en enkel og billig løsning, når medlemstallet er begrænset, kontingentet er ens for alle, og én person har ansvaret for administrationen. 

Udfordringerne melder sig først for alvor, når foreningen begynder at vokse, og så kan der være brug for andre løsninger. 

Fire løsninger til kontingentopkrævning 

Som forening kan man grundlæggende håndtere kontingentopkrævning på fire måder, og valget afhænger typisk af organisationens størrelse, kompleksitet og behov. 

• Håndholdte løsninger: Excel, Google Sheets og simple regnskabsprogrammer. De har lave opstartsomkostninger og er nemme at gå til for en lille forening med et enkelt kontingent og få medlemmer. Udfordringen opstår, når foreningen vokser, kontingentstrukturen bliver mere kompleks, eller kassereren skifter og tager viden med sig ud af døren. 

• Generiske regnskabsprogrammer: Systemer som e-conomic eller Billy kan håndtere fakturering, men oplysninger om medlemstype, lokalafdeling og differentierede kontingentsatser skal normalt håndteres i medlemsregistret eller gennem en integration. Uden integration skal sekretariatet overføre og afstemme data mellem systemerne, hvilket øger tidsforbruget og risikoen for fejl. 

• Generiske enterprise-løsninger: Salesforce, Microsoft Dynamics og lignende platforme kan tilpasses til foreningsadministration. Tilpasningen kræver typisk betydelige implementerings- og vedligeholdelsesressourcer, og foreningen bør derfor sammenholde fleksibiliteten med licensudgifter, konsulentbehov og den løbende driftskapacitet. 

• Standardsoftware til foreninger: Et dedikeret medlemssystem er udviklet med udgangspunkt i foreningers datamodel. Kontingentberegning, fakturering, rykkerhåndtering og integration til bogføring indgår derfor som centrale funktioner. Løsningstypen er især relevant for professionelle foreninger med komplekse strukturer og ambitioner om at automatisere administrationen. 

Hvornår holder Excel op med at virke? 

Beslutningen om at skifte system udløses sjældent af én enkelt hændelse, men opstår typisk, når flere mindre problemer over tid gør den nuværende løsning for tidskrævende eller sårbar. 

Et skifte kan eksempelvis blive nødvendigt, når regnearket kræver omfattende vedligeholdelse, kontingentstrukturen ikke længere kan administreres manuelt, en ny kasserer skal overtage viden, som ikke er dokumenteret, eller en ny kontingentmodel ikke kan håndteres i det eksisterende setup. 

"Gevinsten er ikke kun, at fakturering og rykkere kører efter de regler, I har sat op. Det er, at sekretariatet kan bruge tiden på medlemmerne i stedet for på at jagte betalinger og rette fejl",

Kontingentopkrævning i et dedikeret medlemssystem 

Et medlemssystem til kontingentstyring skal desuden både kunne fakturere og håndtere foreningens medlemsstruktur, herunder medlemskategorier, vilkår, lokal tilknytning og forskellige satser. 

I EG Membercare sættes kontingentreglerne op én gang. Herefter beregner systemet automatisk den korrekte sats for hvert enkelt medlem, udsender fakturaer og håndterer rykkere uden manuel indgriben. Ændrer et medlem status, opdateres kontingentet automatisk. 

Medlemmer kan selv håndtere betalingsoplysninger og fakturastatus via selvbetjeningsplatformen Membersite. Integrationen til økonomi- og finanssystemer betyder, at kontingentdata flyder direkte til bogføringen. Over 140 foreninger i Norden bruger i dag platformen, der samlet håndterer mere end 2 milliarder kroner i årlige kontingentopkrævninger. 

Hvilken løsning passer til jer? 

Hvis kontingentopkrævningen kræver meget manuel tid, giver tilbagevendende fejl eller omfatter en struktur, der er vanskelig at administrere, bør foreningen beregne totaløkonomien i et dedikeret medlemssystem og sammenligne den med den nuværende arbejdsgang. 

Fordelen ved et dedikeret medlemssystem er, at det er udviklet til netop foreningers kontingentstruktur og administrative arbejdsgange. 

Se hvad EG Membercares kontingentmodul kan 

Vil I se, hvilke funktioner EG Membercare konkret tilbyder inden for kontingent, fakturering og foreningsadministration? Find en samlet oversigt.

Relaterede produkter