At modernisere et forretningskritisk system er en af de største beslutninger, et energiselskab kan tage. Diskussionen handler ofte om teknik, migrering og risikoen for driftsforstyrrelser. Men når Nacka Energi ser tilbage på deres rejse, er den vigtigste læring en anden.
Som den første svenske kunde med både elhandel og elnet gennemførte virksomheden en fuld overgang fra CST - EG's ældre forretningssystem - til EG Zynergy, Trade, Invoice og Grid. Målet var ikke kun at erstatte et ældre system, men at skabe en moderne platform med bedre forudsætninger for integrationer, automatisering og fortsat udvikling.
Som Erika Bööse, konstitueret elnetschef hos Nacka Energi, udtrykker det:
"Der er masser af fordele ved Zynergy sammenlignet med CST, frem for alt at der findes API'er, så vi kan hente og aflevere data præcis, som vi vil"
Det afgørende arbejde sker før udbuddet
Hvis Erika Bööse skulle give ét eneste råd til andre energiselskaber, der står over for en moderniseringsrejse, ville det ikke handle om teknik. Det ville handle om forberedelser. I bagklogskabens lys mener hun, at der burde være brugt endnu mere tid på at kortlægge virksomhedens processer og tegne integrationslandskabet op, inden kravspecifikationen udarbejdes. Det er en vigtig indsigt. Et moderne system kan muliggøre meget, men det er forretningen, der skal definere målet.
Da målbilledet voksede, blev forandringsledelse afgørende.
Overgangen til EG Zynergy var kun en del af Nacka Energis forandringsrejse. Undervejs voksede projektets omfang, da yderligere initiativer blev tilføjet, blandt andet et nyt sagsbehandlingssystem og nye selvbetjeningssider. Det øgede kompleksiteten og blev en tydelig påmindelse om vigtigheden af at skabe et fælles målbillede for virksomhedens processer og systemlandskab allerede fra start.
Den største udfordring viste sig ikke at være teknikken, men forandringsarbejdet. I den første implementering var hele organisationen ikke involveret tidligt nok, og idriftsættelsen faldt desuden sammen med sommerperioden, hvilket skabte et højt pres på kundeservice og gjorde omstillingen mere udfordrende end nødvendigt.
Erfaringen blev samtidig en af projektets vigtigste aktiver. Inden næste fase fik organisationen betydeligt mere tid til at forberede sig, flere deltog i testningen og følte sig trygge, da det blev tid til at gå live. Resultatet kunne mærkes med det samme.
"Den her gang føltes det betydeligt mere positivt. Alle var med og testede og følte sig trygge, da vi gik live,"
Nacka Energi skabte også en tydeligere struktur med ansvarlige for forskellige dele af testarbejdet og sørgede for, at viden blev opbygget og delt videre i organisationen. En dedikeret projektledelse med mandat til at holde sammen på helheden blev yderligere en vigtig succesfaktor.
En migrering planlagt for at minimere risiko
At skifte et forretningskritisk system indebærer altid risici, men risiciene kan håndteres med de rette forberedelser. Forud for migreringen skabte EG en skjult kopi af produktionsmiljøet, så hele processen kunne testes og kvalitetssikres, inden den reelle overgang fandt sted.
Selve migreringen blev desuden opdelt i flere trin, hvilket gjorde det muligt at fokusere ressourcerne fuldt ud på ét område ad gangen. Resultatet blev en væsentligt kortere nedetid, end det ellers ville have været muligt.
Selvom Nacka Energi samtidig gennemførte flere omfattende forandringsinitiativer, mærkede slutkunderne i praksis ikke overgangen. Det var resultatet af grundige forberedelser, omfattende test og et tæt samarbejde mellem alle involverede.
Intern kompetence blev en afgørende styrke.
En anden vigtig læring handlede om bemanding. Nacka Energis erfaring var, at det gav størst effekt at frigøre interne nøglepersoner og lade dem arbejde fokuseret med projektet. De havde forretningsforståelsen, kendte processerne og kunne træffe beslutninger hurtigere end eksterne ressourcer, som først skulle sætte sig ind i organisationen. Det udelukker ikke behovet for specialistkompetencer, men viser hvor værdifuld den interne viden er i en omfattende forandringsrejse.
Et partnerskab baseret på tillid
Komplekse projekter kræver mere end en tydelig projektplan. De kræver et partnerskab, hvor begge parter arbejder mod samme mål. Under hele moderniseringsrejsen var samarbejdet mellem Nacka Energi og EG præget af åben dialog, transparens og en fælles vilje til at løse udfordringer, når de opstod. Det skabte tillid og gjorde det muligt at træffe beslutninger hurtigt, også når projektet udviklede sig undervejs.
For Nacka Energi blev relationen til EG og den tætte dialog en vigtig del af projektets succes.
En kultur, der muliggør forandring
Teknik og processer er vigtige, men ifølge Nacka Energi spiller organisationskulturen mindst lige så stor en rolle.
"Vi har en kultur, hvor vi forsøger at finde løsninger og hjælpe hinanden"
Den uformelle og samarbejdsorienterede tilgang gjorde, at udfordringer kunne håndteres konstruktivt, og at fokus var på at løse problemer sammen frem for at placere skyld. Projektet ændrede også organisationens syn på forandring.
"Vi er blevet meget bedre til at håndtere forandring. Man synes ikke, det er så skræmmende længere". siger Erika Bööse.
Når mennesker får lov at være involveret og opbygge egen kompetence, bliver forandring noget, der styrker organisationen i stedet for noget, den behøver at frygte.
Hvad moderniseringen muliggør
Med EG Zynergy på plads har Nacka Energi skabt en platform, der åbner for flere integrationer, øget automatisering og mere effektive arbejdsgange.
Flere manuelle arbejdsopgaver er allerede blevet automatiseret eller forenklet, og flere processer vil løbende blive digitaliseret. Det frigør tid til det, der skaber mest værdi, og viser, at modernisering ikke kun handler om et nyt system, men om at give medarbejderne bedre forudsætninger for at udvikle forretningen fremadrettet.
Fem råd til energiselskaber, der står over for samme rejse
Efter moderniseringsrejsen fremhæver Nacka Energi fem erfaringer, som de mener kan hjælpe andre energiselskaber:
Start med processerne - ikke teknikken. Kortlæg, hvordan I vil arbejde, og hvordan systemerne skal spille sammen, inden kravspecifikationen udarbejdes.
Involver forretningen tidligt og giv den tid. Lad brugerne deltage aktivt i testningen, opbygge viden og føle sig klar inden go-live.
Skab et tydeligt målbillede for hele forandringsrejsen. Tag højde for fremtidige behov, integrationer og parallelle initiativer allerede fra starten.
Planlæg migreringen i detaljer. Test i realistiske miljøer, opdel arbejdet hvor det er muligt, og minimér påvirkningen af den løbende drift.
Se modernisering som en investering i mennesker og arbejdsgange - ikke kun i teknik. Den største gevinst er en organisation, der kan udvikle sig hurtigere, automatisere mere og bruge sin kompetence dér, hvor den skaber mest værdi.
Modernisering er sjældent enkel. Men Nacka Energis erfaring viser, at med de rette forberedelser, det rette partnerskab og en organisation, der er involveret i forandringen, bliver det ikke en hindring. Det skaber grundlaget for næste skridt i virksomhedens udvikling.
